1. Algemeen

Hieronder vind je de maatregelen die bij elk type archief genomen kunnen worden, ongeacht de vorm.

1. Door het stellen van beperkingen op de openbaarheid bij overbrenging

Bij overbrenging overleg je als archiefinstelling met de overbrengende partij, hetzij overheid, hetzij particulier, over de eventuele aanwezigheid van bijzondere en/of strafrechtelijke of gevoelige persoonsgegevens in het over te brengen archief. Dit deel van het archief wordt dan beperkt openbaa...

1. Kan naar een archiefbewaarplaats overgebracht archief openbaar zijn volgens de Archiefwet terwijl dat volgens de privacywetgeving (AVG) niet mag, of andersom?

Nee, dat kan niet. De Archiefwet is in artikel 2a aangepast aan de AVG. De betekenis daarvan is, dat archieven met bijzondere en/of strafrechtelijke persoonsgegevens wel mogen worden verwerkt, maar niet voor raadpleging of gebruik ter beschikking mogen worden gesteld. Daarnaast mogen op grond van...

1. Mogen de persoonsgegevens van insprekers in vergaderingen van volksvertegenwoordigingen zoals parlement, gemeenteraad, algemeen bestuur van waterschappen, provinciale staten en commissies daaruit na overbrenging openbaar worden ?

Dit mag deels. Democratisch principe In principe zijn de vergaderingen van volksvertegenwoordigingen openbaar, zijn streams tijdens de vergadering dat ook en video-opnamen meestal ook. Het besprokene komt ook in de openbare verslagen van die volksvertegenwoordiging terecht. Insprekers weten dit ...

1. Onder welke titel kunnen particuliere archieven als het gaat om de AVG het best worden ondergebracht bij een archiefinstelling: schenking, inbewaargeving of bruikleen?

Het beste is schenking Het beste- ook vanuit het oogpunt van de AVG - kan het archief wordt geschonken aan de archiefinstelling, ongeacht of dat een archiefbewaarplaats is die onder de Archiefwet valt, of niet. Met schenking gaan in beginsel zowel de eigendom als de verwerkingsverantwoordelijkhe...

1. Opname voorwaarden in huisregels of studiezaalreglement

Je kunt je bezoekers registreren met legitimatie en hen daarbij akkoord laten geven op de huisregels of studiezaalreglement, voordat zij openbaar archief mogen raadplegen. Neem in huisregels en/of studiezaalreglement de inhoud van AVG artikel 5.1b op: raadplegen van archieven met persoonsgegeven...

1. Preventieve acties

Geen materiaal met bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens online plaatsen. Scanning of andere digitaliseringstechniek, al dan niet ‘on demand’, en online plaatsen alleen toepassen op archieven van 100 of 110 jaar of ouder of na screening op de aanwezigheid van bijzondere, strafrechtelijk...

1. Raadpleging via een offline terminal op de studiezaal

Laat de onderzoeker verklaren dat deze alleen archieven met persoonsgegevens zal gebruiken voor historisch, wetenschappelijk of statistisch onderzoek conform AVG art. 5.1b. Bij bijzondere en/of strafrechtelijke persoonsgegevens gelden de strengere eisen van Uitvoeringswet AVG art. 24 en/of 32. Ne...

1. Theorie AVG en Archiefwet

De vragen in deze rubriek zijn gericht op archiefinstellingen die onder de Archiefwet vallen zowel als archiefinstellingen die dat niet doen. Voor de eerste categorie geldt dat AVG en Archiefwet elkaar raken. In de antwoorden wordt beschreven hoe dat in elkaar zit. Zie over de raakvlakken AVG-A...

2. Analoog archief

Bij analoog archief kunnen aanvullende (combinaties van) maatregelen worden genomen, om te voorkomen dat archieven met bijzondere, strafrechtelijke of gevoelige persoonsgegevens openbaar worden.

2. Door privacy by design

Als de overbrengende partij al maatregelen heeft genomen in het kader van privacy by design en dataminimalisatie, wordt het bij overbrenging voor de archiefinstelling gemakkelijk om zonodig dezelfde mate van bescherming van persoonsgegevens te bieden. Men kan dan van dezelfde technieken gebruik m...

2. Gelden er beperkingen voor het na overbrenging openbaar stellen van gegevens van ambtenaren en bestuurders in overheidsdocumenten?

Die gelden deels. Ambtenaren De AVG noch Archiefwet geven hier concrete richtlijnen voor. Wel bestaat er enige jurisprudentie. Hieruit valt af te leiden dat professionele gegevens van (mogelijk) nog in leven zijnde ambtenaren zoals hun naam, zakelijke telefoonnummer en mailadres niet worden besc...

2. Hoe bepaal ik de verwerkingsverantwoordelijkheid bij schenking, bewaargeving of bruikleen van particulier archief?

Bij het bepalen van de vraag wie verwerkingsverantwoordelijke is en wie verwerker in de zin van de AVG, is het essentieel om de vraag te beantwoorden: wie bepaalt doel en middelen voor de verwerkingen? Diegene is de verantwoordelijke. Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid Er is ook een ge...

2. Is archief met daarin bijzondere en/of strafrechtelijke persoonsgegevens automatisch beperkt openbaar?

Nee, de beperking van de openbaarheid gaat niet automatisch. Voor archiefbewaarplaatsen: De Archiefwet schrijft in artikel 2A voor, dat deze gegevens niet ter beschikking gesteld mogen worden. Maar ook stelt Archiefwet artikel 15, dat het beperkt openbaar stellen van archieven door een besliss...

2. Moet ik op verzoek van een burger zijn persoonsgegevens in de archieven, die ik beheer, wijzigen als die onjuist zijn?

Nee. Volgens artikel 16 van de AVG heeft een betrokkene het recht, van een verwerkingsverantwoordelijke rectificatie te krijgen van onjuiste persoonsgegevens over hem die de verantwoordelijke verwerkt. In de Nederlandse Uitvoeringswet artikel 45 wordt daarop echter een uitzondering gemaakt voor p...

2. Particuliere archieven

Vraag en antwoord over particuliere archieven, zowel die archieven die zijn ondergebracht in een archiefbewaarplaats en dus onder de Archiefwet vallen, als die archieven die berusten bij een archiefinstelling die niet onder de Archiefwet valt.

2. Raadpleging op afstand via een aan een gebruiker toegezonden link

Hierbij kan ook weer van de onderzoeker worden gevraagd, te verklaren dat hij openbare persoonsgegevens alleen zal gebruiken voor wetenschappelijk, historisch of statistisch onderzoek conform AVG art. 5b. Bij bijzondere/strafrechtelijke persoonsgegevens gelden de strengere eisen van Uitvoeringswe...

2. Uitvoeren inhaalslag beheerde archieven

Inhaalslag Je kunt de openbare archieven onder jouw beheer systematisch nalopen op de aanwezigheid van bijzondere of strafrechtelijke en ‘gevoelige’ persoonsgegevens. Let wel: dit gaat alleen om archieven waarin nog levende personen kunnen voorkomen. Hoe voer ik een systematische inhaalslag uit?...

2. Verklaring in pop-up/melding

Plaatsen van een dwingende pop-up, waarbij gebruiker voordat zij/hij archief raadpleegt, verklaart de persoonsgegevens alleen te zullen gebruiken voor onderzoek conform AVG artikel 5.1b. Dit is op zichzelf geen afdoende maatregel en moet worden gecombineerd met andere maatregelen, zeker als het g...

3. Alsnog (achteraf) openbaarheid beperken

Alsnog beperkt openbaar (laten) stellen (bij archiefbewaarplaatsen: door of namens de zorgdrager) van aangetroffen materiaal met bijzondere of strafrechtelijke en ‘gevoelige’ persoonsgegevens, op grond van artikel 15.2 Archiefwet. Dit voor een termijn bijvoorbeeld 50 of 75 jaar, tot er voldoende ...

3. Digitaal archief besloten

Bij digitaal archief, of het nu gaat om digitaal geboren (digital born) materiaal of gescande originelen, kunnen - combinaties van - aanvullende maatregelen worden genomen. Bij digitaal geboren archief is het toepassen van privacy by design uiteraard van groot belang, ook bij de overbrenging kan...

3. Kan een archiefinstelling zelfstandig openbaarheidsbeperkingen van particuliere archieven instellen of verlengen, zonder dat dit geregeld is met de bewaargever of bruikleengever?

Ja, dat kan. Archiefinstellingen, al dan niet vallend onder de Archiefwet, hebben in het verleden vele particuliere archieven opgenomen zonder de verwerkingsverantwoordelijkheid te regelen. Het is niet altijd praktisch doenlijk om deze overeenkomsten allemaal te herzien. Beperken van de openbaar...

3. Moet ik openbaar archief, waar geen beperking op rust, altijd aan een bezoeker ter inzage geven, ook als blijkt dat het toch bijzondere, strafrechtelijke of anderszins gevoelige persoonsgegevens bevat?

Nee. Omdat in het verleden niet altijd beperkingen op de openbaarheid zijn gesteld bij de overbrenging terwijl dat wel had gemoeten, moet dat in zo’n geval achteraf gebeuren. Daarom is bij de meeste archiefinstellingen een systematische inhaalslag nodig of gaande, op basis van een risico-analyse....

3. Onleesbaar maken

Als materiaal zich ervoor leent, kolommen of onderdelen met bijzondere/strafrechtelijke of gevoelige persoonsgegevens onleesbaar maken. Voor een toelichting zie de notitie over het publiceren van gezinskaarten. Zie ook het document: Maskeren van kolommen met bijzondere persoonsgegevens.

3. Persoonsgegevens in archieven van volksvertegenwoordigingen en van ambtenaren

3. Raadpleging na inloggen

Raadpleging in een besloten online omgeving, ‘de digitale studiezaal’, waar geregistreerde gebruikers toegang toe hebben via bijvoorbeeld hun DigiD of, minder zwaar, via door henzelf gekozen inlogcodes. Laat de zwaarte van de inlog afhangen van het privacyrisico verbonden aan het betreffende arch...

4. Digitaal archief online via internet (www)

Bij digitaal archief, of het nu gaat om digitaal geboren materiaal (digital born) of gescande originelen, kunnen - combinaties van - aanvullende maatregelen worden genomen. Bij digitaal geboren archief is het toepassen van privacy by design uiteraard van groot belang, ook bij de overbrenging kan...

4. Hoe voorkom je als archiefinstelling dat een particuliere archiefvormer van wie je het archief graag wilt overnemen, op grond van de AVG al heeft vernietigd vóórdat je het archief in huis krijgt?

Particuliere archiefvormers verzamelen (bijzondere) persoonsgegevens voor hun welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Deze persoonsgegevens mogen niet verder worden verwerkt en langer worden bewaard dan voor die doeleinden noodzakelijk is. Dat mag wel als dat gebeurt...

4. Machtiging voor beperking openbaarheid langer dan 75 jaar

Wanneer een termijn langer dan 75 jaar nodig is voor beperkingen op de openbaarheid van archieven, moeten zorgdragers die onder de Archiefwet vallen hiervoor op grond van artikel 15.4 van de Archiefwet toestemming hebben van de minister van OCW of de provincie. In het voorstel van wijziging van...

4. Mag ik als archiefinstelling niet-bijzondere en niet-strafrechtelijke persoonsgegevens wel altijd voor gebruik en raadpleging ter beschikking stellen en ook online plaatsen?

Nee, niet altijd. Naast bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens die precies in artikelen 9 en 10 van de AVG zijn omschreven, bestaan er ook ‘gevoelige’ persoonsgegevens van nog levende personen. Deze categorie is niet in enige wet- of regelgeving exact omschreven. Het is ook geen juridisc...