Update

Positief AVG overleg tussen West-Brabants Archief en gemeenten

Op 27 februari 2019 organiseerden we bij het West-Brabants Archief een AVG-bijeenkomst voor onze 9 deelnemende gemeenten. Samen met ongeveer 20 archiefspecialisten, privacyfunctionarissen en contactpersonen van het WBA hebben we geprobeerd om de vele vragen die onderling speelden op het gebied van privacy zoveel mogelijk te beantwoorden. Tijdens de bijeenkomst werden 3 onderwerpen besproken aan de hand van stellingen, waarna we vervolgafspraken maakten voor zaken waar niet direct een antwoord op kon worden gegeven. We hebben deze bijeenkomst als zeer positief en nuttig ervaren en we kunnen andere archiefinstellingen en gemeenten zeker aanraden dit ook te doen!

De volgende drie onderwerpen hebben we die middag besproken:

Het eerste onderwerp betrof de verwerkersrelatie tussen het West-Brabants Archief en de deelnemende gemeenten. De centrale vraag was: wie heeft welke rol: verwerker – verwerkingsverantwoordelijke of beide verantwoordelijke? Naar aanleiding van dit onderwerp starten we onderling een werkgroep om te beoordelen welke eisen de AVG stelt in deze specifieke verwerkersrelatie, in hoeverre onze huidige afspraken voldoen aan deze eisen en welke aanvullende afspraken we moeten vastleggen.

Ten tweede bespraken we de bewaartermijnen van o.a. personeelsdossiers. Moeten de huidige bewaartermijnen op de schop met de komst van de AVG? Daarbij was ook de vraag of de Archiefwet voor de AVG gaat of andersom. Ook naar aanleiding van dit onderwerp wordt er onderling een werkgroep gestart.

Ten derde was de vraag of overheidsinformatie nu al bij overbrenging aan de AVG eisen voldoet en of hierbij wordt aangegeven welke openbaarheidstermijnen het Archief moet aanhouden. Daarmee zouden archiefmedewerkers de archieven in de toekomst immers niet meer zelf op (bijzondere) persoonsgegevens hoeven te controleren. Ook was de vraag in hoeverre het Archief de AVG strikt moet toepassen. Voor bijvoorbeeld het Kadaster geldt een uitzondering en mogen stukken met persoonsgegevens openbaar zijn, maar na overbrenging naar het Archief zou dit niet meer mogen. Iedereen was het erover eens dat dit niet de bedoeling van de AVG kon zijn. Over dit derde onderwerp zijn nog geen verdere afspraken gemaakt.

Mochten er geïnteresseerden zijn, dan zullen we later een update m.b.t. de uitkomsten van de werkgroepen plaatsen. Eventuele opmerkingen/ antwoorden op bovengenoemde onderwerpen, zijn uiteraard welkom!