Het formuleren van een missie. Auteur: Lianne van Beek, Erfgoed 's-Hertogenbosch

Organisatorische setting

Erfgoed 's-Hertogenbosch is een afdeling van gemeente 's-Hertogenbosch. De afdeling is een aantal jaren geleden ontstaan uit een samenvoeging van de gemeentelijke afdeling Bouwhistorie, Archeologie en Monumenten (BAM), het Stadsarchief ’s-Hertogenbosch en Vestingwerken. De uitwerking van deze opdracht heeft betrekking op het deel van de afdeling dat voorheen het Stadsarchief was. Voor het gemak blijf ik die benaming gebruiken.

Het stadsarchief beheert ongeveer 7 kilometer archief: de archieven van de gemeente ’s-Hertogenbosch en de rechtsvoorgangers en een groot aantal particuliere archieven. Drie dagen per week is er de mogelijkheid stukken te raadplegen in de studiezaal. Gemeente ’s-Hertogenbosch heeft een gemeentearchivaris. Binnen de gemeente zijn er een functionaris voor de gegevensbescherming (FG), een privacyofficer en een tiental privacy-aanspreekpunten aangesteld.

Situatie

In het voorjaar van 2018, aan het einde van de implementatieperiode van de AVG, is er door de privacyofficer en het privacy-aanspreekpunt van de sector waartoe de afdeling behoort een inventarisatie gedaan van de manieren waarop het Stadsarchief persoonsgegevens verwerkt. Er zijn toen enkele aanpassingen in de werkwijze gedaan. Bezoekers moesten zich bijvoorbeeld opnieuw inschrijven, het bezoekersreglement is aangepast en er is een privacyverklaring aan de website van Erfgoed ’s-Hertogenbosch toegevoegd.

In het kader van een professionaliseringsslag wordt op dit moment een aantal zaken binnen het Stadsarchief grondig herzien. De uitvoering van de AVG is er daar een van. Het AVG-compliant maken van het Stadsarchief maakt deel uit van een groter project omtrent openbaarheid.

Er is geconcludeerd dat de aanpassingen die in 2018 gedaan zijn niet afdoende zijn. Als archiefinstelling verwerken wij veel meer persoonsgegevens dan alleen die gegevens die te maken hebben met onze dienstverlening aan bezoekers. De privacyverklaring die op de website is geplaatst is een generiek document: dezelfde als die voor de gehele gemeente. Deze privacyverklaring heeft alleen betrekking op het informatiebeleid op de website.

Voor het AVG-compliant maken van het Stadsarchief willen wij gebruik maken van de ‘Guidance on data protection for archive services. EAG guidelines on the implementation of the General Data Protection Regulation in the archive sector’.[1] Deze richtlijnen zijn geen verplichting, maar zijn bedoeld als handreiking voor archiefinstellingen. Ze zijn ook nog in ontwikkeling en kunnen aangepast worden op basis van nieuwe jurisprudentie en inzichten. Voor de archiefsector zijn er, naar ons weten, geen alternatieve richtlijnen.

Een van de verplichtingen waar een archiefinstelling volgens de ‘Guidance’ aan moet voldoen, is het voorzien in informatie over onze missie: “the principle of ‘transparency’ means ‒ among other things ‒ that archive services have to publish clear, user-friendly information on their mission, and in particular why and how they process personal data, and how data subjects can access them.”[2]

Het is ons niet duidelijk wat er precies bedoeld wordt met een missie(document) en wat er in opgenomen zou moeten worden.

Daarnaast is er in de ‘Guidance’ sprake van het voorzien in een selectiedocument (“Archival institutions should publish the general criteria that they apply for the selection of documents for permanent preservation and should be able to explain why they decided to retain specific archival fonds containing personal data”).[3] Is het wellicht mogelijk om een combinatie van beide documenten te maken?

In deze opdracht wordt verkend hoe we aan de eis om informatie te verschaffen over onze missie kunnen voldoen en of de combinatie met een selectiedocument mogelijk is.

Wat is een missie?

In de AVG en de UAVG wordt het woord ‘missie’ niet genoemd. Bij de eerste vermelding van de term ‘mission’ in de ‘Guidance’ wordt deze verbonden aan het grondbeginsel ‘transparantie’.

AVG Overweging 39: “(…) Overeenkomstig het transparantiebeginsel moeten informatie en communicatie in verband met de verwerking van die persoonsgegevens eenvoudig toegankelijk en begrijpelijk zijn, en moet duidelijke en eenvoudige taal worden gebruikt. Dat beginsel betreft met name het informeren van de betrokkenen over de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke en de doeleinden van de verwerking, alsook verdere informatie om te zorgen voor behoorlijke en transparante verwerking met betrekking tot de natuurlijke personen in kwestie en hun recht om bevestiging en mededeling te krijgen van hun persoonsgegevens die worden verwerkt.(…)”[4]

Is de missie dan niets anders dan het informeren over de reden en manier van verwerking van persoonsgegevens door de archiefbeherende organisatie? Dat blijkt niet geheel het geval. Het begrip ‘mission’ wordt in de ‘Guidance’ ook op een andere manier gebruikt. Dat zien we bij deze passage over dataminimalisatie: “Archivists enforce the principle of data minimisation differently than scientists and statisticians. Firstly, they select records that contain personal data for permanent preservation only when it is really necessary to do so pursuant to the mission that the law assigns to their archive service.”[5]

Hieruit lijkt het mogelijk te concluderen dat de missie af te leiden is uit de wettelijke grondslagen op basis waarvan archiefinstellingen hun taak uitvoeren. Onze missie als Stadsarchief zou dan waarschijnlijk samenvallen met artikel 3 van de Archiefwet: ”De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.”

Maar de missie wordt in de ‘Guidance’ ook in verband gebracht met niet-wettelijke grondslagen: “Bodies that have a historical research mission, but do not have a legal obligation to acquire and process archives, can process business archives containing personal data for historical research purposes. Both the principle of “purpose limitation” and that of “storage limitation” (art. 5(1), points b) and e)) allow in fact for derogations not only for archiving purposes in the public interest, but also for historical research purposes. Such derogations are subject to implementation of appropriate measures in order to safeguard the rights and freedoms of the data subject. The interpretation of such provisions will become progressively clearer, as long as DPAs and the EDPB issue decisions and guidelines.”[6]

Het is dus afhankelijk van de missie van een instelling of er mag worden gearchiveerd in het algemeen belang of dat er gearchiveerd mag worden voor onderzoeksdoeleinden. De missie bepaalt of er, na het voorzien in passende waarborgen, op punten afgeweken mag worden van de AVG.[7] In sommige gevallen gaat de uitvoering van de (wettelijke) missie voor op verzoeken van individuen.[8]

Hoewel de ‘Guidance’ geen heldere definitie geeft van wat een missie is, denk ik het te kunnen samenvatten als ‘de al dan niet wettelijke reden van bestaan of doelstelling van de archiefverwerkende organisatie’.

Het missiedocument

Informatie over de missie moet gepubliceerd worden, zodat iedereen daar kennis van kan nemen. Als we lezen “that archive services have to publish clear, user-friendly information on their mission, and in particular why and how they process personal data, and how data subjects can access them” dan volgt het tweede deel niet noodzakelijkerwijs uit het eerste. Het waarom en hoe van de verwerking van persoonsgegevens en de manier van inzien hoeft niet bij de informatie over de missie gegeven te worden. Het is echter wel een logische aanpak om deze informatie in één document te gieten. Dat is voor de geïnteresseerden wel zo overzichtelijk en transparant, dus passend bij de geest van de AVG.

De invulling van het missiedocument is eigenlijk een antwoord op basale ‘wie-, waarom-, hoe-vragen. Maar het belang ervan kan niet onderschat worden, zeker niet voor instellingen waarvoor het (permanent) bewaren van archief geen wettelijke plicht is. Op basis van een weloverwogen geformuleerde missie kan door die instellingen aanspraak gemaakt worden op de mogelijkheid om (delen van) archieven permanent te bewaren ten behoeve van historisch onderzoek.

De AVG biedt geen pasklare oplossingen, ook niet voor het missiedocument. Je stelt zelf de kaders en geeft daar een onderbouwing voor. De vraag naar de identiteit en het doel van de archiefbeherende instelling kan op veel manieren geïnterpreteerd worden. Ik zou het willen opvatten als een gelegenheid om je rol als maatschappelijke instelling te definiëren. Om de archivistische (meer)waarde uit te leggen aan een groter publiek. Dit draagt bij aan het vergroten van het draagvlak en begrip bij een groter publiek. Het past ook bij de algemene ontwikkelingen in het archiefwezen: in de na de zomer te verwachten conceptversie van de herziene Archiefwet worden – in analogie met de Bibliotheekwet - deze waarden ook expliciet uitgesproken.[9]

Bij het opstellen van een missiedocument zou ik uit willen gaan van de beantwoording van de volgende vragen:

• Wie zijn wij als archiefbeherende instelling (overheid, particulier, bedrijf , etc.)?

• Waarom bestaat onze instelling?

• Wat zijn onze doelstellingen (algemeen/met betrekking tot het beheren van archieven)?

• Heeft onze archivering een wettelijke basis en zo ja, welke?

• Welke archieven hebben we?

• Waarom hebben we die?

• Hoe gaan we om met de persoonsgegevens in die archieven?

• Onder welke grondslagen van de AVG verwerken wij persoonsgegevens?

• Hoe kan iemand toegang krijgen tot zijn/haar gegevens in de archieven?

• Hoe kan iemand gegevens aanpassen/wissen, etc.?

Het selectiedocument

Wanneer we kijken naar de informatie die gepubliceerd zou moeten worden over de selectiecriteria[10], dan volgt die eigenlijk logisch uit de informatie over de missie, doelstelling en werkwijze. Het lijkt daarom niet nodig om hier een apart document over te publiceren. Dat zou zelfs verwarrend kunnen zijn voor de mensen die informatie zoeken, en dat staat weer haaks op de uitgangspunten van de AVG. Het is dus aan te raden binnen het missiedocument een kopje op te nemen, waarin uitgelegd wordt wat bewaard wordt en wat niet, en waarom.

Het missiedocument van Erfgoed ‘s-Hertogenbosch

We waren ons er al van bewust dat er nog niet voldoende gedaan was aan de implementatie van de AVG bij het Stadsarchief (zie §2). Wanneer we de punten die idealiter in een missiedocument staan op een rij zetten, dan blijkt de achterstand aanzienlijk. Voor we een compleet missiedocument kunnen formuleren, moet er dus beleid ontwikkeld worden om de hiaten te vullen. Dat zal moeten gebeuren binnen het kader van het grotere project waarvan in §2 sprake is. Als trekker van dit project –dat nog in de allereerste fase is- heb ik hierbij een aantal overwegingen:

• We hebben een bijzondere positie binnen de gemeente. Wij verwerken op grote schaal persoonsgegevens. Alle permanent te bewaren persoonsgegevens (en archieven/datasets, etc. in het algemeen) komen uiteindelijk bij ons terecht.

• Vanwege deze bijzondere positie moeten wij een eigen missie formuleren.

• Het is waarschijnlijk ook niet voldoende om mee te doen met het verwerkingsregister van de gemeente. We moeten de mogelijkheid tot het bijhouden van een eigen verwerkingsregister onderzoeken in overleg met de FG en de privacyofficer.

• Voor de standaard dienstverleningsprocessen is het waarschijnlijk afdoende om ons te confirmeren aan het gemeentebrede AVG-beleid. Voor de persoonsgegevens in onze archieven zijn wij de inhoudelijk experts en dus de enigen die – in overleg met FG en privacyofficer - geëigend zijn daar weloverwogen keuzes over te maken.

Pas wanneer er een beleid ontwikkeld is, kan er een compleet missiedocument opgesteld worden. In de bijlage wordt alvast een summiere voorzet gegeven.

Concept missie- en selectiedocument voor Erfgoed ’s-Hertogenbosch

De missie van Erfgoed ’s-Hertogenbosch: Onze archieven voor eeuwig, voor iedereen

Erfgoed ‘s-Hertogenbosch is een afdeling van gemeente ’s-Hertogenbosch. Een van onze taken als afdeling is het beheren van de historische archieven van de gemeente. Wij beheren zowel overheidsarchieven van de gemeente en haar rechtsvoorgangers, als de archieven van gemeenschappelijke regelingen en particuliere archieven.

Wettelijke taak

Het beheer van overheidsarchief is een wettelijke taak. In artikel 3 van de Archiefwet staat: ”De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.” Voor gemeentelijk archief geldt dat burgemeester en wethouders een zogeheten gemeentelijke archiefbewaarplaats aan moeten wijzen (artikel 31 Archiefwet). Dat is een depot bestemd voor archieven die bewaard moeten blijven en dat voldoet aan bepaalde eisen. Wij hebben zo’n depot.

De bepaling in artikel 3 betekent dat wij ervoor moeten zorgen dat de archieven een logische ordening hebben, dat ze onder goede omstandigheden bewaard worden en dat informatie eruit eenvoudig te vinden is. Niet alles in een archief hoeft voor eeuwig bewaard te blijven. We zijn zelfs verplicht om na een bepaalde periode archiefstukken te vernietigen die hun doel verloren hebben. Vergelijk het maar met wanneer u thuis een kassabon weggooit wanneer de garantietermijn verlopen is. Er zijn landelijk vastgestelde criteria voor wat er bewaard wordt en wat niet. Selectielijsten heten die.

Particuliere archieven

Particuliere archieven zijn alle archieven die niet ontstaan zijn bij de overheid. Wanneer de gemeentearchivaris een particulier archief de moeite waard vindt om veilig te stellen voor toekomstige generaties, dan kan hij of zij dat particuliere archief opnemen in de archiefbewaarplaats. Dat doet de gemeentearchivaris namens het college van burgemeester en wethouders. Als een particulier archief geschonken of in bruikleen gegeven wordt, gaat dat archief ook vallen onder de Archiefwet. Voor sommige particuliere archieven zijn er ook selectielijsten en ordeningsschema’s, bijvoorbeeld voor kerkelijke archieven. Voor andere archieven zijn die er niet. Die proberen we zoveel mogelijk op dezelfde manier te ordenen en op te schonen. Zo hebben verenigingen die qua activiteiten niets op elkaar lijken wel vaak dezelfde organisatiestructuur. Het archief van de geitenfokvereniging heeft bijvoorbeeld net zoals het archief van de carnavalsvereniging notulen van het bestuur en een financiële administratie.

Voor iedereen

Als Erfgoed ‘s-Hertogenbosch zien wij het als onze taak om de samenleving van vroeger en nu zo goed mogelijk te documenteren. Daarom willen we niet alleen overheidsarchieven opnemen, maar juist ook particuliere archieven van zoveel mogelijk verschillende delen van de samenleving. Daarbij willen we zo objectief mogelijk zijn. Politieke voorkeuren of onze persoonlijke smaak tellen niet mee. Het archief is er voor iedereen: iedereen moet zich vertegenwoordigd kunnen voelen in de archieven van Erfgoed ’s-Hertogenbosch.

Erfgoed ‘s-Hertogenbosch is er ook op een andere manier voor iedereen: iedereen mag bij ons onze archieven komen inzien. Ook hiervoor geldt: wij zijn neutraal. We hebben geen oordeel over wat u in wilt zien, maar staan klaar om u te helpen als u dat wilt.

Openbaar tenzij…

Onze archiefstukken zijn bedoeld om geraadpleegd te worden. Ons uitgangspunt is dat onze archiefstukken openbaar zijn. Maar dat kan niet altijd. Sommige archieven bevatten informatie die nog niet voor de ogen van iedereen bestemd is. Sommige openbaarheidsbeperkingen zijn landelijk vastgelegd, andere door de gemeentearchivaris namens het college van burgemeester en wethouders en sommige zijn bepaald door schenkers en bruikleengevers. In onze archieven zijn beperkingen aan de openbaarheid vrijwel altijd gesteld vanwege ‘eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer’ of vanwege ‘onevenredige bevoor- of benadeling van natuurlijke personen’. Dat komt erop neer dat de mensen over wie informatie in het archief zit er last van kunnen krijgen als andere mensen die informatie lezen of zien.

Maar een openbaarheidsbeperking is altijd tijdelijk. Op termijn wordt alle informatie openbaar. Wanneer de betrokkenen overleden zijn, of wanneer de kwesties die speelden verzacht zijn door de loop van de tijd, is er geen reden meer om het archiefstuk gesloten te houden. Als Erfgoed ’s-Hertogenbosch archiveren wij voor de eeuwigheid.

Dat betekent niet dat u nooit een in openbaarheid beperkt archiefstuk in mag zien. Onder bepaalde voorwaarden kan dat.

[Uitleg over de voorwaarden]

U heeft vast gehoord over de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de AVG. De AVG is een Europese privacywet, en gaat over de verzameling van persoonsgegevens. Dat is informatie die direct over iemand gaat, of naar die persoon te herleiden is. Erfgoed ’s-Hertogenbosch verzamelt heel veel persoonsgegevens. De AVG is bedoeld om ervoor te zorgen dat er niet te veel persoonsgegevens worden verzameld worden en dat die gegevens nadat ze niet meer nodig zijn vernietigd worden. Overtreedt Erfgoed ’s-Hertogenbosch dan niet de wet?

Voor archiefinstellingen is een uitzondering gemaakt in de AVG. Wij mogen ‘archiveren in het algemeen belang’ en voor het doen van wetenschappelijk of historisch onderzoek of voor statistische doeleinden. Dat betekent dat wij persoonsgegevens die anders vernietigd hadden moeten worden, mogen bewaren. Maar dat kan natuurlijk niet zomaar. Wij gaan daar heel zorgvuldig mee om. Dat doen wij op de volgende manieren[…]

Noten

[1] https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/freedom-information/access-documents/information-and-document-management/archival-policy/european-archives-group/guidance-data-protection-archive-services_en
[2] Guidance on data protection, 8.
[3] Guidance on data protection, 6.
[4] Verwant hieraan is AVG Overweging 58.
[5] Guidance on data protection, 12. De basis hiervoor zien we in AVG Overweging 158: “Overheidsinstanties of openbare of particuliere organen die in het bezit zijn van gegevens van algemeen belang moeten diensten zijn die, conform het Unierecht of het lidstatelijke recht, wettelijk verplicht zijn gegevens van blijvende waarde voor het algemeen belang te verwerven, te bewaren, te beoordelen, te ordenen, te beschrijven, mee te delen, onder de aandacht te brengen, te verspreiden en toegankelijk te maken.”
[6] Guidance on data protection, 13.
[7] Bijvoorbeeld bij het recht op verwijdering van persoonsgegevens en de manier van toegankelijk maken van archiefdocumenten. Guidance on data protection, 15 en 18.
[8] Guidance on data protection, 15: “Archive services, however, cannot accommodate data subjects’ requests, if that would imply violating the archive services’ statutory mission of preserving the integrity of archives and of arranging, describing and making them available to the public.”
[9] Als toegelicht door directeur-generaal Wolfensberger tijdens de Archiefdagen 2019.
[10] “Archival institutions should publish the general criteria that they apply for the selection of documents for permanent preservation and should be able to explain why they decided to retain specific archival fonds containing personal data.”