Bewaren/Vernietigen proces Starterslening - vroegtijdige aflossing
Samenvatting: Mag je van een zaak met een vastgestelde procestermijn, deze termijn en dus de vernietiging op een later moment wijzigen, zoals bij voortijdige beëindiging van een lening.
Reacties
Informatie/documenten zijn de nieuwe termen voor archiefbescheiden. Bij alle archiefbescheiden behoren metagegevens over het proces etc. (Archiefregeling art. 17 en 19 tweede lid) te worden vastgelegd, dus als je de bescheiden openbaar maakt gaan ze daarin mee vanwege de context.
Wordt dit bedoeld:
'20 / Informeren / Het op initiatief van het orgaan samenstellen en verspreiden van informatie over zaken van het orgaan die interne of externe derden aangaan / De verstrekte of gepubliceerde informatie / Specifiek / Uitgevoerd / 20.1.7 / Proactief beschikbaargestelde (open) datasets / [voor de duur van] De bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject.'
Als ik de vraag goed begrijp dan lijkt mij dat het antwoord ja moet zijn.
Immers het proces van het publiceren en informeren is een ander proces dan het inhoudelijk gepubliceerde (proces). Je moet dus ook de zaak die je aanmaakt (met alle informatie en metadata) voor het publiceren of afhandelen van het WOO-verzoek conform selectielijst bewaren (voor de bestaansduur van het gepubliceerde WOO-verzoek (= in de praktijk waarschijnlijk bij benadering B)).
Hoe? Door het WOO verzoek op te pakken als een Zaak binnen je zaaksysteem waarbinnen je als gemeente zaakgericht werkt. Het antwoord op het WOO verzoek, verzameld en behandeld conform Van Wob naar Woo - tweede druk (vng.nl) binnen de zaak, publiceer je, vervolgens archiveer je de gehele zaak na afhandeling.
Of zeg ik nu iets geks?
@pietervanloevezijn
Ha Pieter,
Op zich klopt je redenering. In de vraag van Hans gaat het echter over actieve openbaarmaking (publicatie door het bestuursorgaan, zonder dat er een vraag aan ten grondslag ligt) en niet over passieve openbaarmaking (op basis van een WOO-verzoek).
Dat heeft geen effect op je argumentatie voor waardering van de procesmetadata, maar wel op de behandeling binnen een zaaksysteem. Bij een WOO-verzoek bewaar je alle metadata voor de bestaansduur, maar bij een actief gepubliceerde documenten, kan het zijn dat een deel van de documenten en metadata in de bijbehorende zaak wel eerder vernietigd (moeten) worden als ze geen verband hebben met het publicatieproces.
Die selectielijsten zijn een crime, maar we moeten er ons helaas wel aan houden.