3. Moet ik openbaar archief, waar geen beperking op rust, altijd aan een bezoeker ter inzage geven, ook als blijkt dat het toch bijzondere, strafrechtelijke of anderszins gevoelige persoonsgegevens bevat?

Nee. Omdat in het verleden niet altijd beperkingen op de openbaarheid zijn gesteld bij de overbrenging terwijl dat wel had gemoeten, moet dat in zo’n geval achteraf gebeuren. Daarom is bij de meeste archiefinstellingen een systematische inhaalslag nodig of gaande, op basis van een risico-analyse. Zie bijvoorbeeld de aanpak van het Haags Gemeentearchief en het projectplan van het gemeentearchief Steenwijkerland.

Hoe voer ik een systematische inhaalslag uit?
Allereerst maak je een risico-analyse op de archieven die je als instelling beheert, met prioriteit voor archieven waarin naar verwachting veel bijzondere persoonsgegevens, persoonsgegevens van stafrechtelijke aard of gevoelige persoonsgegevens voorkomen. Bijvoorbeeld archieven van kerken, politieke partijen of zorginstellingen of archief met betrekking tot WOII. Vervolgens worden de beschrijvingen in de inventaris van zo’n archief bekeken op inhoudelijk risicovolle onderdelen. Daarin wordt ook de vorm van een onderdeel betrokken: is het een ‘bestand’ of een ‘geautomatiseerde verwerking’ in de zin van de AVG? Met andere woorden, hoe vindbaar zijn de persoonsgegevens in dat onderdeel? Zie vraag 9. Een derde methode die daarnaast kan worden gebruikt is de steekproef naar aanleiding van een beschrijving.

Wat te doen totdat de inhaalslag is uitgevoerd?
Totdat de inhaalslag gereed is, kan archief dat duidelijk bijzondere, strafrechtelijke of gevoelige persoonsgegevens bevat niet zomaar ter beschikking worden gesteld, al zijn er geen beperkingen op ingesteld. Tref je bijvoorbeeld als medewerker in de studiezaal een archief(onderdeel) met zulke gegevens aan, houd het apart, overleg intern en bespreek of dit achteraf beperkt openbaar gesteld moet worden op grond van Archiefwet artikel 15 tweede lid en 17 eerste lid.

Inhaalslag plus incidentele treffers geen waterdicht systeem
Het bovenstaande vormt geen waterdicht systeem. Er kan niet van archiefinstellingen en hun medewerkers worden verwacht dat zij alle bijzondere, strafrechtelijke en gevoelige persoonsgegevens in hun openbare archieven opsporen, ook als deze moeilijk vindbaar zijn. Wel dat zij op basis van risico-analyse een systematische inspanning doen om zoveel mogelijk archief met dit type gegevens te achterhalen en zo nodig achteraf beperkt openbaar te stellen.

NB: Onder de Archiefwet is een archief nooit absoluut gesloten. Onder voorwaarden kan een verzoeker toestemming krijgen een beperkt openbaar archief in te zien (artikelen 15.3 en 17.1). Hetzelfde geldt mutatis mutandis voor instellingen die niet onder de Archiefwet vallen, dan geldt de Nederlandse Uitvoeringswet AVG artt. 24 en 32f rechtstreeks.