Bewaren/Vernietigen proces Starterslening - vroegtijdige aflossing

  • jan 2024
  • Eelco Lelieveld
  • ·
  • Aangepast 27 jun
  • 4
  • 388
Eelco Lelieveld
InformatiehuishoudingOverheden
  • Kees-Jan Vermeulen
  • Joost van Koutrik

Samenvatting

Mag je van een zaak met een vastgestelde procestermijn, deze termijn en dus de vernietiging op een later moment wijzigen, zoals bij voortijdige beëindiging van een lening.

Als voorbeeld neem ik de Starterslening. Deze kent een bewaartermijn van 7 jaar na de procestermijn (grondslag 8.1.6, gemeentelijke selectielijst 2020). De procestermijn is 30 jaar. Het komt echter voor dat de aanvrager aan wie de lening toegekend is, deze voortijdig aflost. We maken daarvan een nieuw zaak met resultaat Beëindigd (8.3.4, bewaartermijn 7 jaar na afsluiten van de zaak) en relateren deze aan de voorafgaande zaak.

Mijn vraag is:
Zeg dat de vervroegde aflossing na 10 jaar plaats vindt, moet dan de zaak van de aanvraag (en toekenning) van de lening toch 30 jaar plus de bewaartermijn van 7 jaar bewaard blijven, of mag je de procestermijn wijzigen naar 10 jaar?

In de handreiking bij de Selectielijst staat "Het verlengen of verkorten van bewaartermijnen voor vernietigbare processen of zaken is volgens de Selectielijst 2020 niet mogelijk" (par. 4.6).
Of dat ook van toepassing is op het voorbeeld van de Starterslening, vraag ik mij af. Wat is de noodzaak, het argument, om de zaak toch de oorspronkelijke termijn van 30 + 7 jaar bewaren?
Gaat dit (ook) over het behouden van de integriteit van een zaak?

Bovendien: wat doe je in dit verband met die vervolgzaak voor de beëindiging van de starterslening? Die kent als gezegd een termijn van 7 jaar en zou dus eerder vernietigd worden als de procestermijn van 30 jaar in de voorafgaande zaak niet gewijzigd mag worden.

Ik ben benieuwd naar jullie reactie.

Reacties

4 reacties, meest recent: 23 januari 2024

  • Het verkorten van de bewaartermijn van 7 jaar is niet mogelijk, maar de procestermijn kan door de tijd heen veranderen. Zie ook p. 12-14 van de Selectielijst 2020. In de Selectielijst 2020 staat onder resultaattype 8.1.6 niet dat de procestermijn 30 jaar is. Die procestermijn is afhankelijk van de 'bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject': het procesobject is het bestaan van de starterslening. De duur daarvan kan veranderen: ze kan na 30 jaar beëindigd worden, maar als ze eerder wordt afgelost na 10 jaar zoals in je voorbeeld, dan is de starterslening na 10 jaar al beëindigd. Daarna gaat die 7 jaar bewaartermijn lopen. Dat kan dus aanvankelijk 30+7 jaar zijn, maar door die aflossing 10+7 jaar worden.

    Bij de beëindiging van de starterslening gaat dan ook de bewaartermijn van alle zaken starten. De bewaartermijn van de zaak waarmee de lening wordt beëindigd loopt dus altijd gelijk op met de bewaartermijn van de zaak waarmee de lening is aangegaan.

    Joost van Koutrik

  • De bewaartermijn van 30 jaar stond in de selectielijst van 2017. Dat is in 2020 aangepast.

    Kees-Jan Vermeulen

  • @joostvankoutrik

    Dag Joost,

    Dank je wel voor je reactie. Door omstandigheden ben ik niet eerder in de gelegenheid geweest om te reageren.

    Dat de duur van de procestermijn kan veranderen, zoals de selectielijst zegt (dus niet standaard 30 jaar is) zie ik als antwoord op mijn vraag of je gegevens uit een afgesloten zaak mag (of in dit geval zelfs moet) wijzigen. Het gaat dan alleen niet om de bewaartermijn, zoals je terecht opmerkt, maar om wijzigen van de procestermijn (waardoor de zaak tijdig na de bewaartermijn van 7 jaar vernietigd wordt). En dat, begrijp ik uit je reactie, kan alleen als gelijk met de zaak waarmee de starterslening beëindigd is. De bewaartermijn loopt gelijk, dat snap ik.

    Hiermee is mijn vraag beantwoord. Dank je wel!

    Eelco Lelieveld

Trefwoorden

Verken