4. Hoe voorkom je als archiefinstelling dat een particuliere archiefvormer van wie je het archief graag wilt overnemen, op grond van de AVG al heeft vernietigd vóórdat je het archief in huis krijgt?

Particuliere archiefvormers verzamelen (bijzondere) persoonsgegevens voor hun welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Deze persoonsgegevens mogen niet verder worden verwerkt en langer worden bewaard dan voor die doeleinden noodzakelijk is. Dat mag wel als dat gebeurt met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. (AVG 5.1 onder e en 89.1) Om van deze uitzondering gebruik te kunnen maken zal duidelijk moeten zijn dat dit verder verwerken en langer bewaren gebeurt met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek in het algemeen belang. Daartoe zijn de volgende mogelijkheden:

• De particuliere archiefvormer neemt in overleg met de archiefinstelling zelfstandig een besluit om zijn archief (op termijn) onder te brengen bij die openbare archiefinstelling.

• Een archiefinstelling neemt contact op met een particuliere archiefvormer en geeft aan diens archief (op termijn) te willen opnemen. Daartoe wordt een intentieverklaring tussen beiden afgesloten.

• Een particuliere archiefvormer heeft al eerder zijn archief laten opnemen bij een openbare archiefinstelling. De opname van een aanvulling op dat archief op termijn is dan logisch.

Als voldoende duidelijk en vastgelegd is dat het archief (op termijn) zal worden opgenomen in een openbare archiefinstelling dan kan de particuliere archiefvormer zich daarop beroepen om (bijzondere) persoonsgegevens langer te bewaren.