Update

Wij zijn benieuwd hoe andere archiefdiensten op dit moment (met het oog op de AVG) omgaan met collecties afkomstig van particulieren en de overeenkomsten die daarbij worden afgesloten? Wanneer schenking voor de eigenaar van een collectie geen optie is, blijven bewaargeving en bruikleen over.

In het adviesrapport van ICTRecht m.b.t. de AVG schreef Mathieu Paapst het volgende: Bij bewaargeving van particuliere archieven en collecties is de archiverende organisatie ten aanzien van die in bewaring te nemen archieven en collecties vooral verwerker. In het geval van bruikleen of schenking ligt het eerder voor de hand dat de ontvanger (mede-) verwerkingsverantwoordelijke gaat worden.

Welke soort overeenkomsten kiezen jullie en hoe zorgen jullie dat nieuwe en eerder afgesloten overeenkomsten (alsnog) aan de vereisten in de AVG voldoen? Doen jullie dit in de vorm van een aparte verwerkersovereenkomst of nemen jullie extra bepalingen op in de overeenkomst van bruikleen/bewaargeving? Heeft iemand hiervan eventueel voorbeeldcontracten?