Blader door bijdragen

2. Analoog archief

Bij analoog archief kunnen aanvullende (combinaties van) maatregelen worden genomen, om te voorkomen dat archieven met bijzondere, strafrechtelijke of gevoelige persoonsgegevens openbaar worden.

2. Door privacy by design

Als de overbrengende partij al maatregelen heeft genomen in het kader van privacy by design en dataminimalisatie, wordt het bij overbrenging voor de archiefinstelling gemakkelijk om zonodig dezelfde mate van bescherming van persoonsgegevens te bieden. Men kan dan van dezelfde technieken gebruik maken als de archiefvormer, bijvoorbeeld pseudonimiseren bij het beschikbaar stellen van archieven. Zo niet, dan moeten andere of aanvullende maatregel...

1. Door het stellen van beperkingen op de openbaarheid bij overbrenging

Bij overbrenging overleg je als archiefinstelling met de overbrengende partij, hetzij overheid, hetzij particulier, over de eventuele aanwezigheid van bijzondere en/of strafrechtelijke of gevoelige persoonsgegevens in het over te brengen archief. Dit deel van het archief wordt dan beperkt openbaar gesteld op grond van artikel 15.1 Archiefwet. Ook achteraf kan nog een beperking op de openbaarheid worden gesteld op grond van artikel 15.2 van de ...

3. Moet ik openbaar archief, waar geen beperking op rust, altijd aan een bezoeker ter inzage geven, ook als blijkt dat het toch bijzondere, strafrechtelijke of anderszins gevoelige persoonsgegevens bevat?

Nee. Omdat in het verleden niet altijd beperkingen op de openbaarheid zijn gesteld bij de overbrenging terwijl dat wel had gemoeten, moet dat in zo’n geval achteraf gebeuren. Daarom is bij de meeste archiefinstellingen een systematische inhaalslag nodig of gaande, op basis van een risico-analyse. Zie bijvoorbeeld de aanpak van het Haags Gemeentearchief en het projectplan van het gemeentearchief Steenwijkerland. Hoe voer ik een systematische ...

2. Gelden er beperkingen voor het na overbrenging openbaar stellen van gegevens van ambtenaren en bestuurders in overheidsdocumenten?

Die gelden deels. Ambtenaren De AVG noch Archiefwet geven hier concrete richtlijnen voor. Wel bestaat er enige jurisprudentie. Hieruit valt af te leiden dat professionele gegevens van (mogelijk) nog in leven zijnde ambtenaren zoals hun naam, zakelijke telefoonnummer en mailadres niet worden beschouwd als privé gegevens. Toch kan er aan openbaarmaking van de gegevens van (mogelijk) nog levende en/of nog in dienst zijnde ambtenaren een privacy-...

1. Mogen de persoonsgegevens van insprekers in vergaderingen van volksvertegenwoordigingen zoals parlement, gemeenteraad, algemeen bestuur van waterschappen, provinciale staten en commissies daaruit na overbrenging openbaar worden ?

Dit mag deels. Democratisch principe In principe zijn de vergaderingen van volksvertegenwoordigingen openbaar, zijn streams tijdens de vergadering dat ook en video-opnamen meestal ook. Het besprokene komt ook in de openbare verslagen van die volksvertegenwoordiging terecht. Insprekers weten dit en worden daar, als het goed is, op gewezen voordat ze spreken. Dat namen en andere gegevens van insprekers bekend worden, is dan ook niet te voorkome...

1. Algemeen

Hieronder vind je de maatregelen die bij elk type archief genomen kunnen worden, ongeacht de vorm.

2. Is archief met daarin bijzondere en/of strafrechtelijke persoonsgegevens automatisch beperkt openbaar?

Nee, de beperking van de openbaarheid gaat niet automatisch. Voor archiefbewaarplaatsen: De Archiefwet schrijft in artikel 2A voor, dat deze gegevens niet ter beschikking gesteld mogen worden. Maar ook stelt Archiefwet artikel 15, dat het beperkt openbaar stellen van archieven door een beslissing van de zorgdrager bij de overbrenging (15 eerste lid) dan wel achteraf (15 tweede lid) moet gebeuren. Daarbij moet worden bepaald voor hoelang de ...

1. Kan naar een archiefbewaarplaats overgebracht archief openbaar zijn volgens de Archiefwet terwijl dat volgens de privacywetgeving (AVG) niet mag, of andersom?

Nee, dat kan niet. De Archiefwet is in artikel 2a aangepast aan de AVG. De betekenis daarvan is, dat archieven met bijzondere en/of strafrechtelijke persoonsgegevens wel mogen worden verwerkt, maar niet voor raadpleging of gebruik ter beschikking mogen worden gesteld. Daarnaast mogen op grond van artikel 15.1 van de Archiefwet archieven worden beperkt in openbaarheid met het oog op ‘eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer’. Dat is een bre...

2. Moet ik op verzoek van een burger zijn persoonsgegevens in de archieven, die ik beheer, wijzigen als die onjuist zijn?

Nee. Volgens artikel 16 van de AVG heeft een betrokkene het recht, van een verwerkingsverantwoordelijke rectificatie te krijgen van onjuiste persoonsgegevens over hem die de verantwoordelijke verwerkt. In de Nederlandse Uitvoeringswet artikel 45 wordt daarop echter een uitzondering gemaakt voor persoonsgegevens in archieven die zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Wel heeft de betrokkene het recht om zijn eigen lezing aan dat archie...

3. Persoonsgegevens in archieven van volksvertegenwoordigingen en van ambtenaren

Praktische maatregelen

In deze rubriek vind je antwoord op de vraag: Welke maatregelen kan ik als archiefinstelling nemen om te voorkomen dat archieven met bijzondere, strafrechtelijke of gevoelige persoonsgegevens openbaar worden? NB. Wanneer voldoende tijd is verstreken, zodat de gegevens niet meer schadelijk of nadelig kunnen zijn voor betrokkenen, kunnen genoemde maatregelen weer ongedaan worden gemaakt! Bij archieven waarin veel bijzondere, strafrechtelijke of...

4. Rechten van burgers op grond van de AVG

In de Uitvoeringswet AVG zijn uitzonderingen neergelegd op de privacyrechten van burgers als het gaat om persoonsgegevens in archieven die zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Deze uitzonderingen zijn niet absoluut. In ieder individueel geval moeten de belangen worden afgewogen tussen de privacy van een burger en het belang van de openbaarheid van archieven.

1. Theorie AVG en Archiefwet

De vragen in deze rubriek zijn gericht op archiefinstellingen die onder de Archiefwet vallen zowel als archiefinstellingen die dat niet doen. Voor de eerste categorie geldt dat AVG en Archiefwet elkaar raken. In de antwoorden wordt beschreven hoe dat in elkaar zit. Zie over de raakvlakken AVG-Archiefwet ook de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wat is een bestand?

De AVG geldt voor ‘geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens en gegevens, die in een bestand zijn opgenomen of bestemd zijn voor een bestand’. Een bestand wordt in de AVG gedefinieerd als ‘elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn….’ Bron: AVG artikel 2

Wat is een archiefinstelling?

In deze Veelgestelde vragen en antwoorden verstaan we onder de term ‘archiefinstelling’ zowel de archiefbewaarplaatsen in de zin van de Archiefwet als andere, niet onder de Archiefwet vallende, voor het publiek toegankelijke instellingen die archieven van blijvende waarde voor het algemeen en historisch belang beheren en die geen winstoogmerk hebben.

Update

AVG artikel 89.1

De verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden is onderworpen aan passende waarborgen in overeenstemming met deze verordening voor de rechten en vrijheden van de betrokkene. Die waarborgen zorgen ervoor dat er technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen om de inachtneming van het beginsel van minimale gegevensverwerking te garanderen. Deze maatr...

AVG

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een Europese verordening die uniforme regels bevat voor de verwerking van persoonsgegevens door overheden en particulieren in de hele Europese Unie. In het Engels spreekt men van de GDPR, General Data Protection Regulation. Voor de volledige tekst van de AVG (overwegingen en artikelen van de verordening) zie de website van de Europese Unie De belangrijkste bepalingen van de AVG worden toe...

Risicogericht toezicht