3. Kan een archiefinstelling zelfstandig openbaarheidsbeperkingen van particuliere archieven instellen of verlengen, zonder dat dit geregeld is met de bewaargever of bruikleengever?

Ja, dat kan. Archiefinstellingen, al dan niet vallend onder de Archiefwet, hebben in het verleden vele particuliere archieven opgenomen zonder de verwerkingsverantwoordelijkheid te regelen. Het is niet altijd praktisch doenlijk om deze overeenkomsten allemaal te herzien.

Beperken van de openbaarheid van particuliere archieven in bewaarplaatsen

Op basis van artikel 16.1 van de Archiefwet dienen bij de opname van particuliere archieven in een archiefbewaarplaats eventuele beperkingen op de openbaarheid in de betreffende overeenkomst in overleg met de overbrengende organisatie te worden opgenomen. Artikel 16.2 bepaalt, dat wanneer er geen overeenkomst is of er zijn omstandigheden waarbij de archiefvormer niet geraadpleegd kan worden, de zorgdrager moet handelen conform de bepalingen voor overheidsarchieven. Artikel 15 van de Archiefwet, waarin voor overheidsarchieven is bepaald op welke gronden de openbaarheid beperkt mag worden, geldt dus ook voor particuliere archieven, wanneer er geen overeenkomst is, de archiefvormer niet meer bestaat of andere omstandigheden die raadpleging van de oorspronkelijke archiefvormer onmogelijk maken. Het is wel zaak om te streven naar zo groot mogelijke openbaarheid van particuliere archieven, waar dat kan gelet op de privacy. In elk geval dient elke beperkende bepaling een eindtermijn te hebben.

Schenking
Bij schenking is de verwerkingsverantwoordelijkheid op (het bestuur van) de archiefinstelling overgegaan. De instelling kan dus in principe zelfstandig ná opname besluiten nemen over (opheffen van) openbaarheidsbeperkingen op grond van Archiefwet en AVG.

Bewaargeving of bruikleen
Bij bewaargeving of bruikleen is dit, als het goed is, geregeld in de overeenkomst met de particuliere archiefvormer.
Echter, bij bewaargeving of bruikleen is het alsnog, ná opname, instellen of opheffen van openbaarheidsbeperkingen in het verleden niet altijd goed geregeld. Dus zal dit alsnog moeten gebeuren door de archiefinstelling, bijvoorbeeld in die gevallen waar de wetgeving dat eist. Als dat mogelijk is, dient de instelling hierover contact op te nemen met de bewaar- of bruikleengever. Wanneer de bewaar-of bruikleengever niet meer bestaat en er geen rechtsopvolger is, dient de archiefinstelling te handelen naar eigen inzicht, bijvoorbeeld omdat de AVG of andere wetgeving dat vereist. Dan geldt artikel 16.2 van de Archiefwet, met andere woorden: dan gelden de bepalingen zoals ze bestaan voor overheidsarchieven en zijn vastgelegd in artikel 15. De onmogelijkheid om te overleggen met de bewaar- of bruikleengever kan worden gecompenseerd door in de privacyverklaring van de archiefinstelling op te nemen, hoe zijzelf haar rol ziet. Er dient hier wat risico te worden genomen. Bij eventuele klachten moet je kunnen aantonen waarom en hoe je het hebt geregeld. Een privacyverklaring en een goede noodprocedure, waarbij in geval van klachten snel materiaal van het internet afgehaald kan worden, zijn aan te bevelen. Dat geeft de tijd om de zaak rustig te kunnen bekijken en met de klager te bespreken.

Archiefinstellingen die niet onder de Archiefwet vallen

Bij niet-archiefbewaarplaatsen geldt, dat de AVG vóórgaat boven privaatrechtelijke overeenkomsten. Ook hier kan het zijn, dat de verwerkingsverantwoordelijkheid bij de opname niet of niet goed is geregeld. Dan geldt mutatis mutandis hetzelfde als voor de archiefbewaarplaatsen en moet de instelling handelen conform de AVG en/of andere wetgeving.