Welke gemeente gebruikt Purview of soortgelijke software?
Samenvatting: Binnen de gemeente Emmen zijn wij op zoek naar ondersteunende software voor ons datamanagementteam.
Procesgegevens van het actief openbaar maken van informatie in relatie tot de archiefwet
- aug 2023
- Hans Pluimers
- ·
- Aangepast 27 jun
- 3
- 62
Samenvatting
Steeds meer overheden gaan actief aan de slag met het actief openbaar maken van informatie op grond van de Woo. Moeten de (proces)gegevens en metadata van de handelingen om documenten/informatie actief openbaar gemaakt worden ook worden aangemerkt als archiefwaardige informatie
Alle overheidsorganisaties zijn bezig met de implementatie van de Wet open overheid en werken nu (werk)processen uit om informatie/documenten actief openbaar te gaan maken.
Het actief openbaar maken van informatie is een 'proces' en daarbij ontstaat allerlei relevante (meta)data en worden bepaalde handelingen uitgevoerd (en keuzes gemaakt).
Valt die procesinformatie onder reikwijdte van de archiefwet en moet die (voor gemeenten) worden getypeerd als informatie die onder categorie 20.7 van de selectielijst archiefbescheiden gemeenten 2020 valt?
Zo ja, hoe gaat we dat dan doen?
Zo nee, waarom niet?
Verken
Vastleggen en bewaren Burgerservicenummer (BSN)
Samenvatting: Mag (of moet) je als archiefvormer het BSN vastleggen als metadata?
Informatiebeleid/-beleidsplan
Beste collega's, Onze gemeente buigt zich over (een) op te stellen informatiebeleid/-beleidsplan. Om ...
Reacties
Informatie/documenten zijn de nieuwe termen voor archiefbescheiden. Bij alle archiefbescheiden behoren metagegevens over het proces etc. (Archiefregeling art. 17 en 19 tweede lid) te worden vastgelegd, dus als je de bescheiden openbaar maakt gaan ze daarin mee vanwege de context.
Wordt dit bedoeld:
'20 / Informeren / Het op initiatief van het orgaan samenstellen en verspreiden van informatie over zaken van het orgaan die interne of externe derden aangaan / De verstrekte of gepubliceerde informatie / Specifiek / Uitgevoerd / 20.1.7 / Proactief beschikbaargestelde (open) datasets / [voor de duur van] De bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject.'
Als ik de vraag goed begrijp dan lijkt mij dat het antwoord ja moet zijn.
Immers het proces van het publiceren en informeren is een ander proces dan het inhoudelijk gepubliceerde (proces). Je moet dus ook de zaak die je aanmaakt (met alle informatie en metadata) voor het publiceren of afhandelen van het WOO-verzoek conform selectielijst bewaren (voor de bestaansduur van het gepubliceerde WOO-verzoek (= in de praktijk waarschijnlijk bij benadering B)).
Hoe? Door het WOO verzoek op te pakken als een Zaak binnen je zaaksysteem waarbinnen je als gemeente zaakgericht werkt. Het antwoord op het WOO verzoek, verzameld en behandeld conform Van Wob naar Woo - tweede druk (vng.nl) binnen de zaak, publiceer je, vervolgens archiveer je de gehele zaak na afhandeling.
Of zeg ik nu iets geks?
@pietervanloevezijn
Ha Pieter,
Op zich klopt je redenering. In de vraag van Hans gaat het echter over actieve openbaarmaking (publicatie door het bestuursorgaan, zonder dat er een vraag aan ten grondslag ligt) en niet over passieve openbaarmaking (op basis van een WOO-verzoek).
Dat heeft geen effect op je argumentatie voor waardering van de procesmetadata, maar wel op de behandeling binnen een zaaksysteem. Bij een WOO-verzoek bewaar je alle metadata voor de bestaansduur, maar bij een actief gepubliceerde documenten, kan het zijn dat een deel van de documenten en metadata in de bijbehorende zaak wel eerder vernietigd (moeten) worden als ze geen verband hebben met het publicatieproces.
Die selectielijsten zijn een crime, maar we moeten er ons helaas wel aan houden.