Rapport 'Jouw depot, mijn depot? Verandering langetermijnbewaring overheidsinformatie'

In juni 2018 kondigde minister Slob (MBVOM) aan de overbrengingstermijn in de huidige Archiefwet te willen verkorten. Hij gaf daarbij ook ruimte voor onderzoek naar de vraag of bestaande digitale depots van rijksorganisaties kunnen gaan functioneren als archiefbewaarplaats in wettelijke zin. Dit idee wordt in de praktijk vaak bewaren bij de bron genoemd, omdat de kern is dat archieven niet worden verplaatst naar een archiefbewaarplaats, maar in hun oorspronkelijke omgeving blijven. Onder de huidige Archiefwet is dat niet mogelijk.

In 2017 en 2018 heeft het Nationaal Archief onderzoek gedaan naar dit onderwerp, onder de titel Jouw depot, mijn depot? Op basis van bronnen en bureauonderzoek, kunnen we nu ongeveer 20 organisaties aanwijzen die, zeker bij verkorting van de overbrengingstermijn, mogelijk behoefte hebben aan een vorm van bewaren bij de bron. We hebben onderzocht waarom deze organisaties niet willen of kunnen overdragen, maar ook welk effect bewaren bij de bron zou hebben op onze eigen archiefcollectie. Lees hier het onderzoeksrapport.

Onze conclusie is dat sommige knelpunten al langer bestaan, maar dat bewaren bij de bron ook heel sterk samenhangt met de veranderende rollen binnen het lange-termijnbeheer van digitale overheidsinformatie. De waarde van onderzoeks- en uitvoeringsinformatie neemt toe, en dat leidt tot andere beheer- en bewaarstrategieën dan in de papieren wereld. Zo ontstaan grote digitale archiefcollecties buiten de formele archiefbewaarplaatsen. Dat leidt tot spanning met de bestaande wetgeving. Onze verwachting is dat de verkorting van de overbrengingstermijn dit probleem groter maakt. Daarom denken we dat aanpassen van de Archiefwet noodzakelijk is, zodat meer ruimte ontstaat voor afwijking van de standaard-overbrenging.