Bij overbrenging overleg je als archiefinstelling met de overbrengende partij, hetzij overheid, hetzij particulier, over de eventuele aanwezigheid van bijzondere en/of strafrechtelijke of gevoelige persoonsgegevens in het over te brengen archief. Dit deel van het archief wordt dan beperkt openbaa...
Je kunt je bezoekers registreren met legitimatie en hen daarbij akkoord laten geven op de huisregels of studiezaalreglement, voordat zij openbaar archief mogen raadplegen. Neem in huisregels en/of studiezaalreglement de inhoud van AVG artikel 5.1b op: raadplegen van archieven met persoonsgegeven...
Geen materiaal met bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens online plaatsen. Scanning of andere digitaliseringstechniek, al dan niet ‘on demand’, en online plaatsen alleen toepassen op archieven van 100 of 110 jaar of ouder of na screening op de aanwezigheid van bijzondere, strafrechtelijk...
Laat de onderzoeker verklaren dat deze alleen archieven met persoonsgegevens zal gebruiken voor historisch, wetenschappelijk of statistisch onderzoek conform AVG art. 5.1b. Bij bijzondere en/of strafrechtelijke persoonsgegevens gelden de strengere eisen van Uitvoeringswet AVG art. 24 en/of 32. Ne...
Bij analoog archief kunnen aanvullende (combinaties van) maatregelen worden genomen, om te voorkomen dat archieven met bijzondere, strafrechtelijke of gevoelige persoonsgegevens openbaar worden.
Als de overbrengende partij al maatregelen heeft genomen in het kader van privacy by design en dataminimalisatie, wordt het bij overbrenging voor de archiefinstelling gemakkelijk om zonodig dezelfde mate van bescherming van persoonsgegevens te bieden. Men kan dan van dezelfde technieken gebruik m...
Hierbij kan ook weer van de onderzoeker worden gevraagd, te verklaren dat hij openbare persoonsgegevens alleen zal gebruiken voor wetenschappelijk, historisch of statistisch onderzoek conform AVG art. 5b. Bij bijzondere/strafrechtelijke persoonsgegevens gelden de strengere eisen van Uitvoeringswe...
Inhaalslag Je kunt de openbare archieven onder jouw beheer systematisch nalopen op de aanwezigheid van bijzondere of strafrechtelijke en ‘gevoelige’ persoonsgegevens. Let wel: dit gaat alleen om archieven waarin nog levende personen kunnen voorkomen. Hoe voer ik een systematische inhaalslag uit?...
Plaatsen van een dwingende pop-up, waarbij gebruiker voordat zij/hij archief raadpleegt, verklaart de persoonsgegevens alleen te zullen gebruiken voor onderzoek conform AVG artikel 5.1b. Dit is op zichzelf geen afdoende maatregel en moet worden gecombineerd met andere maatregelen, zeker als het g...
Alsnog beperkt openbaar (laten) stellen (bij archiefbewaarplaatsen: door of namens de zorgdrager) van aangetroffen materiaal met bijzondere of strafrechtelijke en ‘gevoelige’ persoonsgegevens, op grond van artikel 15.2 Archiefwet. Dit voor een termijn bijvoorbeeld 50 of 75 jaar, tot er voldoende ...
Als materiaal zich ervoor leent, kolommen of onderdelen met bijzondere/strafrechtelijke of gevoelige persoonsgegevens onleesbaar maken. Voor een toelichting zie de notitie over het publiceren van gezinskaarten. Zie ook het document: Maskeren van kolommen met bijzondere persoonsgegevens.
Raadpleging in een besloten online omgeving, ‘de digitale studiezaal’, waar geregistreerde gebruikers toegang toe hebben via bijvoorbeeld hun DigiD of, minder zwaar, via door henzelf gekozen inlogcodes. Laat de zwaarte van de inlog afhangen van het privacyrisico verbonden aan het betreffende arch...
Bij digitaal archief, of het nu gaat om digitaal geboren materiaal (digital born) of gescande originelen, kunnen - combinaties van - aanvullende maatregelen worden genomen. Bij digitaal geboren archief is het toepassen van privacy by design uiteraard van groot belang, ook bij de overbrenging kan...
Wanneer een termijn langer dan 75 jaar nodig is voor beperkingen op de openbaarheid van archieven, moeten zorgdragers die onder de Archiefwet vallen hiervoor op grond van artikel 15.4 van de Archiefwet toestemming hebben van de minister van OCW of de provincie. In het voorstel van wijziging van...
Pseudonimiseren van (de toegang op) het archief, dat wil zeggen de (bijzondere/strafrechtelijke of gevoelige) persoonsgegevens weglaten in de online publieksversie, maar wel behouden in de originele versie. Voorbeeld: bij bouwvergunningen de Burgerservicenummers - als deze zijn opgenomen - van de...
Op grond van Archiefwet 15.3 en 17.1 kan een verzoeker alsnog toegang gegeven worden tot beperkt openbaar archief, onder voorwaarden zoals beschreven in Uitvoeringswet AVG artikelen 24 en 32f. Neem die voorwaarden op in de tekst van het formulier waarmee een dergelijke aanvraag gedaan wordt. Voo...
Je kunt maatregelen nemen tegen de vindbaarheid van de persoonsgegevens door zoekmachines zoals Google. Bijvoorbeeld het niet voorzien van een OCR-laag van scans. NB. Aandachtspunt: hierbij is het nodig de technische ontwikkelingen in de gaten te houden en hiermee gelijke tred te houden.
Zie hoe het Historisch Centrum Overijssel handelt met online zetten van bouwvergunningen Bouwvergunningen bij het Historisch Centrum Overijssel. Ook een voorbeeld van maskeren van bijzondere of gevoelige persoonsgegevens bij de Gezinskaarten van het Bevolgingsregister in Amsterdam
Aanvullend op het onder voorwaarden inzage geven van beperkt openbaar archief, kun je maatregelen nemen zoals raadpleging onder toezicht, bijvoorbeeld in een aparte ruimte. Je kunt ook een verbod instellen op gebruik van camera en telefoon en op het maken van kopieën. Dit kun je opnemen in de hui...
Je kunt een toegang op een archief of archiefonderdeel pseudonimiseren, bijvoorbeeld namenindexen op een archief of archiefonderdeel, of namen al dan niet in combinatie met andere persoonsgegevens in een inventaris of index. Dat wil zeggen, de persoonsgegevens in het origineel van de index of in...
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Veel gestelde vragen en antwoorden over openbaarheid en privacybescherming bij archiefinstellingen. Deze vragen en antwoorden zijn specifiek op de taakuitvoering van archiefinstellingen gericht. Deze vragen en antwoorden zijn gericht op zowel archiefinstellingen die onder de Archiefwet vallen als instellingen die daar niet onder vallen.