1. Onder welke titel kunnen particuliere archieven als het gaat om de AVG het best worden ondergebracht bij een archiefinstelling: schenking, inbewaargeving of bruikleen?

Het beste is schenking

Het beste- ook vanuit het oogpunt van de AVG - kan het archief wordt geschonken aan de archiefinstelling, ongeacht of dat een archiefbewaarplaats is die onder de Archiefwet valt, of niet. Met schenking gaan in beginsel zowel de eigendom als de verwerkingsverantwoordelijkheid onder de AVG over op de archiefinstelling. Dit is de meest heldere constructie, dus voor archiefinstellingen waard om naar te streven.

Alternatieven

Wanneer schenking niet mogelijk is, is de keuze tussen bewaargeving of bruikleen. Om deze keuze goed te kunnen bepalen, is het aan te raden eerst samen met de bruikleen- of bewaargever te bepalen wat je wilt regelen. De bedoeling van beide partijen moet over en weer duidelijk worden. Kies pas daarna de meest passende juridische vorm. Let wel: er zijn tussenvormen mogelijk, dus een bewaargeving met kenmerken van een bruikleen en andersom. Verder is het toegestaan om in de te sluiten overeenkomst af te wijken van de wettelijke bepalingen voor bruikleen of bewaargeving in het Burgerlijk Wetboek. Daarnaast kan de archiefinstelling in de eigen privacyverklaring aangeven hoe zij haar eigen rol ziet.