Zoekresultaten

6. Toezicht en verboden

Aanvullend op het onder voorwaarden inzage geven van beperkt openbaar archief, kun je maatregelen nemen zoals raadpleging onder toezicht, bijvoorbeeld in een aparte ruimte. Je kunt ook een verbod instellen op gebruik van camera en telefoon en op het maken van kopieën. Dit kun je opnemen in de huiisregels en/of het studiezaalreglement.

• Sil van Doornmalen
• • feb 2021
  • Sil van Doornmalen
  • ·
  • Aangepast jun 2024
  • 564
• Wet- en regelgeving
• praktischemaatregelen_avg analoogarchief wiki avgwiki avg_praktijkmaatre

5. Toegang onder voorwaarden

Op grond van Archiefwet 15.3 en 17.1 kan een verzoeker alsnog toegang gegeven worden tot beperkt openbaar archief, onder voorwaarden zoals beschreven in Uitvoeringswet AVG artikelen 24 en 32f. Neem die voorwaarden op in de tekst van het formulier waarmee een dergelijke aanvraag gedaan wordt. Voor archiefinstellingen, die niet onder de Archiefwet vallen, geldt mutatis mutandis hetzelfde. Zie ook advies en voorbeelden van aanvraagformulieren bij Theorie vraag 6.

• Sil van Doornmalen
• • feb 2021
  • Sil van Doornmalen
  • ·
  • Aangepast jul 2024
  • 158
• Wet- en regelgeving
• praktischemaatregelen_avg wiki avgwiki avg_praktijkmaatre analoogarchief

4. Machtiging voor beperking openbaarheid langer dan 75 jaar

Wanneer een termijn langer dan 75 jaar nodig is voor beperkingen op de openbaarheid van archieven, moeten zorgdragers die onder de Archiefwet vallen hiervoor op grond van artikel 15.4 van de Archiefwet toestemming hebben van de minister van OCW of de provincie. In het voorstel van wijziging van de Archiefwet is de maximale termijn van beperkte openbaarstelling verlengd. Instellingen die niet onder de Archiefwet vallen, kunnen zelf bepalen hoe lang archieven beperkt openbaar zijn. Daarbij ...

• Sil van Doornmalen
• • feb 2021
  • Sil van Doornmalen
  • ·
  • Aangepast jul 2024
  • 166
• Wet- en regelgeving
• praktischemaatregelen_avg analoogarchief wiki avgwiki avg_praktijkmaatre

3. Alsnog (achteraf) openbaarheid beperken

Alsnog beperkt openbaar (laten) stellen (bij archiefbewaarplaatsen: door of namens de zorgdrager) van aangetroffen materiaal met bijzondere of strafrechtelijke en ‘gevoelige’ persoonsgegevens, op grond van artikel 15.2 Archiefwet. Dit voor een termijn bijvoorbeeld 50 of 75 jaar, tot er voldoende tijd is verlopen en de informatie bij openbaarheid geen nadelige gevolgen meer kan opleveren voor de betrokkenen. Bij instellingen die niet onder de Archiefwet vallen, kan naar analogie worden gehan...

• Sil van Doornmalen
• • feb 2021
  • Sil van Doornmalen
  • ·
  • Aangepast jul 2024
  • 416
• Wet- en regelgeving
• praktischemaatregelen_avg analoogarchief wiki avgwiki avg_praktijkmaatre

2. Uitvoeren inhaalslag beheerde archieven

Inhaalslag Je kunt de openbare archieven onder jouw beheer systematisch nalopen op de aanwezigheid van bijzondere of strafrechtelijke en ‘gevoelige’ persoonsgegevens. Let wel: dit gaat alleen om archieven waarin nog levende personen kunnen voorkomen. Hoe voer ik een systematische inhaalslag uit? Allereerst maak je een risico-analyse op de archieven die je als instelling beheert, met prioriteit voor archieven waarin naar verwachting veel bijzondere persoonsgegevens, persoonsgegevens van staf...

• Sil van Doornmalen
• • feb 2021
  • Sil van Doornmalen
  • ·
  • Aangepast jul 2024
  • 1
  • 830
• Wet- en regelgeving
• praktischemaatregelen_avg analoogarchief wiki avgwiki avg_praktijkmaatre

1. Opname voorwaarden in huisregels of studiezaalreglement

Je kunt je bezoekers registreren met legitimatie en hen daarbij akkoord laten geven op de huisregels of studiezaalreglement, voordat zij openbaar archief mogen raadplegen. Neem in huisregels en/of studiezaalreglement de inhoud van AVG artikel 5.1b op: raadplegen van archieven met persoonsgegevens mag alleen met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.

• Sil van Doornmalen
• • feb 2021
  • Sil van Doornmalen
  • ·
  • Aangepast jul 2024
  • 359
• Wet- en regelgeving
• praktischemaatregelen_avg analoogarchief wiki avgwiki avg_praktijkmaatre

4. Digitaal archief online via internet (www)

Bij digitaal archief, of het nu gaat om digitaal geboren materiaal (digital born) of gescande originelen, kunnen - combinaties van - aanvullende maatregelen worden genomen. Bij digitaal geboren archief is het toepassen van privacy by design uiteraard van groot belang, ook bij de overbrenging kan hiervan worden geprofiteerd. Ook kan, bij bestanden waar heel veel bijzondere, strafrechtelijke of anderszins gevoelige persoonsgegevens voorkomen, vóór de overbrenging een privacy risico-analyse wor...

• Sil van Doornmalen
• • feb 2021
  • Sil van Doornmalen
  • ·
  • Aangepast jul 2024
  • 1
  • 1032
  • 1
• Wet- en regelgeving
• digitaalarchiefonline praktischemaatregelen_avg wiki avgwiki

3. Digitaal archief besloten

Bij digitaal archief, of het nu gaat om digitaal geboren (digital born) materiaal of gescande originelen, kunnen - combinaties van - aanvullende maatregelen worden genomen. Bij digitaal geboren archief is het toepassen van privacy by design uiteraard van groot belang, ook bij de overbrenging kan hiervan worden geprofiteerd

• Sil van Doornmalen
• • feb 2021
  • Sil van Doornmalen
  • ·
  • Aangepast jul 2024
  • 238
• Wet- en regelgeving
• digitaalarchiefbesloten wiki avgwiki

2. Analoog archief

Bij analoog archief kunnen aanvullende (combinaties van) maatregelen worden genomen, om te voorkomen dat archieven met bijzondere, strafrechtelijke of gevoelige persoonsgegevens openbaar worden.

• Sil van Doornmalen
• • feb 2021
  • Sil van Doornmalen
  • ·
  • Aangepast jun 2024
  • 174
• Wet- en regelgeving
• kennisindex_avg_praktijkmaatre praktischemaatregelen_avg wiki avgwiki

2. Door privacy by design

Als de overbrengende partij al maatregelen heeft genomen in het kader van privacy by design en dataminimalisatie, wordt het bij overbrenging voor de archiefinstelling gemakkelijk om zonodig dezelfde mate van bescherming van persoonsgegevens te bieden. Men kan dan van dezelfde technieken gebruik maken als de archiefvormer, bijvoorbeeld pseudonimiseren bij het beschikbaar stellen van archieven. Zo niet, dan moeten andere of aanvullende maatregelen worden getroffen, zie de subrubrieken Analoog a...

• Sil van Doornmalen
• • feb 2021
  • Sil van Doornmalen
  • ·
  • Aangepast jun 2024
  • 549
• Wet- en regelgeving
• praktischemaatregelen_avg algemeen wiki avgwiki

1. Door het stellen van beperkingen op de openbaarheid bij overbrenging

Bij overbrenging overleg je als archiefinstelling met de overbrengende partij, hetzij overheid, hetzij particulier, over de eventuele aanwezigheid van bijzondere en/of strafrechtelijke of gevoelige persoonsgegevens in het over te brengen archief. Dit deel van het archief wordt dan beperkt openbaar gesteld op grond van artikel 15.1 Archiefwet. Ook achteraf kan nog een beperking op de openbaarheid worden gesteld op grond van artikel 15.2 van de wet. Bij instellingen die niet onder de Archiefw...

• Sil van Doornmalen
• • feb 2021
  • Sil van Doornmalen
  • ·
  • Aangepast jun 2024
  • 373
• Wet- en regelgeving
• praktischemaatregelen_avg algemeen wiki avgwiki

3. Moet ik openbaar archief, waar geen beperking op rust, altijd aan een bezoeker ter inzage geven, ook als blijkt dat het toch bijzondere, strafrechtelijke of anderszins gevoelige persoonsgegevens bevat?

Nee. Omdat in het verleden niet altijd beperkingen op de openbaarheid zijn gesteld bij de overbrenging terwijl dat wel had gemoeten, moet dat in zo’n geval achteraf gebeuren. Daarom is bij de meeste archiefinstellingen een systematische inhaalslag nodig of gaande, op basis van een risico-analyse. Zie bijvoorbeeld de aanpak van het Haags Gemeentearchief en het projectplan van het gemeentearchief Steenwijkerland. Hoe voer ik een systematische inhaalslag uit? Allereerst maak je een risico-anal...

• Katinka Regtien
• • feb 2021
  • Katinka Regtien
  • ·
  • Aangepast jul 2024
  • 1
  • 1067
• Wet- en regelgeving
• kennisindex_avg_theorievragen praktijkmaatregelen vraagenantwoordavg theorieavgenarchiefwet wiki avgwiki

2. Gelden er beperkingen voor het na overbrenging openbaar stellen van gegevens van ambtenaren en bestuurders in overheidsdocumenten?

Die gelden deels. Ambtenaren De AVG noch Archiefwet geven hier concrete richtlijnen voor. Wel bestaat er enige jurisprudentie. Hieruit valt af te leiden dat professionele gegevens van (mogelijk) nog in leven zijnde ambtenaren zoals hun naam, zakelijke telefoonnummer en mailadres niet worden beschouwd als privé gegevens. Toch kan er aan openbaarmaking van de gegevens van (mogelijk) nog levende en/of nog in dienst zijnde ambtenaren een privacy-risico kleven, bijvoorbeeld als het gaat om ambten...

• Sil van Doornmalen
• • feb 2021
  • Sil van Doornmalen
  • ·
  • Aangepast jun 2024
  • 492
• Wet- en regelgeving
• kennisindex_avg ambtenaren vraagantwoordpersoonsgegevensi wiki avgwiki

1. Mogen de persoonsgegevens van insprekers in vergaderingen van volksvertegenwoordigingen zoals parlement, gemeenteraad, algemeen bestuur van waterschappen, provinciale staten en commissies daaruit na overbrenging openbaar worden ?

Dit mag deels. Democratisch principe In principe zijn de vergaderingen van volksvertegenwoordigingen openbaar, zijn streams tijdens de vergadering dat ook en video-opnamen meestal ook. Het besprokene komt ook in de openbare verslagen van die volksvertegenwoordiging terecht. Insprekers weten dit en worden daar, als het goed is, op gewezen voordat ze spreken. Dat namen en andere gegevens van insprekers bekend worden, is dan ook niet te voorkomen en uit democratisch oogpunt zelfs ook gewenst. ...

• Sil van Doornmalen
• • feb 2021
  • Sil van Doornmalen
  • ·
  • Aangepast jun 2024
  • 607
• Wet- en regelgeving
• kennisindex_avg vraagantwoordpersoonsgegevensi wiki avgwiki

1. Algemeen

Hieronder vind je de maatregelen die bij elk type archief genomen kunnen worden, ongeacht de vorm.

• Sil van Doornmalen
• • feb 2021
  • Sil van Doornmalen
  • ·
  • Aangepast jun 2024
  • 271
• Wet- en regelgeving
• algemeen wiki avgwiki

2. Is archief met daarin bijzondere en/of strafrechtelijke persoonsgegevens automatisch beperkt openbaar?

Nee, de beperking van de openbaarheid gaat niet automatisch. Voor archiefbewaarplaatsen: De Archiefwet schrijft in artikel 2A voor, dat deze gegevens niet ter beschikking gesteld mogen worden. Maar ook stelt Archiefwet artikel 15, dat het beperkt openbaar stellen van archieven door een beslissing van de zorgdrager bij de overbrenging (15 eerste lid) dan wel achteraf (15 tweede lid) moet gebeuren. Daarbij moet worden bepaald voor hoelang de beperking geldt. Deze beslissing maakt de beperkt ...

• Sil van Doornmalen
• • feb 2021
  • Sil van Doornmalen
  • ·
  • Aangepast jun 2024
  • 748
• Wet- en regelgeving
• kennisindex_avg_theorievragen bijzondere_persoonsgegevens strafrechtelijke_persoonsgegev vraagenantwoordavg theorieavgenarchiefwet wiki avgwiki

1. Kan naar een archiefbewaarplaats overgebracht archief openbaar zijn volgens de Archiefwet terwijl dat volgens de privacywetgeving (AVG) niet mag, of andersom?

Nee, dat kan niet. De Archiefwet is in artikel 2a aangepast aan de AVG. De betekenis daarvan is, dat archieven met bijzondere en/of strafrechtelijke persoonsgegevens wel mogen worden verwerkt, maar niet voor raadpleging of gebruik ter beschikking mogen worden gesteld. Daarnaast mogen op grond van artikel 15.1 van de Archiefwet archieven worden beperkt in openbaarheid met het oog op ‘eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer’. Dat is een breder begrip dat méér omvat dan alleen de bijzondere...

• Sil van Doornmalen
• • feb 2021
  • Sil van Doornmalen
  • ·
  • Aangepast dec 2024
  • 2
  • 1504
• Wet- en regelgeving
• kennisindex_avg_theorievragen praktijkmaatregelen kennisindex_avg_vragen openbaar_archiefwet__openbaar_ vraagenantwoordavg theorieavgenarchiefwet wiki avgwiki Archiefwet

2. Moet ik op verzoek van een burger zijn persoonsgegevens in de archieven, die ik beheer, wijzigen als die onjuist zijn?

Nee. Volgens artikel 16 van de AVG heeft een betrokkene het recht, van een verwerkingsverantwoordelijke rectificatie te krijgen van onjuiste persoonsgegevens over hem die de verantwoordelijke verwerkt. In de Nederlandse Uitvoeringswet artikel 45 wordt daarop echter een uitzondering gemaakt voor persoonsgegevens in archieven die zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Wel heeft de betrokkene het recht om zijn eigen lezing aan dat archief toe te voegen. De minister van Justitie en Veili...

• Sil van Doornmalen
• • feb 2021
  • Sil van Doornmalen
  • ·
  • Aangepast jul 2024
  • 1
  • 1040
• Wet- en regelgeving
• kennisindex_avg_rechten_van_bu vraagenantwoordrechtenvanburge wiki avgwiki

3. Persoonsgegevens in archieven van volksvertegenwoordigingen en van ambtenaren

• Sil van Doornmalen
• • feb 2021
  • Sil van Doornmalen
  • ·
  • Aangepast jun 2024
  • 712
• Wet- en regelgeving
• vraagantwoordpersoonsgegevensi wiki avgwiki

Praktische maatregelen

In deze rubriek vind je antwoord op de vraag: Welke maatregelen kan ik als archiefinstelling nemen om te voorkomen dat archieven met bijzondere, strafrechtelijke of gevoelige persoonsgegevens openbaar worden? NB. Wanneer voldoende tijd is verstreken, zodat de gegevens niet meer schadelijk of nadelig kunnen zijn voor betrokkenen, kunnen genoemde maatregelen weer ongedaan worden gemaakt! Bij archieven waarin veel bijzondere, strafrechtelijke of anderszins gevoelige persoonsgegevens voorkomen, ...

• Sil van Doornmalen
• • feb 2021
  • Sil van Doornmalen
  • ·
  • Aangepast jul 2024
  • 1
  • 1164
• Wet- en regelgeving
• kennisindex_avg_praktijkmaatre praktischemaatregelen_avg wiki avgwiki