2. Uitvoeren inhaalslag beheerde archieven

Inhaalslag

Je kunt de openbare archieven onder jouw beheer systematisch nalopen op de aanwezigheid van bijzondere of strafrechtelijke en ‘gevoelige’ persoonsgegevens. Let wel: dit gaat alleen om archieven waarin nog levende personen kunnen voorkomen.

Hoe voer ik een systematische inhaalslag uit?
Allereerst maak je een risico-analyse op de archieven die je als instelling beheert, met prioriteit voor archieven waarin naar verwachting veel bijzondere persoonsgegevens, persoonsgegevens van stafrechtelijke aard of gevoelige persoonsgegevens voorkomen.
Bijvoorbeeld archieven van kerken, politieke partijen en zorginstellingen of archief met betrekking tot WOII. Zie ook Theorievragen 3 en 4.
Vervolgens worden de beschrijvingen in de inventaris van zo’n archief bekeken op inhoudelijk risicovolle onderdelen. Daarin wordt ook de vorm van een onderdeel betrokken: is het een ‘bestand’ of een ‘geautomatiseerde verwerking’ in de zin van de AVG? Met andere woorden, hoe vindbaar zijn de persoonsgegevens in dat onderdeel? Zie Theorievragen 9. Een derde methode die daarnaast kan worden gebruikt is de steekproef naar aanleiding van een beschrijving.

Zie ook: Vraag & Antwoord Theorie de nrs 1, 2 en 3

Voorbeelden

Zie voorbeeld Haags Gemeentearchief en Projectplan Gemeentearchief Steenwijkerland.