Is KIDO dood?
In 2016 hebben de koepels de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO...
archivering raadsinformatie / digitalisering besluitstraat
- nov 2020
- Monique van der Linden
- ·
- Aangepast 27 jun
- 8
- 159
Beste allen,
Stel deze vraag vanuit een van onze gemeenten die bezig zijn met de digitalisering van de besluitstraat . Vragen die er leven bij deze gemeente zijn oa:
wie heeft er ervaring met het 'aanwijzen' van een raadsinformatie applicatie/RIS (bijv. Notubiz of GemeenteOplossingen) als archiefapplicatie (sommige beweren een soort RMA of archiefachtige module te hebben)? Is het verstandig (ivm kwesties met leverancier over teruggave/export van data in een RIS) toch een koppeling te maken met een zaaksysteem/DMS?
het logboek is een gewenste functionaliteit om oa terug te lezen hoe een besluit (en het advies) tot stand is gekomen. Wie heeft er ervaring met het archiveren van zo'n logboek en hoe lang dien je dit te bewaren? Hoeft niet permanent volgens selectielijst.
Ik hoor heel graag ervaringen van anderen op dit gebied. Alle informatie, tips voor selectie en gebruik is welkom ;-)
Verken
Aanvullende metadata in MDTO
Zijn er voorbeelden van het verwijzen naar aanvullende metadata voor contextgegevens (locatie, actor e...
DPIA e-Depot
In Amersfoort zijn we voor Archief Eemland bezig met het voorbereiden van een aanbesteding voor het e-...
Reacties
Bij Tilburg zijn we bezig met de aanschaf van een nieuwe applicatie voor bestuurlijke besluitvorming en raadsinformatie. Wij hebben er bewust voor gekozen om wel een koppeling met het zaaksysteem te eisen omdat we deze informatie onder eigen beheer willen hebben en niet afhankelijk willen zijn van een leverancier.
Ook hebben we bedongen dat er een uitgebreide audittrail aanwezig is om de totstandkoming van besluiten te kunnen reconstrueren. Volgens mij is bestuurlijke besluitvorming juist een proces waarbij dit verplicht is om te bewaren.
Beste Monique,
Bij gemeente Amersfoort leven deze vragen ook. We zijn aan het kijken of NotuBiz kan worden uitgebreid met een archiveringsmodule of dat archivering via RMA of eDepot moet worden geregeld. We zijn met een onderzoekje begonnen, dus hebben nog geen antwoorden op de vragen die je stelt. Wellicht kunnen we daar samen met jullie (en andere geïnteresseerden) eens van gedachten over wisselen?
Een vraag die bij ons overigens ook leeft is of er gemeenten zijn die een goede oplossing hebben gevonden om de verrijkte metadata over te nemen van de leverancier. Het eigenaarschap daarvan ligt nu bij NotuBiz. Dit probleem wordt vaker benoemd in het land, maar ik ben benieuwd naar de oplossingen die hiervoor bedacht zijn.
Groet,
Wouter Oenema
Bedankt voor jullie reacties Wouter en Wouter ;-),
Zou hier zeker graag verder van gedachten over wisselen. Zal ik iets initiëren?
Andere vragen die bij mij meteen gaan leven na lezen van de eerste reactie over de uitgebreide audittrail: dat gaat zeer veel opslag kosten (milieu!) en moeten alle geproduceerde documenten mbt bestuurlijke besluitvorming wel bewaard worden? Is het ook belangrijk dat er documentatie wordt meegeleverd over bevoegdheden en autorisaties binnen het proces? Mandaat- en delegatiebesluiten en registers zijn permanent te bewaren, waarmee ook het e.e.a. achteraf op functionarisnivo uitgezocht kan worden. Dan zit je nog met de AVG: je wilt achteraf niet kunnen zien met naam en toenaam welke ambtenaar een raadsvoorstel heeft gemaakt op grond waarvan een burgemeester is afgetreden.
De vraag over de verrijkte metadata leeft bij ons ook, ben benieuwd of gemeenten daar al een goede oplossing voor hebben.
Lijkt me een goed plan!
Onze griffier wil overigens begin december navraag gaan doen bij andere griffiers over het probleem met eigenaarschap van verrijkte metadata en welke oplossingen daarvoor gekozen zijn.
Stel ook de GIBIT als eis, ivm de kwaliteistnormem, interoperabiliteit, informatiebeveiliging, archiveren, toegankelijkheid en werk met de overeenkomstengenerator nader uit
Ik ben bij onze organisatie (BAR gemeenten) ook al een tijdje bezig met een onderzoek hiernaar. Wij willen nu een koppeling maken met het zaaksysteem. Dat is nu eindelijk mogelijk. Nadeel is dat de gehele vergadering dan in 1 zaak komt en wat doe je dan met de bewaartermijn? Verder zit je nog met de videotulen en de websites van de RIS. Daarvoor heb je andere oplossingen nodig. Ik ben dan ook erg geïnteresseerd in de ervaringen van anderen.
Hoi Monique,
helemaal goed om iets te initiëren! Interessant vraagstuk!
Hoi Monique,
Afgelopen vrijdag hebben we met Notubiz een overleg gehad over een proefoverdracht van een vergadering naar ons e-depot (dit overleg was overigens geïnitieerd door Notubiz zelf). Ze hebben al eerder een export gedaan naar een ander e-depot. De metadata is al gemapt naar TMLO, waarbij een deel in het element met vrije metadata terecht komt. Bestanden en metadata staan in Sidecar structuur. Het zag er goed uit.
Verder heb ik een paar maanden geleden een demo gezien van hun RMA module, waarin je onder andere bewaartermijnen kunt regelen, en kunt vastleggen of iets openbaar is of niet. Die module is besproken in een overleg met vertegenwoordigers van gemeenten en verschillende archiefdiensten.
Ik heb dus een positief beeld van de export- en RMA mogelijkheden. Mijn ervaringen met exportmogelijkheden vanuit een zaaksysteem zijn slechter, dus op dit moment zie ik de meerwaarde van een koppeling niet.