Veiligstellen aantekeningen

Binnen onze gemeente loopt dezelfde discussie alleen dan bij het bestuurlijk besluitvormingsproces. Ondanks dat deze aantekeningen onder de Archiefwet vallen komt hier veel weerstand op en zijn mensen huiverig om deze te (laten) archiveren.

Waarom is het hier relevant dat het sleutelfunctionarissen betreft?
De sleutelfunctiemethode is een vrij specifieke methode van selectie en waardering.

We volgen de lijn van e-mailarchivering en het archiveren van berichtenapps, waarbij de informatie van sleutelfunctionarissen permanent bewaard moet worden.

Beste Hilde,

Ik neem aan dat de aantekeningen die gemaakt worden in Ibabs onderdeel zijn van een bepaald werkproces. Ik adviseer je daarom voor de geldende bewaartermijnen de selectielijst van ACM te gebruiken: Concept BSD ACM (nationaalarchief.nl)

Als het hier bijvoorbeeld gaat om aantekeningen in het kader van Het opstellen van regels en kaders ter uitvoering van het beleid dan moeten de aantekeningen worden vernietigd 10 jaar na vervallen beleidsregel.

Wanneer het gaat om aantekeningen binnen het proces Het opstellen van verslagen ter verantwoording- of evaluatie van het uitgevoerde beleid dan moeten deze eeuwig bewaard blijven.

Onafhankelijk van wie de aantekeningen gemaakt hebben.

Zie ook proces 4.2.1 in de selectielijst.

Met andere woorden het bewaren of vernietigen is in deze context niet gebonden aan of iemand sleutelfunctionaris is of niet, maar aan het proces. De sleutelfunctiemethodiek is hierop niet van toepassing. Deze is specifiek binnen de context van e-mail archiveren en archiveren van chats.

Met vriendelijke groet,

Marjan Dik

Beste Wouter, Floris en Marjan,

Hartelijk dank voor jullie reactie! We hebben weer stof tot nadenken en gaan zeker naar de processen van de BSD kijken. In elk geval goed om te weten dat het niet gebonden is aan de sleutelfunctionarismethodiek.

Vriendelijke groeten,

Hilde