6. Zijn extra maatregelen nodig bij het ter beschikking stellen van beperkt openbaar archief waarin bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens in de zin van de AVG voorkomen?

Ja. Archieven met bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens horen beperkt openbaar te zijn conform de Archiefwet, artikelen 2A en 15.1, in elk geval tijdens het leven van de erin voorkomende personen. Hiervoor is het nodig, dat de zorgdrager of diens gemandateerde een besluit tot beperking van de openbaarheid gedurende een bepaalde termijn neemt op grond van Archiefwet artikel 15.1.

Inzage in beperkt openbaar archief
Wanneer een bezoeker een beperkt openbaar archief wil inzien, kan hij daarvoor een verzoek indienen en onder voorwaarden toestemming van de zorgdrager of diens gemandateerde krijgen op basis van Archiefwet artikelen 15.3 en 17.1. Dan gelden de daarvoor gebruikelijke regels zoals het ondertekenen van een onderzoekersverklaring. Als er bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens volgens artikel 9 en 10 van de AVG in dat archief voorkomen, gelden de extra voorwaarden zoals beschreven in de Uitvoeringswet AVG artikel 24 en/of 32 F. Het is dan ook verstandig deze voorwaarden op te nemen in de onderzoekersverklaring.Voor archiefinstellingen die niet onder de Archiefwet vallen, geldt mutatis mutandis hetzelfde. Voor het inzien van particuliere beperkt openbare archieven is soms toestemming van de bruikleengever of schenker nodig. Enkele voorbeelden:

• Nationaal Archief

• Haags Gemeentearchief

• NIOD

• NIOD Formulier

• IISG

• Regionaal Archief Zuid Utrecht