Kamerbrief over aanpassingen UAVG en evaluatie AVG (met mogelijke wijziging voor archieven)

Op 31 oktober 2019 informeerde minister Dekker de Tweede Kamer over voorgenomen aanpassingen in de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG). Daarnaast gaat hij in op de evaluatie van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Lees hier de volledige Kamerbrief inclusief bijlage.

In deze Kamerbrief is de volgende informatie opgenomen over de AVG en de UAVG in relatie tot archieven en de Archiefwet.

In paragraaf 2.2 (pagina 3) kondigt de minister aan dat het noodzakelijk is om te bezien of wetgeving aangepast moet worden. Hierin komen ook de archieven ter sprake:

"uitbreiding van de uitzonderingen die gelden voor archiefbewaarplaatsen met betrekking tot bepaalde verplichtingen uit de AVG tot ook andere maatschappelijk relevante archieven."

Dit wordt nader toegelicht in paragraaf 1.2.5 (pagina 11) van de bijlage waarin is opgenomen:
"Uitbreiding uitzonderingsbepaling voor archieven De beroeps- en branchevereniging voor archivarissen en archiefinstellingen, KVAN/BRAIN, heeft verzocht in de UAVG een voorziening te treffen voor particuliere instellingen die historische archieven beheren, waarin (bijzondere) persoonsgegevens kunnen voorkomen. In de AVG zelf wordt geen onderscheid gemaakt tussen overheidsorganen en particuliere organen die tot taak hebben om archieven in het algemeen belang te bewaren.21 Anders dan voor archiefbewaarplaatsen in de zin van de Archiefwet is echter voor organisaties zoals het NIOD Instituut voor Oorlogs-, Holocaust- en Genocidestudies, Atria Kennisinstituut voor Emancipatie en Vrouwengeschiedenis, het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis en het RKD-Nederlands Instituut voor Kunstgeschiedenis geen bepaling in de UAVG opgenomen.22 Dit betekent onder meer dat dergelijke organisaties onverkort moeten voldoen aan verzoeken van burgers om collecties te doorzoeken op hun naam en andere persoonsgegevens, een overzicht hiervan te leveren en persoonsgegevens desgevraagd te rectificeren. Dit is voor betrokken instellingen niet altijd uitvoerbaar. Daarnaast tast rectificatie de integriteit van collecties aan. Met het oog hierop is voor overheidsarchiefbewaarplaatsen in de UAVG geregeld dat burgers, indien zij bij onderzoek in de archieven onvolkomenheden aantreffen, een eigen lezing aan het betreffende dossier kunnen laten toevoegen. Het lijkt de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) en mij wenselijk om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om het regime voor overheidsarchiefbewaarplaatsen ook te laten gelden voor andere organisaties die historische archieven beheren op basis van wet of regelgeving en/of met overheidssteun. Komende tijd zal de minister van OCW in overleg met mij en met betrokken partijen de reikwijdte van de uitzonderingen nader bezien. Voor de overige verzoeken van KVAN/BRAIN verwijs ik naar § 1.3.5 van deze bijlage."

En in paragraaf 3.3 (pagina 4) valt te lezen dat er bezien moet worden of er gekomen kan worden tot "verduidelijking van de verhouding van de Archiefwet tot de AVG".
Deze aankondiging wordt nader uitgewerkt in paragraaf 1.3.5 van de bijlage (pagina 15-16).

In paragraaf 1.3.5 valt het volgende te lezen:
"Samenloop AVG en Archiefwet De beroeps- en branchevereniging voor archivarissen en archiefinstellingen, KVAN/BRAIN, heeft naast het verzoek waarover reeds is gesproken in § 1.2.5, tevens verzocht om een voorziening te treffen om te voorkomen dat archieven die vanuit de Archiefwet voor bewaring zijn aangewezen, in het kader van de AVG worden vernietigd. KVAN/BRAIN wijst er op dat de Archiefwet instrumenten biedt waarmee aan bepaalde verplichtingen van de AVG kan worden voldaan. De minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media en ik constateren dat het steeds de bedoeling is geweest dat men bij de uitvoering van de AVG 26 Kamerstukken II 2018/19, 32761, nr. 143. 27 Brief van 23 mei 2019 aan de minister voor Rechtsbescherming. Pagina 16 van 19 Directoraat-Generaal Rechtspleging en Rechtshandhaving Datum 31 oktober 2019 Ons kenmerk 2706355 rekening zou houden met de bepalingen uit de Archiefwet.28 De AVG geeft ook uitdrukking aan het principe van ‘archivering in het algemeen belang’. In de Archiefwet zijn selectielijsten het instrument voor overheidsorganen om bewaartermijnen voor hun documenten vast te leggen op basis van een belangenafweging. Daarmee vormen selectielijsten, die als Awb-besluit worden gepubliceerd, niet alleen de legitieme grondslag om (rechtmatig verzamelde) persoonsgegevens blijvend te mogen bewaren en onder te brengen in een historisch archief, sterker nog, men is daartoe verplicht. Aanpassing van wetgeving achten wij op dit punt niet nodig. Waar verduidelijking van de verhouding tussen beide wetten nodig is, vertrouw ik er in eerste instantie op dat deze kan worden geboden door voorlichting van de AP, de Inspectie voor Overheidsinformatie en Erfgoed en betrokken partijen uit de archiefsector. Daarnaast werkt de minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media aan een wijziging van de Archiefwet en zal hij de relatie met de AVG nader toelichten in de memorie van toelichting bij het desbetreffende wetsvoorstel."

Er is de komende tijd dus weer volop te doen rondom de (U)AVG en de Archiefwet.