Alle leden mogen wijzigen
Voogdij is het wettelijk gezag over minderjarigen die niet (meer) onder de ouderlijke macht staan. Voogdijschap wordt uitgeoefend door een voogd, die door de rechter of bij testament wordt aangewezen. Al vanaf het begin van de 20ste eeuw werd in ieder kantongerecht (rechtbank) een bijzonder voogdijregister bijgehouden door de griffier van het kantongerecht in de geboorteplaats van de minderjarige. In dit openbare register werden allerlei voogdijbeschikkingen van kinderrechters en kantonrechters opgetekend. Rond het midden van de vorige eeuw wordt het register in boekvorm vervangen door zogeheten losse voogdijregisterkaarten. Pas in de jaren 70 wordt middels het Burgerlijk Wetboek, Boek 1, de grondslag geregeld voor voogdijzaken. Volgens artikel 244 berusten bij rechtbanken openbare registers, waarin aantekeningen worden bijgehouden die betrekking hebben op rechtsfeiten op of over minderjarigen uitgeoefend gezag. In het Besluit voogdijregisters zijn nadere bepalingen opgenomen over onder andere welke specifieke gegevens met betrekking tot de rechtsfeiten (rechterlijke beslissingen) worden opgenomen dan wel vastgelegd in het register. Bij een wijziging van het Besluit voogdijregisters in 1997 is de naam van het besluit gewijzigd in gezagsregisters. De benaming van het register is gewijzigd in verband met het feit dat het niet langer alleen om voogdijbeslissingen gaat, maar ook om beslissingen omtrent het gezag. Vanaf 2014 wordt er gesproken van een centraal gezagsregister, waarbij het uitgangspunt is dat de toegang tot dit register digitaal plaatsvindt.
In een voogdijregister staan alle voogdijuitspraken vermeld van kinderen die binnen een bepaald kanton geboren zijn. Later is dit register vervangen door de voogdijregisterkaarten. De registerkaarten zijn opgemaakt voor ieder kind waarover een voogdijbeslissing is genomen, zoals kinderen waarvan de ouders zijn gescheiden, waarvan een ouder is overleden, kinderen die uit huis zijn geplaatst of waarvan de ouders uit de ouderlijke macht zijn gezet of ontheven. Het voogdijregister en de voogdijregisterkaarten worden per geboortejaar van de betrokkenen in alfabetische volgorde op jaar van meerderjarigheid bewaard. Op de registerkaarten wordt de naam, geboortedatum en de geboorteplaats van het kind, de namen van zijn/haar ouders en de namen van benoemde (toeziend) voogd(en) vermeld. Op de kaart is verder bijgehouden op welke datum er een beslissing is genomen met betrekking tot voogdij, de inhoud van de beslissing, wie (instantie) de beslissing heeft genomen en/of het (registratie)nummer van de beslissing. De voogdijregisters en voogdijregisterkaarten die bij een rechtbank berusten zijn openbaar. Met openbaar wordt hier bedoeld dat eenieder die informatie uit deze registers wenst, dit kosteloos kan krijgen in de vorm van een uittreksel. Voorwaarde is wel dat bij een verzoek om informatie bepaalde persoonsgegevens worden meegegeven. Hierbij dient wel vermeld te worden dat de dossiers die aan de voogdijregisterkaarten ten grondslag liggen niet openbaar zijn. Deze worden met een beperking aan de openbaarheid overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
Rechtbankarchieven zijn overheidsarchieven en vallen onder de werking van de Archiefwet 1995. Op grond van artikel 12 van genoemde wet wordt iedere overheidsorganisatie geacht haar archieven na 20 jaar over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Bij overbrenging kan een beperking aan de openbaarheid gesteld worden op grond van de bepalingen in artikel 15 eerste lid van de Archiefwet 1995.
Bij het overbrengen van voogdijregisters en voogdijregisterkaarten draagt de rechtbank de zorg en beheer voor deze openbare archiefbescheiden over aan de algemene rijksarchivaris. Openbaar vóór overbrenging betekent openbaar ná overbrenging. Echter, kan op grond van de AVG bij een overbrenging nog gesproken worden van ‘openbare’ registers? Is de AVG van toepassing op deze informatie? Heeft de AVG voorrang boven de Archiefwet?
Een nadere analyse van de situatie wordt gedaan aan de hand van de volgende vragen:
Is de AVG van toepassing op de voogdijregisters en – registerkaarten vóór en ná overbrenging? Heeft de Archiefwet voorrang boven de AVG of staan ze op gelijke voet?
Indien de AVG van toepassing is, welke verwerkingen worden ten aan aanzien van de persoonsgegevens in de voogdijregisters en -registerkaarten uitgevoerd?
Welke grondslag in de AVG is van toepassing op de verwerkingen?
Welke (bijzondere) persoonsgegevens komen er voor in de voogdijregisters en -registerkaarten?
De AVG heeft met name betrekking op de bescherming van persoonsgegevens van nog levende personen. De voogdijregisters en de -registerkaarten zijn een administratie van rechterlijke beslissingen, gestructureerd op naam en geboortedatum van betrokkenen, die nog in leven kunnen zijn. De rechtbank heeft deze gegevens als verwerkingsverantwoordelijke verzameld en verwerkt om uitvoering te geven aan een wettelijke verplichting (artikel 244 Burgerlijk Wetboek, Boek 1). Op grond van deze verwerking is er sprake van toepassing van de AVG op de gegevens die in deze registers zijn opgenomen vóór overbrenging. Dit houdt praktisch in dat, hoewel de registers door eenieder kosteloos bevraagd kunnen worden (door middel van het indienen van een verzoek bij de griffier van de betreffende rechtbank), een belanghebbende niet zonder meer zelf toegang heeft tot deze gegevens.
Artikel 14 van de Archiefwet 1995 stelt dat archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten openbaar zijn, tenzij daar op grond van andere artikelen in de wet beperkingen zijn gesteld aan de openbaarheid. Bij een overbrenging kan een overheidsorgaan op basis van artikel 15 eerste lid Archiefwet 1995 voor een bepaalde termijn beperkingen stellen aan de openbaarheid van het archief. Archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar krijgen geen beperking meer. De rechtbanken dragen de voogdijregisters en -registerkaarten over aan een archiefbewaarplaats zonder beperkende bepalingen omdat deze openbaar zijn. De archiefbewaarplaats (in deze het Nationaal Archief) op haar beurt, ontvangt en beheert deze registers op grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995. Overbrenging zonder beperkende bepalingen houdt in dat eenieder bevoegd is die archiefbescheiden te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Echter, het overbrengen van de voogdijregisters neemt niet weg dat de gegevens die hierin zijn opgenomen nog wel betrekking hebben op nog in leven zijnde personen en al dan niet ouder dan 75 jaar zijn (de langste termijn voor beperking aan de openbaarheid volgens de Archiefwet). Dus ook ná overbrenging is de AVG van toepassing op de voogdijregisters en -registerkaarten. De AVG en de Archiefwet 1995 vullen elkaar in deze casus dus aan. Enerzijds dient het overheidsorgaan te voldoen aan de wettelijke verplichting haar archiefbescheiden over te brengen naar een archiefbewaarplaats en anderzijds op grond van de AVG de waarborg voor degelijke gegevensbescherming in acht te nemen.
Het Nationaal Archief is als beheerder van de registers en registerkaarten de ‘nieuwe’ verwerkingsverantwoordelijke en is als ‘overheidsinstantie degene die het doel van en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens in deze registers vaststelt.’ Volgens artikel 4 van de AVG wordt onder persoonsgegevens ‘alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene)’ verstaan. Verwerkingen, wordt volgens hetzelfde artikel gedefinieerd als ‘een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.’
Overgedragen voogdijregisters en -registerkaarten aan een archiefbewaarplaats zijn fysieke (papieren)bestanden, gestructureerd op naam of op jaar van meerderjarigheid toegankelijk. De AVG definieert een bestand als ‘elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd of gedecentraliseerd is dan wel op functionele of geografische gronden is verspreid.’ Een archiefbewaarplaats ontvangt deze archiefbescheiden op grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 ten behoeve van ieders recht tot inzage in informatie. Om dit recht te faciliteren voert het Nationaal Archief als verwerkingsverantwoordelijke verwerkingen uit ter bevordering van de zelfredzaamheid van iedere bezoeker/verzoeker. Uiteindelijk is het de bedoeling dat eenieder informatie uit deze archiefbescheiden kan zoeken en vinden. Verwerkingen met betrekking tot de registers en registerkaarten zijn: het fysiek doornemen van de registerkaarten op aanwezigheid (bestandscontrole) en de vastlegging hiervan in een collectiebeheersysteem, het opnemen van eventuele beperkende bepalingen ten aanzien van de archiefbescheiden, het opmaken van een archiefinventaris die dient als index (ook wel nadere toegang genoemd) op de registers en registerkaarten, het eventueel anonimiseren van persoonsgegevens ten behoeve van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer en het (online) beschikbaar stellen waardoor eenieder zonder gerede inspanning de gewenste informatie kan vinden.
Op de verwerkingen die het Nationaal Archief als verwerkingsverantwoordelijke uitvoert ten aanzien van de persoonsgegevens in de voogdijregisters en – registerkaarten is artikel 6 lid 1 onder c en e van toepassing. De verwerking is enerzijds noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke (het Nationaal Archief) rust en anderzijds ook voor de vervulling van een taak van algemeen belang. Wat nu precies onder algemeen belang moet worden verstaan, is in de AVG niet duidelijk. Volgens de overweging 158 van de AVG ‘wanneer persoonsgegevens voor archiveringsdoeleinden worden verwerkt, dient deze verordening ook voor verwerking met dit doel te gelden, met dien verstande dat deze verordening niet van toepassing mag zijn op persoonsgegevens van overleden personen. Overheidsinstanties (…) die in het bezit zijn van gegevens van algemeen belang moeten diensten zijn die, (…) wettelijk verplicht zijn gegevens van blijvende waarde voor het algemeen belang te verwerven, te bewaren, te beoordelen, te ordenen, te beschrijven, mee te delen, onder de aandacht te brengen, te verspreiden en toegankelijk te maken.’ De AVG gaat als internationale regeling boven nationale wetgeving, zoals de Archiefwet. Echter de AVG laat op verschillende punten ruimte voor het regelen van zaken in nationale wetgeving. Zo biedt artikel 89 lid 1 van de AVG een nadere bepaling voor ‘verwerkingen met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk onderzoek of statistische doeleinden. Deze verwerkingen zijn onderworpen aan passende waarborgen in overeenstemming met deze verordening voor de rechten en vrijheden van de betrokkene.’ De waarborgen die hier bedoeld worden hebben betrekking op technische en organisatorische maatregelen die een minimale gegevensverwerking verzekeren. Een dergelijke maatregel zou pseudonimiseren kunnen zijn, maar als er een verdere verwerking gedaan kan worden waarbij de identificatie van betrokkenen niet of niet langer wordt toegelaten, moet deze maatregel verwezenlijkt worden. In het laatste geval zou er dus sprake kunnen zijn van anonimiseren.
In de voogdijregisters en –registerkaarten komen voornamelijk ‘gewone’ persoonsgegevens voor in de zin van artikel 4 lid 1 van de AVG. Er komen geen bijzondere persoonsgegevens voor in de zin van artikel 9 lid 1 van de AVG (‘persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid’).
Rechtbanken hebben op basis van een wettelijke taak openbare voogdijregisters en -registerkaarten opgemaakt en beheerd. Deze registers en kaarten zijn op grond van de Archiefwet 1995 overgebracht naar een archiefbewaarplaats alwaar ze door eenieder geraadpleegd kunnen worden. Deze registers en kaarten bevatten in eerste instantie gegevens over minderjarige personen die door een rechterlijke beslissing of door een uiterste wilsbeschikking onder voogdijschap zijn geplaatst. Deze gegevens zijn persoonsgegevens in de zin van de AVG.
Als archiefinstelling en verwerkingsverantwoordelijke ná overbrenging doet het Nationale Archief ten behoeve van de (digitale) beschikbaarstelling een minimale verwerking door de op naam en of jaar gestructureerde bestanden te voorzien van een index (nadere toegang). Ondanks het feit dat de registers openbaar zijn, zouden er volgens de AVG passende waarborgen (technische en organisatorische) genomen moeten worden om een minimale gegevensverwerking te verzekeren.
Met andere woorden de gegevens moeten dusdanig verwerkt zijn dat zonder onevenredige inspanning de betrokkene niet meteen te identificeren is door een derde. Echter, de AVG kan buiten toepassing gelaten worden indien een dergelijke waarborg de identificatie van betrokkenen niet of niet langer wordt toegelaten. Het Nationaal Archief mag de gegevens die de voogdijregisterkaarten bevatten verwerken in het kader van algemeen belang.
Om de vindbaarheid van de informatie op de registerkaarten te waarborgen en de zelfredzaamheid van de onderzoeker te faciliteren, wordt een minimale bewerking gedaan door in de inventaris de aanwezigheid van deze kaarten te benoemen maar geen informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon daarbij te tonen. Zo blijven de kaarten ‘openbaar’ en is de informatie met gerede inspanning op te sporen.
5-6 Voogdijregisterkaarten (kaarten op inv.nrs. 100-112) 1986-1989
1 kaartsysteem in 2 delen
Geordend op jaar meerderjarigheid (geboortejaren 1965-1971).
Daarbinnen alfabetisch geordend op achternaam. De kaarten betreffende personen, geboren in 1969, ontbreken grotendeels. Enkele zijn te vinden in de reeks van 1966. In 1988 werd de meerderjarigheid gewijzigd van de leeftijd van 21 jaar naar 18 jaar. De registerkaarten van onder voogdijgestelden met de geboortejaren 1970 en 1971 werden "vervroegd", respectievelijk in de jaren 1988 en 1989 afgesloten.
5 geboortejaren 1965 (A-Z), 1966 en 1969 gedeeltelijk (A-Z), 1967 en
1970 (A-F), 1986-1988
6 geboortejaren 1967 en 1970 (G-Z), 1968 en 1971 (A-Z), 1988-1989
Particuliere archiefvormers verzamelen (bijzondere) persoonsgegevens voor hun welbepaalde, uitdrukkeli...
Het is van belang om een protocol te hebben vastgesteld, dat gevolgd kan worden in geval er een vermee...
"Als adviseur wil ik weten wat de Do's en Don'ts zijn van archiving by design zodat ik kan leren van d...