Informatie delen op SharePoint, maar hoe dan?

  • 16 jul
  • Serge Bouwens
  • 7
  • 1423
  • 4
Serge Bouwens
InformatiehuishoudingOverheden
  • Floris Janssens-Andrejew (Nationaal Archief)
  • Marieke van Bragt - Kroonen
  • Janine Ottenhof
  • Marco Streefkerk
  • Gerlinde Oosterom
  • Wieneke Olthof
  • Hooijdonk Sjoerd van
  • Patricia van den Brink
  • Ilona van der Linden
  • Robert Wetting
  • Thom Schuring

Binnen de gemeente willen we graag open informatie delen, maar ok voldoen aan richtlijnen van privacy en security. Zo hebben we binnen SharePoint proces-sites die open zijn voor medewerkers, en Project-sites die alleen toegankelijk zijn voor leden. Daarnaast zijn er (persoonlijke) OneDrives. Na 7 jaar leert de praktijk helaas dat heel veel informatie onvindbaar is. Zoeken helpt niet. Zelfs beleidstukken (‘iedereen wordt geacht de wet te kennen’) zijn vaak niet te vinden. Dit is niet alleen een kwestie van Sharepoint goed inrichten, maar ook van cultuur, kennis- en document-management. Het is een strategisch onderwerp: Medewerkers besteden jaarlijks duizenden (externe) uren met tevergeefs zoeken naar documentatie en vervolgens het wiel opnieuw uitvinden.

Uit bovenstaande alinea kan je opmaken dat we dit herkennen als een multi-disciplinair probleem. Internet staat er vol mee. MAAR: zijn er praktische maatregelen die in jullie praktijk ook echt gewerkt hebben? Is een radicaal “Alles is open tenzij actief afgeschermd” een oplossing?

Reacties

7 reacties, meest recent: 24 augustus

  • Dag Serge, volgens mij moet je het dan gaan zoeken in de Microsoft Purview Sensitivity labels. Ik heb hier echter ook geen praktijk ervaring mee, maar hiermee zou het moeten kunnen. Misschien kun je eens navragen bij gemeente Tilburg. Ik kwam laatst deze PowerPoint tegen met onder andere een slide over data loss prevention en sensitivitylabels.

    Thom Schuring

  • Dag Serge,

    Het probleem wat jij beschrijft lijkt een probleem te zijn op het gebied van governance (spelregels) en kwaliteitszorg. Het leest voor mij alsof de spelregels voor medewerkers niet of onvoldoende kennen. Een spelregel in de governance kan zijn dat werkbestanden in SharePoint staan, alleen persoonlijke bestanden mogen in OneDrive staan. Governance is geen statisch onderwerp maar een onderwerp wat dynamisch is en je doorlopend actief onder de aandacht van de medewerkers moet blijven brengen.

    Kwaliteitszorg kan je helpen om in ieder geval meer bestanden naar SharePoint te krijgen waar deze nu elders opgeslagen zijn. Door frequent te toetsen waar bestanden door medewerkers bestanden opslaan en daar op te adviseren en te sturen kan je langzaam het gedrag gaan veranderen.

    Ik weet niet of jullie bij het vastleggen van bestanden in SharePoint werken met metadata en wat de documentvolumes binnen je organisatie zijn. Maar mogelijk kun je ook nog naar het onderwerp Search kijken om te kijken welke verbetermogelijkheden hier zijn.

    Robert Wetting

  • Aangepast op 29 juli 2024

    Bij ons wil iedereen overal een kennisbibliotheek voor of een team voor de hele gemeente, waar iedereen bestanden in dumpt. Daar werd vervolgens geen beheer op uitgevoerd en de laatste versie stond daar nooit. Oftewel, extra bak met informatie om te beheren in het kader van informatie delen.

    Binnen de gemeente Utrecht probeer ik mensen aan te leren om linkjes open te zetten voor alle interne medewerkers, en dan deze linkjes op het intranet (via Sharepoint) aan te bieden bij pagina's over een onderwerp of organisatieonderdeel. Ik raad ze dan ook vaak aan om twee versies te maken, een bewerkbaar word bestand en een onbewerkbaar PDF bestand, en dan het linkje naar de PDF delen via het intranet. Zo blijven de bestanden in de Teamsomgeving waar deze gecreëerd zijn en thuis horen, maar kun je er toch bij via het intranet op Sharepoint. Elke keer als de word versie naar een nieuwe versie gaat (2.0, 3.0) dan maak je er weer een PDF versie van, met dezelfde naam als de huidige PDF die er staat. Zo blijft het linkje gelijk, en heb je wel de informatie van het laatste moment.

    Ilona van der Linden

  • Ilona,

    jouw suggestie is m.i. een good practise. Binnen het architectuur competence center promoot ik dit ook. Tegelijk merk ik dat ik soms ook te lui/druk ben om de pdf te maken en link ik naar de bewerkbare versie. Ik verdenk de rest van de mensheid er van dat ze al even lui/druk zijn, dus dit is niet perfect. Maar wel een good practise!

    Dank voor je meedenken.👍

    Serge Bouwens

  • Ilona, waarom zou je een PDF maken als je een versie kunt publiceren en die versie kunt delen? Wanneer je secundaire en primaire versies aanzet binnen een site (of tenant) kun je een bepaalde versie, met een opmerking, publiceren (van bijv. een 0.7 versie naar een 1.0). Je kunt dan op een later moment altijd terugvallen naar deze gepubliceerde versie.

    Daarnaast zou je de gedeelde versie ook nog kunnen beveiligen tegen bewerkingen in de Word-applicatie zelf (Controleren -> beveiligen -> Bewerking beperken).

    Thom Schuring

  • @Thom, tuurlijk kan dat ook. PDF is in principe niet nodig, zolang het maar niet bewerkbaar is door anderen en zolang het duidelijk is welke versie nu via de link breed te raadplegen is. Echter vereist dat een zekere volwassenheid van je medewerkers die weten hoe ze met deze vorm van versiebeheer werken en met niet bewerkbare linkjes. In onze organisatie is digivaardigheid een uitdaging. Ik heb daarnaast in Sharepoint nog geen methode gevonden om alleen een specifieke 'gepubliceerde' versie in versiebeheer te delen via een link met de gehele organisatie, ipv de laatste versie (die je aan het bewerken bent).

    Ilona van der Linden

Trefwoorden

Verken