Hoe hebben jullie je verplichte registers geintegreerd?
Ha lieftallige collega's, Vanuit gemeente Utrecht willen we kijken hoe we vanuit het CIO Office meer i...
NEN-2084
- 11 mrt
- Eelco Lelieveld
- 3
- 362
Dag collega's,
Regelmatig lees ik de aanbeveling om standaarden te volgen in het belang van duurzame toegankelijkheid en het kunnen uitwisselen van informatie. Geldt dit volgens jullie ook voor NEN-2084 over documenttypen?
Onze organisatie wil zoveel mogelijk de standaarden volgen, zo ook de NEN-2084. Echter krijgen wij vanuit de organisatie ook regelmatig het verzoek daar vanaf te wijken, omdat mij in het NEN-overzicht geen herkenbaar documenttype vindt. Een recent voorbeeld is 'volmacht' en ook 'machtiging' staat niet in de NEN-2084. Dat vraagt dus om af te wijken van de standaard. In het algemeen: hoeveel waarde heeft de NEN-2084 dan nog? En heel praktisch: zijn jullie wel een alternatief voor 'volmacht' in de NEN?
Dank voor het meedenken.
Eelco
Verken
Bewaren/Vernietigen proces Starterslening - vroegtijdige aflossing
Samenvatting: Mag je van een zaak met een vastgestelde procestermijn, deze termijn en dus de vernietiging op een later moment wijzigen, zoals bij voortijdige beëindiging van een lening.
Archiveren ruimtelijke plannen
In verband met de komst van het DSO, zijn wij als gemeente in voorbereiding op het aanschaffen van nie...
Reacties
Hoi Eelco,
Ik heb reactie gegeven op de conceptversie van de norm en ik zat met hetzelfde. Daarom hebben we de definitieve norm niet aangeschaft, al zit ik daar nog wel over te twijfelen want ik ben ook voor het gebruik van standaarden. Waar ik bijvoorbeeld mee zat is dat er geen documenttype 'bewijsstuk' is, terwijl er wel vier heel specifieke bewijsstukken als documenttype worden genoemd in de NEN-norm: akte, certificaat, diploma en identificatiebewijs. Maar waar laat je dan bewijsstukken als een eigendomsbewijs, bewijs van betaling, polis, garantiebewijs, geloofsbrief en bewijs van inkomen? Het was veel praktischer geweest als er één documenttype bewijsstuk was, dan kon je dit daar allemaal onder plaatsen. Waar plaatsen jullie b.v. een polis, bewijs van betaling of geloofsbrief onder?
Machtiging kan gezien worden als een voorbeeld van het documenttype verklaring. Maar kan me voorstellen dat dat niet voor iedere medewerker voor de hand ligt.
Groeten,
Caroline
Hoi Caroline,
Dank je wel voor je reactie.
Waar je tegenaan loopt is herkenbaar. Ik vermoed dat het te maken heeft met de spagaat tussen uitgebreid, dus veel, documenttypen definiëren, of het meer algemeen houden.
Tot nu toe lukt het redelijk om een standaardtype te vinden die de lading dekt van een type waar de organisatie behoefte aan heeft. Dat lukt nu dus even niet als het gaat om volmacht. Ik had, net als jij, het type verklaring aangedragen, maar daar kon de organisatie zich niet in herkennen/vinden.
Met de voorbeelden die jij noemt, heb ik nog niet te maken gehad. Dat wordt dan zoeken in de uitleg die de NEN geeft bij de documenttypen die daarin gedefinieerd zijn. Voor polis kom ik dan bij het type afspraak - gemeenschappelijk uitgangspunt van twee of meer partijen - hoewel het wat wringt dat het me een eenzijdige afspraak is.
Voor de 5 categorieën van documentsoorten levert de NEN bij de soort 'bewijs'drie typen: akte, certificaat en identificatiebewijs. Klinkt allemaal niet echt passend. In de categorie vastlegging staat een type dat meer van toepassing is: bevestiging - document waaruit blijkt dat een handeling heeft plaatsgevonden. Afspraakbevestiging, betalingsbewijs en ontvangstbevestiging zijn vormen van bevestiging.
Voor de geloofsbrief weet ik het zo snel niet, omdat ik geen beeld heb van wat dat is.
Ik heb hierover ook contact gehad met de redactie van het Model DSP. Zij geven aan de NEN-2084 niet echt te volgen, alleen wat de betreft documentsoorten die zij kennen naast documenttypen.
Misschien toch wat soepel(er) hanteren van deze norm ...
Groeten,
Eelco
Bedankt voor de suggesties! Misschien is het inderdaad het beste zoveel mogelijk aan te sluiten bij de norm, maar waar dat niet lukt, of waar het teveel verwarring oplevert toch te kiezen voor de benamingen die herkenbaar zijn voor de gemiddelde Nederlander. Want die zullen er uiteindelijk mee moeten werken/het moeten raadplegen.