ZBO's en het Strategisch Informatie Overleg (SIO)

Reacties

• • Ilona van der Linden (senior (beleid)adviseur informatiebeheer)
  • 1745934203

  Hoi Esther, ik zit niet bij een ZBO, maar ik kan me voorstellen dat dit een besluit moet zijn waarbij de archivaris betrokken is. Als er geen SIO is of gaat komen, kan dit ook eenmalig opgetuigd worden via een andere route waarbij een directeur in samenspraak met de archivaris dit besluit?

  
• • Maaike van Driel (Beleidsmedewerker Informatiehuishouding)
  • 1745992367

  Hoi Esther, wij hebben recent als (privaat-rechtelijk) ZBO een nieuwe selectielijst vastgesteld. Hiervoor hebben wij geen SIO gehad maar gewoon de procedure van het NA doorlopen. Als je contact opneemt met jouw relatiemanager van het NA kunnen zij je helpen om dit in goede banen te leiden.

  
• • Esther Uiterlinden (Coördinator Informatiebeheer/Informatiemanager)
  • 1745995559

  Dank je wel voor de reacties.

  Ja het gaat dus (nog) niet om een selectielijst vaststellen of actualiseren, dat moeten we ook nog doen. Maar puur om de aanpassing van een aantal termijnen, voor we aan die actualisatie komt.

  
• • Maaike van Driel (Beleidsmedewerker Informatiehuishouding)
  • 1745996035

  Het NA gaf bij ons toen aan dat daar geen apart proces voor is. Ook voor het aanpassen van een aantal bewaartermijnen moet je standaard proces voor herziening selectielijst doorlopen. Maar mogelijk dat ze in jullie geval een uitzondering kunnen maken.

  
• • Nadia Favié-Slaar (Senior Adviseur Informatiehuishouding CBS )
  • 1746519230

  Hoi Esther, mijn ervaring is ook de ervaring zoals Maaike het beschrijft. Ik werk bij het CBS (ZBO). Het advies van het NA aan ons over punten die niet aansluiten bij of missen in onze huidige vastgestelde selectielijst is hiervan een overzicht (hiatenlijst) op te stellen. Dit ter voorbereiding op een nieuwe selectielijst welke we in de nabije toekomst gezamenlijk met het NA gaan opstellen.

  
• • Halewijn Guus
  • 1746641946

  Hoi Esther (en anderen),

  Decentrale en centrale overheden hebben inderdaad een net ander traject voor het maken van een selectielijst (waar de bewaartermijnen in worden vastgesteld). In beide gevallen vindt het SIO plaats aan het einde van het traject: het is het overleg waarin de definitieve versie van de selectielijst wordt vastgesteld. Bij decentrale overheden is dit overleg zelf georganiseerd (https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/traject-voor-een-koepelorganisatie-van-decentrale-overheidsorganisaties#collapse-131528), bij centrale overheden tussen de organisatie en de Algemeen Rijksarchivaris van het NA (en de externe deskundige). Een SIO vindt niet altijd fysiek plaats, we spreken dan van een schriftelijk of gedelegeerd SIO. Schriftelijke SIO’s vinden vooral plaats bij de selectielijsten van kleinere ZBO’s of certificerende instellingen (Traject voor een rijksoverheidsorganisatie | Nationaal Archief ).

  Wat voor vorm het SIO heeft hangt dus af van welke ZBO het betreft.

  Nu je vraag over het aanpassen van bewaartermijnen: daar is zoals Maaike aangaf inderdaad (nog) geen ander traject voor dan het actualiseren van de hele selectielijst. Met de nieuwe archiefwet komt de mogelijkheid voor kleine aanpassingen er misschien wel. Maar vooralsnog kunnen bewaartermijnen dus nog niet veranderen zonder de verantwoording daarvoor in de selectielijst. Het is inderdaad goed om bij te houden welke aanpassingen nodig zijn zoals Nadia schreef.

  Hopelijk beantwoord dit je vraag :)

  
• • Esther Uiterlinden (Coördinator Informatiebeheer/Informatiemanager)
  • 1746687062

  Bedankt allen, helder!