Overzicht Archiefregelingen

Iedere vakgenoot kan het beamen: op het gebied van de informatievoorziening is er nogal wat regelgeving van toepassing! Daarbij gaat het niet alleen om de Archiefwet, Archiefbesluit of de Archiefregeling. Er is ook regelgeving die niét op de Archiefwetgeving is geënt maar die wel specifieke regels stelt aan het beheer of gebruik van informatie of aan bepaalde gegevensbestanden. Daarbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan regelgeving met betrekking tot de privacybescherming (zoals de AVG).

Om te kunnen beoordelen of een organisatie voldoet aan alle informatiewetgeving moet je natuurlijk allereerst goed inzicht hebben in de regelingen die op je organisatie van toepassing (kunnen) zijn.
Informatiespecialisten hebben dus logischerwijze behoefte aan een goed overzicht van de wet- en regelgeving. Dit overzicht wil in ieder geval aan die behoefte voldoen en bevat daarom een inventarisatie van de meest relevante (en thans geldende) regelgeving op informatiegebied.

Strikt genomen mogen normen of standaarden niet gerekend worden tot de wet- en regelgeving. Omdat normen echter een grote rol spelen binnen de informatievoorziening heb ik ze voor de volledigheid in het schema opgenomen.
De regelingen in bijgaand overzicht kunnen op verschillende wijzen (d.m.v. filters) worden gerangschikt. Elke regeling wordt in het overzicht beknopt beschreven. De beschreven informatie is verkregen uit officiële publicaties in de Staatscourant en het Staatsblad welke via Overheid.nl beschikbaar worden gesteld.

Voorgeschiedenis
Het Overzicht Archiefregelingen heeft inmiddels een lange voorgeschiedenis. Reeds in 2004 kwam het verzoek van de toenmalige Rijkarchiefinspectie (thans Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed) en het ministerie van Economische Zaken om een overzicht op te stellen van alle relevante informatiewetgeving. Dit overzicht genaamd ‘Kaders Informatisering en Automatisering rijksoverheid’ voorzag duidelijk in een behoefte en heeft enkele jaren op de website gestaan van de Rijksarchiefinspectie.
Vervolgens is in 2011 de whitepaper ‘Regelingen op het gebied van informatievoorziening’ gepubliceerd. Dit document (in pdf-formaat) bevatte een uitgebreide update van het Overzicht Archiefregelingen met daarin alle toen geldende archiefregelingen. Op dit artikel zijn destijds veel positieve reacties gekomen.

Begin 2018 kwam het verzoek van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), onderdeel van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat, of er een actualisatie kon worden gemaakt van het Overzicht Archiefregelingen.
Doelstelling daarbij was om het overzicht te laten fungeren als toetsingskader voor het (vanuit archiveringsbelang) toetsen van applicaties waarin documenten en/of data zijn opgenomen die een rol spelen in de verantwoording vanuit RVO. Het overzicht zou in eerste instantie worden opgesteld voor het op orde krijgen en houden van het informatiebeheer (document management) en zou worden toegepast op bestaande processen, regelingen en afdelingen én worden gebruikt t.b.v. het inrichten, wijzigen of aankopen van (archief)applicaties.

Het nieuwe overzicht was eind 2018 gereed maar het heeft (helaas) nooit de rol gekregen die was beoogd. Dit is doodzonde natuurlijk! Met de (toenmalige) opdrachtgever bij de RVO is toen gesproken over een evt. nieuwe bestemming voor het overzicht. Via en op aanraden van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed is uitgekomen op het Kennisnetwerk Informatie en Archief. Uiteindelijk is daarbij gekozen voor het Platform Informatierecht met de gedachte dat dit platform een prima bestemming zou zijn voor een uitgebreid juridisch overzicht. In ieder geval heeft het overzicht daar een mooie plaats om een groot publiek te bereiken en kunnen de leden van het platform (en ook bezoekers van buiten het platform!) er goed gebruik van maken.

Opzet van het overzicht
Het Overzicht Archiefregelingen is bewust opgesteld in Excel-formaat. Met behulp van (zoek)filters kan op makkelijke wijze worden gezocht naar een bepaalde regeling. Onder andere kan worden gefilterd op ‘Naam regeling’, ‘Trefwoord’, ‘Regeling geldend voor’, etc.
Bij elke regeling wordt een uitgebreide toelichting gegeven, wordt aangegeven door wie de regeling is vastgesteld en per wanneer de regeling van kracht is (of is vervallen).
Verder kan met de filter ‘Regeling geldend voor’ door de gebruiker worden aangeven wat de reikwijdte is van de regeling (bijvoorbeeld alleen geldend voor een gemeente, een provincie, de rijksoverheid) om het zo van toepassing te laten zijn op de eigen situatie.

Hoewel het Overzicht Archiefregelingen met grote zorg is samengesteld, is het mogelijk dat het niet geheel volledig (meer) is. Om die reden zijn aanvullingen of verbeteringen natuurlijk van harte welkom!

Tot slot wens ik de gebruiker (waaronder de leden van het platform) veel plezier van het Overzicht Archiefregelingen!

Peter Brand
28 augustus 2019