Niet principieel, in praktijk wel. Onder de Archiefwet bestaan er twee soorten naar een archiefbewaarplaats overgebracht archief: openbaar en beperkt openbaar. Ook bij archiefbeherende instellingen, die niet onder de Archiefwet vallen bestaat dit onderscheid. Openbaar archief is voor iedereen te raadplegen. Je zou dus kunnen zeggen: openbaar is openbaar, en het maakt niet uit of dit fysiek in de studiezaal is of in digitale vorm via de websit...
Nee, niet altijd. Naast bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens die precies in artikelen 9 en 10 van de AVG zijn omschreven, bestaan er ook ‘gevoelige’ persoonsgegevens van nog levende personen. Deze categorie is niet in enige wet- of regelgeving exact omschreven. Het is ook geen juridisch begrip, maar valt wel onder het criterium uit artikel 15.1 van de Archiefwet: ‘eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer’. Dat is een breder begr...
Zie website NOS "De documenten zijn voor Bakker en zijn zoon van groot belang. Ze willen hiermee aantonen [..] dat het toenmalige ministerie van Verkeer en Waterstaat verkeerde regels hanteerde."
Je kunt maatregelen nemen tegen de vindbaarheid van de persoonsgegevens door zoekmachines zoals Google. Bijvoorbeeld het niet voorzien van een OCR-laag van scans. NB. Aandachtspunt: hierbij is het nodig de technische ontwikkelingen in de gaten te houden en hiermee gelijke tred te houden.
Pseudonimiseren van (de toegang op) het archief, dat wil zeggen de (bijzondere/strafrechtelijke of gevoelige) persoonsgegevens weglaten in de online publieksversie, maar wel behouden in de originele versie. Voorbeeld: bij bouwvergunningen de Burgerservicenummers - als deze zijn opgenomen - van de aanvragers weglaten in de gescande online versie. Het is ook mogelijk om bijzondere of gevoelige gegevens te maskeren wanneer het materiaal zich daar...
Als materiaal zich ervoor leent, kolommen of onderdelen met bijzondere/strafrechtelijke of gevoelige persoonsgegevens onleesbaar maken. Voor een toelichting zie de notitie over het publiceren van gezinskaarten. Zie ook het document: Maskeren van kolommen met bijzondere persoonsgegevens.
Plaatsen van een dwingende pop-up, waarbij gebruiker voordat zij/hij archief raadpleegt, verklaart de persoonsgegevens alleen te zullen gebruiken voor onderzoek conform AVG artikel 5.1b. Dit is op zichzelf geen afdoende maatregel en moet worden gecombineerd met andere maatregelen, zeker als het gaat om bijzondere en/of strafrechtelijke persoonsgegevens. Zie bijvoorbeeld de presentatie van de gezinskaarten bij het Stadsarchief Amsterdam.
Geen materiaal met bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens online plaatsen. Scanning of andere digitaliseringstechniek, al dan niet ‘on demand’, en online plaatsen alleen toepassen op archieven van 100 of 110 jaar of ouder of na screening op de aanwezigheid van bijzondere, strafrechtelijke of gevoelige persoonsgegevens conform de AVG, dus met betrekking tot (mogelijk) nog levende personen.
Raadpleging in een besloten online omgeving, ‘de digitale studiezaal’, waar geregistreerde gebruikers toegang toe hebben via bijvoorbeeld hun DigiD of, minder zwaar, via door henzelf gekozen inlogcodes. Laat de zwaarte van de inlog afhangen van het privacyrisico verbonden aan het betreffende archief. Je kunt de bezoeker ook bij deze maatregel laten verklaren, dat hij met persoonsgegevens zal omgaan conform de AVG, zie maatregel 2.
Hierbij kan ook weer van de onderzoeker worden gevraagd, te verklaren dat hij openbare persoonsgegevens alleen zal gebruiken voor wetenschappelijk, historisch of statistisch onderzoek conform AVG art. 5b. Bij bijzondere/strafrechtelijke persoonsgegevens gelden de strengere eisen van Uitvoeringswet AVG art. 24 en/of 32.
Laat de onderzoeker verklaren dat deze alleen archieven met persoonsgegevens zal gebruiken voor historisch, wetenschappelijk of statistisch onderzoek conform AVG art. 5.1b. Bij bijzondere en/of strafrechtelijke persoonsgegevens gelden de strengere eisen van Uitvoeringswet AVG art. 24 en/of 32. Neem deze voorwaarden op in de onderzoekersverklaring wanneer dit type gegevens in het geding zijn.
Je kunt een toegang op een archief of archiefonderdeel pseudonimiseren, bijvoorbeeld namenindexen op een archief of archiefonderdeel, of namen al dan niet in combinatie met andere persoonsgegevens in een inventaris of index. Dat wil zeggen, de persoonsgegevens in het origineel van de index of inventaris blijven behouden, maar worden weggelaten uit het publieksexemplaar. het publieksexemplaar kan dan volledig openbaar zijn. Bezoekers die de or...
Aanvullend op het onder voorwaarden inzage geven van beperkt openbaar archief, kun je maatregelen nemen zoals raadpleging onder toezicht, bijvoorbeeld in een aparte ruimte. Je kunt ook een verbod instellen op gebruik van camera en telefoon en op het maken van kopieën. Dit kun je opnemen in de huiisregels en/of het studiezaalreglement.
Op grond van Archiefwet 15.3 en 17.1 kan een verzoeker alsnog toegang gegeven worden tot beperkt openbaar archief, onder voorwaarden zoals beschreven in Uitvoeringswet AVG artikelen 24 en 32f. Neem die voorwaarden op in de tekst van het formulier waarmee een dergelijke aanvraag gedaan wordt. Voor archiefinstellingen, die niet onder de Archiefwet vallen, geldt mutatis mutandis hetzelfde. Zie ook advies en voorbeelden van aanvraagformulieren ...
Wanneer een termijn langer dan 75 jaar nodig is voor beperkingen op de openbaarheid van archieven, moeten zorgdragers die onder de Archiefwet vallen hiervoor op grond van artikel 15.4 van de Archiefwet toestemming hebben van de minister van OCW of de provincie. In het voorstel van wijziging van de Archiefwet is de maximale termijn van beperkte openbaarstelling verlengd. Instellingen die niet onder de Archiefwet vallen, kunnen zelf bepalen ...
Alsnog beperkt openbaar (laten) stellen (bij archiefbewaarplaatsen: door of namens de zorgdrager) van aangetroffen materiaal met bijzondere of strafrechtelijke en ‘gevoelige’ persoonsgegevens, op grond van artikel 15.2 Archiefwet. Dit voor een termijn bijvoorbeeld 50 of 75 jaar, tot er voldoende tijd is verlopen en de informatie bij openbaarheid geen nadelige gevolgen meer kan opleveren voor de betrokkenen. Bij instellingen die niet onder de...
Inhaalslag Je kunt de openbare archieven onder jouw beheer systematisch nalopen op de aanwezigheid van bijzondere of strafrechtelijke en ‘gevoelige’ persoonsgegevens. Let wel: dit gaat alleen om archieven waarin nog levende personen kunnen voorkomen. Hoe voer ik een systematische inhaalslag uit? Allereerst maak je een risico-analyse op de archieven die je als instelling beheert, met prioriteit voor archieven waarin naar verwachting veel bijz...
Je kunt je bezoekers registreren met legitimatie en hen daarbij akkoord laten geven op de huisregels of studiezaalreglement, voordat zij openbaar archief mogen raadplegen. Neem in huisregels en/of studiezaalreglement de inhoud van AVG artikel 5.1b op: raadplegen van archieven met persoonsgegevens mag alleen met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.
Bij digitaal archief, of het nu gaat om digitaal geboren materiaal (digital born) of gescande originelen, kunnen - combinaties van - aanvullende maatregelen worden genomen. Bij digitaal geboren archief is het toepassen van privacy by design uiteraard van groot belang, ook bij de overbrenging kan hiervan worden geprofiteerd. Ook kan, bij bestanden waar heel veel bijzondere, strafrechtelijke of anderszins gevoelige persoonsgegevens voorkomen, v...
Bij digitaal archief, of het nu gaat om digitaal geboren (digital born) materiaal of gescande originelen, kunnen - combinaties van - aanvullende maatregelen worden genomen. Bij digitaal geboren archief is het toepassen van privacy by design uiteraard van groot belang, ook bij de overbrenging kan hiervan worden geprofiteerd