KPI vraag 8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik
Samenvatting: Wat is het verschil tussen de kpi-vragen 8.4b en 8.4c?
Archiveren ruimtelijke plannen
- mei 2021
- Eelco Lelieveld
- ·
- Aangepast 27 jun
- 4
- 41
In verband met de komst van het DSO, zijn wij als gemeente in voorbereiding op het aanschaffen van nieuwe plansoftware. Daarmee kunnen we zowel ruimtelijke plannen als straks omgevingsplannen opstellen en publiceren.
Uit de presentatie van de leveranciers blijkt dat het archiveren van deze plannen, het duurzaam toegankelijk houden, niet binnen de software kan. En koppelen met het eigen zaaksysteem/DMS schijnt problematisch te zijn. Eén van de leveranciers wist te vertellen dat dit landelijk speelt en veel gemeenten wel met software aanschaf bezig zijn, maar nog niet met de archivering. De optie die geboden wordt is om periodiek een dump van de data, verrijkt met metadata volgens de Archiefwet, te leveren. Die zou dan op de eigen server opgeslagen kunnen worden. (Zonder viewer kun je daar vervolgens niets mee, heb ik begrepen.)
Mijn vraag is nu: is dit herkenbaar bij jullie? En zijn er gemeenten die wel een oplossing hebben voor de duurzame toegankelijkheid van ruimtelijke/omgevingsplannen en zo ja 'hoe'?
Ik weet niet of deze vraag hier eenvoudig te beantwoorden is. Zo niet, dan heb ik graag eens rechtstreeks contact.
Verken
Beheer digitale tekeningen
Binnen de gemeente 's-Hertogenbosch worden digitale tekeningen van kavels, objecten, straten, gebieden...
Vastleggen en bewaren Burgerservicenummer (BSN)
Samenvatting: Mag (of moet) je als archiefvormer het BSN vastleggen als metadata?
Reacties
Er is een handreiking voor duurzame toegankelijkheid onder de Omgevingswet bij decentrale overheden in voorbereiding, Ben de Jong (gemeente Utrecht) en ik zijn daarmee bezig maar die is op dit moment nog niet gereed om deze vraag te kunnen beantwoorden. Waar ik je wel naar kan verwijzen, maar wat je mogelijk al kent: Erfgoed Leiden heeft een test gedaan met het opnemen van ruimtelijke plannen (o.b.v. IMRO-standaard) in het e-Depot (zie o.a. dit evaluatierapport), en Geonovum heeft een handreiking uitgebracht over dit onderwerp. Daar zal ook in de bovengenoemde handreiking naar worden verwezen. DUTO-scan 4 van het Nationaal Archief gaat in op de procesketen 'Van plan tot publicatie', vooral wat daarbij wordt verwacht van de landelijke voorziening. Rijkswaterstaat is met de aanbevelingen van die scans aan de slag gegaan; de huidige status daarvan is ons nog niet bekend. Overigens, als je als gemeente GIBIT toepast bij de aanbesteding, dan is daarin ook het nodige geregeld omtrent archivering - vraag is dan ook hoe de leverancier daar een antwoord op heeft.
Dag Joost,
Dank je wel voor je reactie en bruikbare tips voor verdere informatie.
Heb je enig idee wanneer de handreiking waar jullie aan werken beschikbaar komt?
En richt deze handreiking zich op het blijvend bewaren in een e-depot, of ook op de periode dat de plannen nog onder de zorgplicht van de gemeente vallen. Dat laatste is voor ons nu het eerste vraagstuk. De keuze voor de leverancier is vanuit gebruikerskant eigenlijk al wel gemaakt. Maar als gezegd is daarbij de duurzame toegankelijkheid (nog) niet goed geregeld. In ander trajecten hebben we, zoals jij verwijst naar de GIBIT, afspraken gemaakt met de leverancier. Dat is inderdaad in ieder geval iets om mee te nemen.
Dag Eelco, kan het zijn dat je me hier een persoonlijk bericht via Pleio over hebt gestuurd? Ik weet niet hoe ik dat bericht weer te voorschijn krijg. Om je vraag alsnog (weliswaar sterk verlaat) te beantwoorden: als alles volgens planning verloopt, dan ligt de handreiking volgende week woensdag ter vaststelling bij de stuurgroep. Dan weten we ook wat de wensen en voorwaarden zijn van de stuurgroepleden voor verspreiding. Onze wens is dat de handreiking als een set pagina's beschikbaar komt via de website Aan de Slag met de Omgevingswet, of het Informatiepunt Leefomgeving. Alleen dan hebben we daar een communicatie-adviseur voor nodig.
We besteden in de handreiking ook aandacht aan de positie van de archiefdienst en de aandachtspunten voor afspraken, op korte en lange termijn. Daar horen de afwegingen rond overbrenging ook bij.
Een instrument waar de handreiking ook naar verwijst en dat nog niet in mijn eerdere reactie stond: de Requirements voor Omgevingswet-software van de VNG. (Maar die kende je mogelijk al.)
Dag Joost,
Nee, ik heb geen bericht rechtstreeks naar jou gestuurd, maar hier geplaatst. Die mogelijkheid heb ik (nog) niet gevonden.
Dank je wel voor je aanvullende reactie. Goed om te weten dat hoe ver het staat met de handreiking. Het beschikbaar zijn via genoemde platforms zal niet heel lang meer op zich laten wachten, leid ik daaruit af.
In de tussentijd ben ik met je eerdere aanwijzingen aan het onderzoeken hoe wij als gemeente onze zorgplicht voor duurzame toegankelijkheid van ruimtelijke plannen kunnen invullen en in hoeverre we daarover met de leverancier afspraken kunnen maken en zo ja welke. En dan vooral ook in de fase vóór overbrenging naar en e-depot. Daarbij kijk ik nadrukkelijk naar de DUTO-eisen.
Ik vind het nog niet eenvoudig met de informatie die nu beschikbaar is. Toevallig deze week heb ik (daarom0 wat vragen uitgezet bij het Nationaal Archief en, n.a.v. de DUTO-scan 4 waar je naar verwezen hebt, bij het Informatiepunt Leefomgeving. Ik hoop dat dit wat meer helderheid geeft net als straks de handreiking.