3. Do's Archiving by Design

"Als adviseur wil ik weten wat de Do's en Don'ts zijn van archiving by design zodat ik kan leren van de ervaringen van anderen."

Aan de hand van deze user story, heeft het scrumteam onderstaande Do's geformuleerd.

Voorbereiding

• Zorg dat je voldoende draagvlak hebt, door de juiste stakeholders om tafel te krijgen. Hieronder vallen ook de afnemers van ‘jouw’ informatie binnen de informatieketen.

• Weet wat er landelijk en binnen de organisatie speelt en haak aan op projecten en ontwikkelingen om vanuit het archiveringsperspectief advies te geven.

• Inventariseer bij welke systemen en applicaties het toepassen van Archiving by Design op dit moment in de tijd en geld loont.

Uitgangspunten

• Er moet een verandercontext zijn (meestal een project). Sec het op orde krijgen van informatiebeheer zou in principe ook als verandercontext kunnen gelden.

• Maak Archiving by Design doelgericht: informatie moet duurzaam toegankelijk zijn voor toekomstig gebruik.

• Maak eerst het ‘wat’ duidelijk (de eisen/requirements die aan informatiesystemen gesteld worden) voordat je uitwerkt ‘hoe’ aan de eisen voldaan kan worden.

• Houd het gebruiksgemak voor de huidige burger en ambtenaar in het achterhoofd, maar staar je niet blind op de gemakken van de gebruiker: houd ook rekening met de compliance-verplichtingen (wet- en regelgeving, eventuele kwaliteitsnormen etc.) van de organisatie.

• Ga uit van de wereld van werk- en informatieprocessen van de organisatie.

• Neem privacy en informatiebeveiliging mee binnen de scope van archivering. Maak het gezamenlijke belang van deze expertises duidelijk.

• Maak bij de aanschaf van nieuwe systemen en applicaties een risico-afweging (is het bijvoorbeeld strikt noodzakelijk om beheersregels naar de letter te hanteren bij archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen?)

• Maak Archiving by Design een integraal onderdeel van het ontwerpproces.

Houding

• Investeer in persoonlijke relaties, ontwikkel een gunfactor.

• Stel je niet star op.

• Lever een positieve bijdrage, zeg hoe het wél zou moeten (geen inspecteursgedrag!)

• Redeneer vanuit het probleem, niet vanuit de oplossing.

Operationeel

• Borg de uitgangspunten van Archiving by Design in de projectdocumentatie. Leg bijvoorbeeld de gemaakte afspraken over het gebruik en de archivering van de data/datasets vast.