Bewaartermijn leerplicht en WPG
Samenvatting: Er bestaat bij ons verwarring over de bewaartermijn voor leerplicht zaken. Geldt hierbij de selectielijst voor gemeenten (19 jaar na geboorte) of de Wet politiegegevens (5 jaar, WPG, art. 14)?
Vastleggen en bewaren Burgerservicenummer (BSN)
- feb 2023
- Eelco Lelieveld
- ·
- Aangepast 28 jun
- 7
- 372
Samenvatting
Mag (of moet) je als archiefvormer het BSN vastleggen als metadata?
Als gemeente vragen wij ons af of we het burgerservicenummer mogen of moeten vastleggen bij een zaak(dossier) als metadata. Is het een verplicht gegeven uit de MDTO?
En zo ja, hoe lang mogen we het dan bewaren? Elders op KIA/Pleio lees ik dat bij overbrenging naar een archiefbewaarplaats het BSN verwijderd of afgeschermd moet worden. (/thoughts/17943)
Maar hoe zit dat voor die tijd? Bij behandeling van een zaak is (registratie van) het BSN soms nodig. Maar in de AVG vinden wij geen grondslag om het na afsluiten van de zaak nog te bewaren.
Wij zijn daarom voorlopig tot de conclusie gekomen: het BSN verwijderen of afschermen na afsluiten van een zaak. Ook met het oog op overbrengen in de toekomst.
Benieuwd naar wat specialisten metagegevens ons hierover kunnen zeggen.
Verken
Zaaktype meldingen ondermijnende criminaliteit
Net als veel andere gemeenten heeft onze gemeente een meldpunt ingericht voor medewerkers om een signa...
Archiveren ruimtelijke plannen
In verband met de komst van het DSO, zijn wij als gemeente in voorbereiding op het aanschaffen van nie...
Reacties
Volgens mij wordt het BSN gebruikt voor het controleren van de identiteit van de betrokkene (het voorkomen van identiteitsfraude). Dan heb je alleen voor die taak een verwerkingsgrond. Als je het BSN na die controle bewaart heb je die echter niet, je zou evengoed een "vinkje" kunnen plaatsen bij een veld "gecontroleerd op BSN". Dan zijn alle vervolghandelingen gebaseerd op die eenmalige check.
Wordt er wel een nieuwe check vereist, dan zou dat een reden kunnen zijn om het BSN in het proces mee te nemen en tijdelijk op te slaan, maar ik heb daar geen voorbeelden van.
@dickbunskoeke
Dank je wel Dick. Dat zie ik als bevestiging dat het vanuit (duto) informatiebeheer het BSN als metadata vast te leggen en bewaren gedurende de bewaarplicht.
Hallo Eelco, je weet dat je het BSN alleen langer mag bewaren als dat op grond van een wet of AMvB is voorgeschreven? Zie de Uitvoeringswet AVG artikel 46 en onze eigen Wiki over de AVG : /thoughts/17943
Groetjes, Marianne Loef namens de Werkgroep AVG
@marianneloef
Dag Marianne,
Dank je wel voor je reactie.
Ja, die informatie was ik al tegengekomen op KIA.Pleio. Vandaar onze voorlopige conclusie dat het BSN niet langer bewaard mag worden dan datde verwerking nodig is. Wij vertalen dat hierbij als de duur dat een zaak in behadeling is. Dus na afsluiten registraties van BSN verwijderen, of als dat niet mogelijk is afschermen. Deel je die conclusie?
Groeten,
Eelco
@marianneloef
Ja, die deel ik in dit geval. Liever het BSN helemaal niet gebruiken, alleen als het niet anders kan en zolang het echt nodig is. Veel succes ermee!
@marianneloef
Dank je wel Marianne.
@marianneloef
Wacht even, de vraag was of je het mag vastleggen. Dat is iets anders dan beschikbaarstellen aan het publiek. De nieuwe Archiefwet zal uitgaan van een overbrengingstermijn van maximaal tien jaar. Het is goed mogelijk dat na die tien jaar de archieven nog steeds gebruikt zullen worden door de zorgdrager, terwijl ze al wel overgebracht zijn. Het is dan niet vreemd om, als zordrager, tenminste op basis van het BSN te kunnen verifiëren dat een archiefstuk de juiste persoon betreft. En daarnaast kan het BSN na overlijden van de persoon m.i. wel beschikbaargesteld worden.
Los daarvan: het BSN is geen verplichte metadata vanuit MDTO.