Archief is niet meegenomen in vereffening van een boedel van een B.V.
Beste collega's, Stadsarchief Rotterdam heeft in het verleden een archief verworven van een bedrijf, ...
anonimiseren bij overbrengen
- mei 2020
- Theo Vermeer
- ·
- Aangepast 27 jun
- 7
- 49
Beste collega's,
Hierbij een blog, die eigenlijk naar zijn aard minder uitvoerend van karakter is dan de meeste discussies. Daarom post ik hem als blog.
Ik ben benieuwd naar jullie zienswijze.
Uit jurisprudentie van de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State over de Wob blijkt, dat de eerbiediging van de persoonlijk levenssfeer zich verzet tegen openbaarmaking van namen van overheidsmedewerkers die niet wegens hun functie in de openbaarheid treden. Tenzij de indiener van het Wob-verzoek aannemelijk heeft gemaakt, dat het belang van openbaarmaking in een concreet geval zwaarder weegt (25 september 2019, ECLI:NL:RVS:2019:3253).
Vraagsteller:
Zijn we verplicht de namen, zakelijke telefoonnummers en e-mailadressen van behandelend ambtenaren en contactpersonen bij vergunningaanvragers/-houders e.d. te anonimiseren voordat de gegevens worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats en maakt het daarbij uit of de archiefbescheiden jonger zijn dan 20 jaar?
Na bestudering van het geheel waag ik dit te betwijfelen, mede op grond van art. 89 AVG en Archiefwet art. 15.
Ik ben benieuwd naar ieders zienswijze.
Verken
Stelling ThemaTiendaagse Vernietiging - Informatierecht
In steeds grotere mate geldt overheidsinformatie ‘als vernietigd’ vanwege onvindbaarheid of omdat we ...
Kennisbijeenkomst De Digitale Kooi, geautomatiseerde besluitvorming en rechtsbescherming: een poging tot plaatsbepaling van het openbaar archief
Alles bij elkaar genomen is het een turbulente tijd op het gebied van informatie- en archiefbeheer. W...
Reacties
Hallo Theo,
Interessante vraag.
Eerst een tegenvraag: mag ik er gezien je vraag vanuit gaan dat jij de naw-gegevens van burgers, bijvoorbeeld die op een aanvraagformulier van een vergunning, sowieso laat anonimiseren bij overbrenging (lees: een geanonimiseerde versie laat maken (voorzover die er niet al is) naast de niet-geanonimiseerde versie)?
Het makkelijke antwoord op je vraag is dat ik het niet weet. Maar hieronder evengoed enkele gedachtenspinsels:
1) Ik vind dat de RvS wel heel sterk uit de hoek komt met de zin "dat het belang van de eerbieding van de persoonlijke levenssfeer zich verzet tegen openbaarmaking van namen van medewerkers die niet in functie in de openbaarheid treden". Als ik als behandelend ambtenaar vermeld wordt op een brief naar een burger of bedrijf (wat overigens een keuze is, dat hoeft uiteraard niet!) of een e-mailbericht zend naar een burger of bedrijf, dan treed ik daarmee toch zelf, in functie, in de openbaarheid? (De RvS vindt overigens van niet; in een uitspraak van 3 februari 2010 wordt een onderscheid gemaakt in het opgeven van een naam aan een individuele burger en openbaarmaking in de zin van de Wob.) Maar goed, ik had het beter gevonden als er had gestaan dat de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer zich tegen openbaarmaking kán verzetten. Want dat kan ik mij wel heel goed voorstellen, bijvoorbeeld bij bepaalde portefeuilles zoals in de vastgoedsfeer of bij openbare orde & veiligheid.
Overigens mis ik hierbij ook het tijdselement: openbaarmaking van deze gegevens na 1 maand of na 15 jaar maakt m.i. nogal uit.
2) De uitspraak gaat over openbaarmaking in de zin van de Wob en niet over het openbaarheidsregime van de Archiefwet. Het gaat dus om het verstrekken van informatie op verzoek en niet om het van rechtswege (Archiefwet, artikelen 12-14) openbaar worden van archiefbescheiden. Uiteraard moet op basis van artikel 15 van de Archiefwet nog een afweging gemaakt worden of een beperking op grond van de "eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer" nodig is, maar dat is een afweging die op het moment van overbrenging wordt gemaakt en dan kan het moment van overbrenging daarbij een rol spelen. Vervroegde overbrenging na 1 jaar leidt mogelijk tot een andere afweging dan bij overbrenging na 10, 15 of 20 jaar jaar.
Eigenlijk is de vraag: als je al vindt dat deze gegevens in openbaarheid beperkt moeten worden, voor hoe lang dan? Met andere woorden: wanneer mogen deze gegevens wel openbaar gemaakt worden?
3) Het gaat m.i. niet om verplicht anonimiseren. Het gaat bij overbrenging in eerste instantie om de afweging tussen openbaar of beperkt openbaar. Het is m.i. een beleidskeuze van de zorgdrager om al dan niet een geanonimeerd exemplaar te maken. Als je dat niet doet, dan zul je het document (of het hele dossier) mogelijk in openbaarheid moeten beperken.
En dan nog een vraagje mijnerzijds:
Stel je hebt bij overbrenging een geanonimiseerde versie en een niet-geanonimiseerde versie: blijven beiden versies blijvend bewaard of gaan wij de geanonimiseerde versie verwijderen als de openbaarheidsbeperking op niet-geanonimiseerde versie is vervallen?
Hallo Theo,
uitspraak privacy ambtenaren en bestuurders ECLI NL RVS 2002 AF 2070 zie 2.5.pdfHet lijkt mij dat anonimiseren d.w.z. de persoonsgegevens bij overbrenging in het origineel weghalen, niet hoeft, en zelfs ongewenst is in het kader van authenticiteit van het archief en reconstrueerbaarheid van een zaak,. Wel is het belangrijk ernaar te kijken bij openbaarmaking, met name als je de betreffende informatie online wilt zetten. Volgens diverse andere uitspraken van de RvS, ik doe er hierbij eentje uit 2002, zie punt 2.5 is de persoonlijke levenssfeer van personen in het algemeen niet in het geding voor zover het uitsluitend hun beroepshalve functioneren betreft.
Bij publicatie kun je dus eventueel pseudonimiseren, dwz in een kopie de persoonsgegevens weghalen, met name als het gaat om burgers. Maar als het gaat om bestuurders, die immers een openbare functie vervulden, en ambtenaren in functie zal dat meestal niet nodig zijn. Zie ook de nieuwe handreiking Weten of vergeten het tweede deel hoofdstuk 4, dat helemaal gaat over publicatie van informatie met persoonsgegevens.
In elk geval zal er heel goed met de archiefvormer overlegd moeten worden over deze kwesties.
Beste Theo,
Richard stelt zeer terecht onder zijn 'gedachtenspinsel' 2, dat deze uitspraak van de Raad van State gaat over openbaarheid in de zin van de Wob en niet over het openbaarheidsregime van de Archiefwet. Dit lijkt me cruciaal. Het antwoord op de vraag is dus: NEE
Voor wie niet van juridische argumenten houdt: Als je naar de praktische gevolgen voor de betrokkenen kijkt zijn die bij openbaarmaking in de zin van de Wob ook vele malen ingrijpender dan bij overbrenging. In het eerste geval worden de stukken gepubliceerd op een website, en worden voor iedereen voor altijd openbaar, in het tweede geval is dat zelden het geval, en speelt ook de door Richard genoemde tijdsfactor een rol.
Dank allemaal voor de reacties. Yvonne Welings wees me op 'Bij overgebracht archief is het anonimiseren niet toegestaan, zie
uitspraak RvS: ABRvS, 08-03-2017, nr. 201602133/1/A3'.
Dit sterkt mij in mijn visie, dat we ooit niets ter geschiedschrijving en bewijsvoering zullen overhouden als we daarin meegaan.
Richard, in antwoord op jouw vragen:
1) nee, we anonimiseren nu niet bij overbrenging, vanwege argumenten als authenticiteit. hooguit pseudonimiseren we.
2) wanneer deze gegevens openbaar gemaakt mogen worden? Als het aan vraagsteller ligt: pas als betrokkene overleden is. Je snapt, dat dit voor ons een (grote) brug te ver is. Ik kan jouw analyse daarom goed volgen.
3) Dan wat betreft bewaren en vernietigen. Hypothetisch zouden we dan uiteindelijk de geanonimiseerde versie vernietigen, omdat de niet-geanonimiseerde authentiek is.
Hallo Theo,
Even kort reagerend.
Die betreffende uitspraak van de RvS stelt m.i. helemaal niet dat lakken niet zou mogen. De RvS geeft het NA gelijk in de beleidskeuze die het NA heeft gemaakt om niet te lakken. Maar dat is wat anders dan het niet toestaan ervan.
Met anonimiseren in relatie tot archiefbeheer bedoel ik: een exemplaar van een document maken dat niet in openbaarheid beperkt hoeft te worden en dus openbaar ter raadpleging aangeboden kan worden (zoals nu (soms) gebeurd bij archiefvormers met aanvraagformulieren die gepubliceerd moeten worden). Zie het dus als het maken van een raadpleegkopie. Maar het oorspronkelijke authentieke exemplaar blijft dus ook bestaan.
Hallo Theo,
Die uitspraak van de RvS van 8 maart 2017 gaat over een afgewezen verzoek om inzage in beperkt openbaar archief. Als het NA al besloten zou hebben tot lakken, om toch beschikbaarstelling mogelijk te maken (wat dus niet hun keuze was, en wat de RvS dus respecteert), dan zou dat altijd om kopieën zijn gegaan en nooit om originelen.
Dank jullie wel voor de reacties. Wie op KIA wind zaait, mag niet alleen op dat platform, maar ook via de andere kanalen, storm oogsten! Dank daarvoor. Ik reageer nu even niet inhoudelijk, omdat mijn vakantie is aangebroken. Ik kom in de week van 18 mei erop terug, nadat ik alle mij toegezonden documenten (opnieuw) bestudeerd heb.