Wie is verwerkingsverantwoordelijke (AVG) als de archiefdienst een GR is?
Volgens de AVG heb je een verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een ...
Vijf vragen m.b.t. de openbaarheid van bouwdossiers
- feb 2021
- Isabelle Toussaint
- ·
- Aangepast 27 jun
- 6
- 43
Hoe gaan andere archiefinstellingen om met de openbaarheid van bouwdossiers? En dan met name het online ter beschikking stellen van deze dossiers. Hierover kan ik op KIA geen (recente) informatie terugvinden en we zien in de praktijk dat archiefinstellingen hier heel divers mee omgaan. Hieronder volgen 5 vragen. Hopelijk kan iemand een of meer van de vragen beantwoorden.
In bouwdossiers komen bouwtekeningen voor waar auteursrecht op rust. Vanaf welk jaartal maken jullie bouwdossiers online openbaar (op een website)? Er vanuit gaande dat je hiervoor geen toestemming hebt van de auteursrechthebbende (of is er een eenvoudige manier om toch toestemming te krijgen?) En hoe verantwoorden jullie deze handelswijze juridisch?
In bouwdossiers komen uiteraard ook persoonsgegevens voor. Ik neem aan dat niemand meer persoonsgegevens van nog levende personen in bouwdossiers online plaats, of wel? Hoe gaan jullie om met het ter beschikking stellen van bouwdossiers met het oog op de persoonsgegevens die daarin voorkomen, zowel op de website als het digitaal ter beschikking stellen aan 1 aanvrager. Welke maatregelen treffen jullie? (Worden bijvoorbeeld aanvraagformulieren niet ter inzage gegeven of worden persoonsgegevens gemaskeerd)
De zorgdrager heeft na overbrenging vaak nog toegang tot de bouwdossiers. Mag de zorgdrager de dossiers na overbrenging volgens jullie nog delen met derden (zoals de Brandweer) en zo ja, wie is wanneer verantwoordelijk en welke afspraken hebben jullie hierover gemaakt?
Beschikken jullie daarnaast over een lijst t.a.v. gebouwen die met het oog op de veiligheid beperkt openbaar zouden moeten zijn? Zouden deze lijsten gedeeld kunnen worden?
Tot slot nog een vraag met betrekking tot de nog over te brengen bouwdossiers: hebben jullie bepaalde afspraken gemaakt met de zorgdrager over het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van de bouwdossiers in de verklaring van overbrenging?
Wij zijn erg benieuwd naar jullie reacties!
Verken
Praktisch handvat uitspraak rechtszaak Erfgoed Leiden/uitgever Voet
Tussen 2016 en 2018 hebben veel archieven hun prentbriefkaartencollecties grotendeels op zwart gezet d...
Enthousiastelingen gezocht: wie wil meewerken aan updaten KVAN/BRAIN modellen?
Beste vakgenoot, Sinds enige jaren beheren KVAN/BRAIN en LOPAI de zogenaamde archiefmodellen v...
Reacties
Hi,
Online toegang verlenen tot bouwdossiers binnen de wettelijke kaders - HCO.pdfIk heb op Toegang tot data gedeeld wat wij ermee hebben gedaan - online beschikbaar stellen via e-loket. 11 juni 2020 geplaatst, met een aantal reacties. Ik kan hier helaas niet direct verwijzen naar die post, maar deze pdf deel ik daar.
Verder zijn wij ook nog bezig met deze en "nieuwe' bouwdossiers. Ook zijn er bij ons inmiddels weer nieuwe vragen met name mbt persoonsgegevens, dus ik volg deze blog en de reacties graag!
Peel en Maas bereidt een portaal voor om de beschrijvingen van de bouwvergunningen openbaar te zetten. De dossier/zaak-omschrijving is dan alleen het adres te zien. De aanvrager kan zelf het dossier/zaak-referentienummer vinden en aanvragen.
Om de inhoud te kunnen raadplegen kiezen wij er voor, dat de verzoeker de vraag om documenten aan ons moet stellen. Wij vinden de binnenkant van een gebouw ook een vorm van privacy.
Door de aanvraag maakt de gebruiker zich formeel (NAW) bekend en kunnen wij nog terug zien wie een vergunning heeft ingezien. De bezoekersgegevens worden een jaar bewaard.
De auteursrechten zullen wij altijd respecteren. Als er op documenten nog auteursrecht rust worden deze alleen verstrekt op dezelfde wijze zoals hierboven beschreven.
Ook vanwege de persoonsgegevens heben wij gekozen voor bovenstaande werkwijze.
Het delen van dossiers door de zorgdrager met de brandweer mag zeker. Het belang van veiligheid weegt zwaarder dan de privacy. De zorgdrager kan met de brandweer ook een verwerkersovereenkomst afsluiten. Bovendien hoort de bandweer, net als wij, ook goed om te gaan met privacygevoelige zaken.
Omdat wij nog als intermediair functioneren is een lijst, bij ons, niet nodig. De drempel van aanvragen maakt dat mensen minder geneigd zijn om misbruik te maken.
Voor de over te brengen bouwdossiers zullen wij geen beperking opnemen omdat het door onze werkwijze niet nodig is.
Het leveren van de documenten kost nog nu wel nog wat tijd.
Bedankt voor je reactie Leoniek Vrielink en voor het delen van het duidelijke en uitgebreide document! Erg fijn om te hebben. Bij het West-Brabants Archief gaan wij heel vergelijkbaar om met de bouwdossiers. Daarbij heb ik nog 2 aanvullende vragen. Begrijp ik het goed dat jullie bouwdossiers ouder dan 110 jaar volledig op de website plaatsen (inclusief aanvraagformulier en bouwtekening), waarmee je m.b.t. het auteursrecht dus ook een lijn trekt op 110 jaar? Of heb ik dit verkeerd begrepen? Daarnaast heb je het over de nog niet formeel overgebrachte bouwdossiers, waarbij je schrijft: "Er hoeft geen inzage gegeven te worden in openbare
archiefstukken, maar er moet informatie openbaar gemaakt worden." Zou je nog willen toelichten hoe jullie dan precies omgaan met aanvragen van nog niet overgebrachte bouwdossiers? Of verwijzen jullie daarvoor door naar de zorgdrager? Alvast bedankt!
Bedankt voor je reactie Toos Wilms! Aanvullend heb ik nog 2 vragen. Hoe bepalen jullie precies of er nog auteursrecht rust op een bouwtekening? Gaan jullie uit van een bepaalde termijn en zo ja, welke? Hebben jullie daarnaast schriftelijke afspraken met de zorgdrager over het delen van de dossiers met derden? Mag de zorgdrager dit met iedere derde delen die zij willen of zijn jullie van deze partijen op de hoogte? Hebben jullie verder ook iets geregeld over wie verantwoordelijk is op het moment van delen? Alvast bedankt!
Hoe bepalen jullie precies of er nog auteursrecht rust op een bouwtekening? Bouwtekeningen worden veelal alleen gevraagd voor eigen gebruik door een makelaar, een bouwbedrijf, historisch onderzoek of een koper van het betreffende gebouw. Deze mensen kunnen de tekening voor dat specifieke gebruik krijgen. Wij krijgen nooit vragen zonder deze inhoudelijke relatie. Ofwel wij vragen naar de relatie.
Gaan jullie uit van een bepaalde termijn en zo ja, welke? De termijn die we hanteren in auteursrechten kwesties is 70 jaar na het overlijden van de maker (als deze een rechtsopvolger heeft).
Hebben jullie daarnaast schriftelijke afspraken met de zorgdrager over het delen van de dossiers met derden? Onze gemeente is zelf de zorgdrager.
Mag de zorgdrager dit met iedere derde delen die zij willen of zijn jullie van deze partijen op de hoogte? Hebben jullie verder ook iets geregeld over wie verantwoordelijk is op het moment van delen? Wij vragen altijd naar de inhoudelijke relatie van de klant met het gevraagde bouwdossier en wijzen zo nodig op de consequenties.
In de wet BAG is geregeld dat via brondocument de vergunning is te vinden. Voor raadpleging van de BAG is door het Kadaster gecontroleerde toegang geregeld. In de Geldende Woningwet vind ik geen openbaar register meer. Jullie wel?
Zoals je weet, ik werk in Rotterdam.
1) wij hebben de bouwtekeningen nog niet gedigitaliseerd. Wel vormen we ons een mening hierover. Je kunt in nader contact met me.
2) Tot op heden is jouw visie onze werkwijze, maar dit wordt gewijzigd.
3) Inzage anders dan door zorgdrager gaat met toestemming van de GA
4) Lijst met gevoelige objecten wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld
5) Dit wordt per overbrenging bekeken