2. Hoe bepaal ik de verwerkingsverantwoordelijkheid bij schenking, bewaargeving of bruikleen van particulier archief?

Bij het bepalen van de vraag wie verwerkingsverantwoordelijke is en wie verwerker in de zin van de AVG, is het essentieel om de vraag te beantwoorden: wie bepaalt doel en middelen voor de verwerkingen? Diegene is de verantwoordelijke.

Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid

Er is ook een gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid mogelijk op basis van artikel 26 van de AVG. Ook in zo’n geval moet je met de schenker, bewaargever of bruikleengever regelen hoe je het wilt, als het maar transparant op schrift is gesteld en uiteraard niet in strijd met enige wet.
Het is van belang in elk geval een procedure te hebben voor wie aanvragen van burgers op grond van hun AVG-rechten afhandelt en wie bijvoorbeeld een melding moet doen bij een datalek.

Schenking

Bij schenking gaat de verwerkingsverantwoordelijkheid in beginsel over naar de archiefinstelling.

Bewaargeving en bruikleen

Bij bewaargeving en bruikleen zijn er twee varianten mogelijk: een verhouding verantwoordelijke-verwerker óf een gezamenlijke verwerkings-verantwoordelijkheid op basis van AVG art 26. Daarnaast kan de archiefinstelling in de eigen privacyverklaring opnemen, hoe zij de eigen rol ziet.
Stroomschema verwerkingsverantwoordelijkheid Model privacyverklaring beheer archieven