Zoekresultaten

  • Paklijst / pakbon proces, grondslag en bewaartermijn

    Bij de Omgevingsdienst Twente wordt er regelmatig bedrijfskleding besteld en de vraag werd gesteld hoe lang de paklijsten bewaard moeten blijven. Een paklijst is een overzicht die met de geleverde kleding in een pakket zit. Op de paklijst staan geen bedragen. Wel wat er is geleverd (soort kleding, maat, hoeveelheid), ordernummer, verzendnummer, naam van een medewerker van het bedrijf (de inpakker?) en referentiekenmerken van zowel het leverende bedrijf als van ons. Al deze informatie (m.u.v....

  • Scheiding van raadsinformatie en gemeentelijke informatie op M365

    Wij hebben geen losse tenants (één voor raadsleden en één voor de gemeente), maar willen vanzelfsprekend wél dat bij WOO-verzoeken of andere zoekopdrachten de documenten van de raad niet meegenomen worden. We denken nu aan een label toepassen (bijvoorbeeld een extra classificatielabel (naast openbaar, intern, vertrouwelijk, geheim). Maar wellicht zijn er en betere andere oplossingen om de raadsstukken buiten zoekfunctionaliteit, Copilot en andere M365 oplossingen te houden. Gebruiken de raads...

  • Proces landmeten

    Hoi, Bij mijn gemeente ben ik bezig om het proces van landmeten te ontginnen en inzichtelijk te krijgen. één van de applicaties waar de landmeters in werken gaat geschoond worden en daar lopen de landmeters tegen issues aan. Ik begreep vanuit VHIC dat de 'landmeetinformatie' in theorie onderdeel is van het dossier waarvoor ze de metingen doen, bv in het aankoopdossier van een stuk grond. Past dit niet dan zou de bewaartermijn van 5 jaar gelden. De landmeters geven aan dat ze hun informatie ti...

  • Rapportages over informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingen

    Hoi allen, Wij als Tilburg hebben vaak de rol van centrumgemeente waarbij we archieven bijhouden voor andere gemeenten en partners. Maar andersom hebben we ook archief uitbesteed aan bv. de Omgevingsdienst. Wij willen een goede verantwoording af kunnen leggen aan de partijen waarvoor wij archieven beheren. Daarom ben ik op zoek naar voorbeelden van rapportages waarin verantwoording over informatie- en archiefbeheer wordt afgelegd. Zijn er voorbeelden die jullie willen delen met ons? Alvast b...

  • What's in a name...

    Informatiebeheer, informatiehuishouding, archiefbeheer, informatievoorziening, informatiemanagement...ken je er nog meer? Is er ergens een definitie voor bovengenoemde termen? Of heeft iemand voorbeelden hoe het is vastgelegd in de eigen organisatie? En hoe zit het met verantwoordelijkheden? Is informatiehuishouding overkoepelend en valt beheer eronder? Leuk voetnootje: ik werkte bij 3 verschillende overheidsorganisaties, deed hetzelfde type werk en toch 3 verschillende functienamen: Adviseur...

  • Potentiële bewaartermijn geschoonde data

    Hi Allemaal, In Rhenen gaan we binnenkort van start met een vernietigingsslag in een van de vakapplicaties. Nu wordt de data in die applicatie nog gebruikt als voeding voor een dashboard op basis waarvan beleidskeuzes kunnen worden gemaakt. Wanneer de data vernietigd is, kan dat niet meer. Nu vraagt de afdeling zich af of we de gegevens eventueel kunnen schonen van persoonsherleidbare gegevens, en dan de geaggregeerde gegevens als bron voor de dashboarding langer kunnen behouden. Ons Regionaa...

  • Verklaring van vernietiging bij tussentijdse vernietiging

    Hallo collega's, Onlangs kregen wij een verzoek binnen, waarbij een kopie van een identiteitskaart werd meegestuurd ter identificatie. Daarbij stond het verzoek, het deze kopie na gebruik te vernietigen. Wij hebben een scan hiervan in ons zaaksysteem gezet. Een paar dagen later hebben wij, in overleg met de behandelaar, de scan uit het zaaksysteem verwijderd, en het fysieke document in de vernietigingsbak gedaan. De vraag is nu: hadden wij nog een verklaring van vernietiging moeten opstellen?...

  • Ontvangst en registratie fysieke post

    Hoe doen andere veiligheidsregio's dit? Gaat dit centraal of decentraal? Wij zijn bezig om fysieke post te centraliseren. Echter als je dan vanuit vestiging x post naar de centrale locatie stuurt, kunnen daar een paar dagen tussen zitten. Hoe gaan jullie hier mee om? Toch scannen per vestiging, of centraal naar één locatie - met als gevolg dat het langer duurt voordat post geregistreerd is? Hoe gaan jullie dan om met de tijd van transport, scannen jullie op locatie van ontvangst (eerste loc...

  • Formulier blootstelling gevaarlijke stoffen

    Goedemiddag, wij zijn bezig met het digitaliseren/automatiseren van wat processen die nu handmatig verlopen. Één van de voorbeelden is het formulier blootstelling gevaarlijke stoffen. Dit formulier wordt nu geprint, met de hand ingevuld en vervolgens ingescand. We hebben Smart Documents in huis, echter hebben we ook vrijwilligers die hier niet bij kunnen. Ik begreep dat Veiligheidsregio Drenthe werkt met een QR code. Zijn er meer organisaties die hier een proces voor hebben ingericht, oo...

  • Beheer applicatie Analoog Archief

    Goedemorgen vakgenoten, In gemeente Maastricht gebruiken tot op heden Corsa als beheer applicatie voor onze analoge archieven. Ik ben me echter aan het oriënteren naar mogelijke andere bestaande applicaties voor het beheer van puur onze analoge archieven. Weten jullie, of mensen uit de groep, wellicht andere beheer applicaties? Functionaliteiten die we nodig hebben zijn natuurlijk het kunnen registreren van onze analoge archieven en post, selectielijsten koppelen (vernietigingstermijnen bepal...

  • ZBO's en het Strategisch Informatie Overleg (SIO)

    Beste vakgenoten, Ik heb een vraag over het aanpassen van bewaartermijnen uit een vastgestelde selectielijst. Vanuit gemeenteland ben ik gewend dat een dergelijke wijziging via een SIO overleg gaat, dat is volgens mij hetzelfde bij Rijksoverheden. Maar hoe gaan ZBO's hier mee overweg? Zijn jullie vertegenwoordigd in het SIO overleg van het Rijk, is er een eigen overleg of speelt dit (nog) niet bij jullie? Alvast bedankt!

  • NEN-2084

    Dag collega's, Regelmatig lees ik de aanbeveling om standaarden te volgen in het belang van duurzame toegankelijkheid en het kunnen uitwisselen van informatie. Geldt dit volgens jullie ook voor NEN-2084 over documenttypen? Onze organisatie wil zoveel mogelijk de standaarden volgen, zo ook de NEN-2084. Echter krijgen wij vanuit de organisatie ook regelmatig het verzoek daar vanaf te wijken, omdat mij in het NEN-overzicht geen herkenbaar documenttype vindt. Een recent voorbeeld is 'volmacht' en...

  • Bewaartermijnen vergunning aanvraag waterschap

    Bij ons staat zaakgericht werken nog in de kinderschoenen en hebben we nog niet alles ingericht. Is er een waterschap die mij zou kunnen helpen aan de bewaartermijnen voor een vergunning aanvraag en dan specifiek voor de verschillende zaakresultaten: zaak niet ontvankelijk verleend (voor tijdelijke vergunning) geweigerd doorgestuurd ander bevoegd gezag buiten behandeling niet vergunningsplichtig ingetrokken afgebroken gedeeltelijk verleend/geweigerd Op dit moment worden de bewaartermijnen nie...

  • Gezocht: informatie professionals met een verhaal

    Beste I-prof, Zoals je vast weet heeft het@leerhuisinformatiehuis een podcast reeks over de veranderende rol van de informatieprofessional. Daarvoor spreek ik met medewerkers die zelf ondervinden wat er momenteel aan het veranderen is in hun functie of werkzaamheden en hoe ze daarmee omgaan. Graag zou ik in contact komen met i-profs die hun verhaal willen delen. Dat hoeft niet een spannend of enorm dynamisch verhaal te zijn. Elke ervaring is goed genoeg om in onze serie op te nemen, omdat we...

  • Hoe hebben jullie je verplichte registers geintegreerd?

    Ha lieftallige collega's, Vanuit gemeente Utrecht willen we kijken hoe we vanuit het CIO Office meer inzicht en controle krijgen op alle registers die binnen onze organisatie zijn opgezet vanuit een interne wens of een wettelijke verplichting. Is er toevallig al een organisatie hiermee aan de slag geweest? Vanuit IB hebben wij bijvoorbeeld een systematisch overzicht waarin een proces, bewaartermijn en vindplaats/applicatie, eigenaar etc zijn uitgewerkt. Daarnaast hebben we vanuit privacy en...

  • Gebruikersbevraging i.h.k.v. onderzoek naar mogelijke e-depot oplossing (België)

    Dit najaar voert het departement POLIS (Provinciale Ondersteuning Lokale Instanties) van provincie Oost-Vlaanderen in België een onderzoek uit naar mogelijke oplossingen voor de duurzame bewaring van digitale bestuursdocumenten (fileserver, SharePoint en applicaties). Voor wie is deze bevraging ? Deze bevraging is gericht op ambtenaren die betrokken zijn bij de opname van digitale bestanden in een e-depot en/of bij de implementatie van een organisatie bij een e-depot. De bevragin...

  • Afzender bij zaken

    Hoi allen, hoe gaan jullie om met afzenders van brieven die namens een persoon de brief opsturen? Denk bijvoorbeeld aan een advocaat die is ingeschakeld om bezwaar te maken. Maak je de zaak aan op naam van de advocaat? Die is de afzender van de brief en een link naar de PIP is voor deze zaak niet per se nodig, want waarom zou de bezwaarmaker op de PIP kijken voor de status van zijn bezwaar? Onder andere daarvoor heeft hij namelijk de advocaat ingeschakeld. Of voeren jullie wel de natuurlij...

  • Adviezen Sociale Raad en andere soortgelijke adviezen

    Hoi allen, We merken dat we bij onze gemeente nog geen grip hebben op het proces van het ontvangen en beantwoorden van de adviezen van de Sociale Raad en vergelijkbare instanties en dat daardoor de archivering hiervan ook nog niet goed geregeld is. Uit mijn hoofd gezegd vallen deze adviezen ook onder één van de categorieën van de Woo voor publicatie, dus de noodzaak om dit goed te gaan regelen is (gelukkig?) een stuk actueler. Wij vragen ons af hoe andere gemeenten omgaan met de archivering ...

  • WARC-bestanden opvragen

    Hoi allen, In het verleden heb ik bij de leverancier voor websitearchivering een WARC-bestand op laten vragen voor het testen van het pre-depot. Ik kreeg terug dat ik een overdrachtsmodule diende aan te schaffen. In de al jaren geleden afgesloten overeenkomst is helaas niets opgenomen over het overdragen van bestanden e.d. Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen! Heb je dezelfde ervaring als ik of heb je een hele andere ervaring? Gr. Wouter

  • Veiligstellen aantekeningen

    Binnen mijn organisatie, de Autoriteit Consument en Markt, wordt de discussie gevoerd of aantekeningen van sleutelfunctionarissen veiliggesteld moeten worden voor permanente bewaring en zo ja hoe. Het gaat bij de ACM om aantekeningen die bij documenten in iBabs gemaakt worden, maar ik kan mij voorstellen dat er ook andere applicaties zijn die voor dit doel gebruikt worden. Ik ben benieuwd of er binnen deze groep ervaringen zijn met het veiligstellen van aantekeningen van sleutelfunctionarisse...

  • Informatie delen op SharePoint, maar hoe dan?

    Binnen de gemeente willen we graag open informatie delen, maar ok voldoen aan richtlijnen van privacy en security. Zo hebben we binnen SharePoint proces-sites die open zijn voor medewerkers, en Project-sites die alleen toegankelijk zijn voor leden. Daarnaast zijn er (persoonlijke) OneDrives. Na 7 jaar leert de praktijk helaas dat heel veel informatie onvindbaar is. Zoeken helpt niet. Zelfs beleidstukken (‘iedereen wordt geacht de wet te kennen’) zijn vaak niet te vinden. Dit is niet alleen ee...

  • Bewaartermijnen wagenpark

    Bewaartermijnen wagenpark (documenten zoals: Conformiteitsbewijs, Beschikking, Levering Tankpas, Keuring voertuig of materieel, tenaamstelling) In de selectielijst van 1996 kom ik bij 'wagenpark onderhoud, herstel en keuring uitvoeren' uit (3.4.2.). Termijnen: uitgevoerd V20, niet uitgevoerd V5. Dit kom ik niet tegen in de selectielijst van 2017. In de selectielijst van 2017 staat wel gemeentelijk eigendom beheer (3.3.5) (Dit werkproces betreft het beheren van een gemeentelijke eigendom. Z...

  • Is KIDO dood?

    In 2016 hebben de koepels de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) gepubliceerd. In 2021 is er door de VNG gewerkt aan een KIDO Light-variant, maar die variant kan ik op dit platform en elders online nergens meer vinden. Het enige wat ik kan vinden is dat in 2020/2021 enkele gemeenten KIDO-Light hebben gebruikt en hun ervaringen hebben gedeeld. Zie o.a. dit VNG-rapport. Is KIDO dood, stervende of nog spring-levend?

  • Welke archiefdienst heeft een rol in het publiceren van WOO-documenten?

    Samenvatting: De WOO kent een aantal categorieën actief te publiceren informatie. De gemeente Amsterdam publiceert deze informatie via Open.Amsterdam. Daarbij is (het e-depot van) het Stadsarchief Amsterdam de bewaar- en publicatieplek, zodat de duurzame toegankelijkheid gegarandeerd kan worden gegarandeerd kan worden.

  • Aanvullende metadata in MDTO

    Zijn er voorbeelden van het verwijzen naar aanvullende metadata voor contextgegevens (locatie, actor en bedrijfsactiviteiten) bij het gebruik van MDTO? De uitleg van MDTO geeft wel aanwijzingen dat dit kan en wat tips in de juiste richting, maar de voorbeeld XML's bevatten geen aanvullende metadata. Ik hoor het graag! (zie het antwoord van mijn collega Léon hieronder voor verdere uitleg over mijn vraag)

  • Digitale grafregisters naar e-depot?

    In een van onze pilots zijn we aan het bekijken of en hoe we (lang te bewaren) grafregisters in ons e-depot kunnen opnemen. Fysieke registers kunnen altijd weer worden bijgewerkt, bij digitale registers kan dat na overbrenging niet. Een soort eeuwige uitplaatsing dan? Hoe hiermee om te gaan? Zijn er archieven die hier al mee bezig zijn geweest?

  • DPIA e-Depot

    In Amersfoort zijn we voor Archief Eemland bezig met het voorbereiden van een aanbesteding voor het e-Depot. In het gesprek met onze privacy adviseur kwam naar voren dat er tijdens de implementatie een DPIA uitgevoerd moet worden. We vragen ons af of er in het land al iemand is die een DPIA voor het e-Depot heeft uitgevoerd en de resultaten zou willen delen? Hartelijke groet, Wouter Oenema

  • Informatieverzoek inzake projectplan opstellen metadataschema binnen uw organisatie of gemeente

    Als trainee informatiebeheer, nu bijna een jaar werkzaam voor de drie Limburgse gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen vanuit het Servicecentrum MER, ben ik me aan het verdiepen in het complexe onderwerp van het opstellen van een metadataschema voor de organisatie. Om inzicht te krijgen in de omvang van het project van het opstellen van een metadataschema volgens de MDTO norm (of de iets oudere TMLO norm), zou ik graag van diverse gemeenten en organisaties informatie ontvangen inzake ...

  • Anonimiseringsoplossing

    De gemeente Amersfoort is bezig zich goed voor te bereiden op de Wet open overheid. Een onderdeel waar wij nu een verkenning naar doen richt zich op een anonimiseringsoplossing. Dit speelt natuurlijk vanuit de Woo, maar is ook breder inzetbaar. Wij zijn benieuwd hoe andere gemeenten dit vraagstuk hebben ingevuld: Hebben jullie een gemeentebrede applicatie ingekocht die gekoppeld kan worden aan meerdere systemen? Nemen jullie mogelijk een anonimiseringsdienst af? Wordt er standaard gebruik g...