Blader door bijdragen

Records in Contexts: nieuwe beschrijvingsstandaard archief

Zo wordt mijn archiefinstelling AVG-proof

Is archief met bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens automatisch beperkt openbaar? Wat moet ik doen bij een datalek en wat IS een datalek eigenlijk? Wanneer ben ik als archiefinstelling verwerkingsverantwoordelijk en wanneer niet? Bestaat daar een stroomschema voor? Mag ik als archiefinstelling niet-bijzondere en niet-strafrechtelijke persoonsgegevens altijd ter beschikking stellen en ook online aanbieden? Hoe voer ik een inhaalslag...

Update

16 maart (11-12.30 uur) KIA online lezing door Filip Boudrez (Felix archief Antwerpen) Op dinsdag 16 maart 2021 wordt vanuit de Kennisplatforms E-depot en Toegang tot data de zesde sessie georganiseerd uit de webinarreeks “Toegankelijkheid organiseren”. Gastspreker zal zijn Filip Boudrez, Antwerpens Digitaal Archivaris. Aanvang : 11 uur, duur presentatie 1 uur, gevolgd door de mogelijkheid tot vragen stellen en evt. discussie. Zie voor aanm...

6. Praktijkvoorbeelden

Zie hoe het Historisch Centrum Overijssel handelt met online zetten van bouwvergunningen Bouwvergunningen bij het Historisch Centrum Overijssel. Ook een voorbeeld van maskeren van bijzondere of gevoelige persoonsgegevens bij de Gezinskaarten van het Bevolgingsregister in Amsterdam

4. Hoe voorkom je als archiefinstelling dat een particuliere archiefvormer van wie je het archief graag wilt overnemen, op grond van de AVG al heeft vernietigd vóórdat je het archief in huis krijgt?

Particuliere archiefvormers verzamelen (bijzondere) persoonsgegevens voor hun welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Deze persoonsgegevens mogen niet verder worden verwerkt en langer worden bewaard dan voor die doeleinden noodzakelijk is. Dat mag wel als dat gebeurt met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. (AVG 5.1 onder e en 89.1) Om ...

3. Kan een archiefinstelling zelfstandig openbaarheidsbeperkingen van particuliere archieven instellen of verlengen, zonder dat dit geregeld is met de bewaargever of bruikleengever?

Ja, dat kan. Archiefinstellingen, al dan niet vallend onder de Archiefwet, hebben in het verleden vele particuliere archieven opgenomen zonder de verwerkingsverantwoordelijkheid te regelen. Het is niet altijd praktisch doenlijk om deze overeenkomsten allemaal te herzien. Beperken van de openbaarheid van particuliere archieven in bewaarplaatsen Op basis van artikel 16.1 van de Archiefwet dienen bij de opname van particuliere archieven in een a...

2. Hoe bepaal ik de verwerkingsverantwoordelijkheid bij schenking, bewaargeving of bruikleen van particulier archief?

Bij het bepalen van de vraag wie verwerkingsverantwoordelijke is en wie verwerker in de zin van de AVG, is het essentieel om de vraag te beantwoorden: wie bepaalt doel en middelen voor de verwerkingen? Diegene is de verantwoordelijke. Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid Er is ook een gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid mogelijk op basis van artikel 26 van de AVG. Ook in zo’n geval moet je met de schenker, bewaargever of brui...

KIA presenteert: Trefwoorden voor de informatieprofessional

1. Onder welke titel kunnen particuliere archieven als het gaat om de AVG het best worden ondergebracht bij een archiefinstelling: schenking, inbewaargeving of bruikleen?

Het beste is schenking Het beste- ook vanuit het oogpunt van de AVG - kan het archief wordt geschonken aan de archiefinstelling, ongeacht of dat een archiefbewaarplaats is die onder de Archiefwet valt, of niet. Met schenking gaan in beginsel zowel de eigendom als de verwerkingsverantwoordelijkheid onder de AVG over op de archiefinstelling. Dit is de meest heldere constructie, dus voor archiefinstellingen waard om naar te streven. Alternatie...

2. Particuliere archieven

Vraag en antwoord over particuliere archieven, zowel die archieven die zijn ondergebracht in een archiefbewaarplaats en dus onder de Archiefwet vallen, als die archieven die berusten bij een archiefinstelling die niet onder de Archiefwet valt.

5. Wat te doen bij een (mogelijk) datalek bij mijn archiefinstelling?

Het is van belang om een protocol te hebben vastgesteld, dat gevolgd kan worden in geval er een vermeend of werkelijk datalek bij een archiefinstelling is. Het maakt niet uit, of het een lek is uit de eigen archieven van de instelling (zoals personeels- of bezoekersgegevens) of uit de beheerde historische archieven. Voorwaarde voor een werkend protocol is, dat is vastgelegd, wie verwerkingsverantwoordelijk is. Bij een gezamenlijke verwerkingsv...

Wat is bruikleen?

Bruikleen is geregeld in het Burgerlijk Wetboek, Boek 7a, Titel 13. Bruikleen is een overeenkomst, waarbij de ene partij aan de andere een zaak om niet in gebruik geeft, onder voorwaarde dat degene die deze zaak ontvangt, deze, na daarvan gebruik te hebben gemaakt, of na een bepaalde tijd, zal terug geven. De uitlener blijft de eigenaar van de zaak. Let wel: Er zijn tussenvormen mogelijk tussen bewaargeving en bruikleen, dus een bewaargeving m...

Wat is bewaargeving?

Bewaargeving is geregeld in het Burgerlijk Wetboek, Boek 7, titel 9. Het is een overeenkomst waarbij de ene partij, de bewaarnemer, zich tegenover de andere partij, de bewaargever, verbindt een zaak die de bewaargever hem toevertrouwt of zal toevertrouwen, te bewaren en terug te geven. De bewaargever blijft eigenaar van de zaak. Let wel: Er zijn tussenvormen mogelijk tussen bewaargeving en bruikleen, dus een bewaargeving met kenmerken van een ...

De weg naar inclusiviteit: Thuis in het archief

Trefwoorden voor de informatieprofessional

Wat is een datalek?

De AVG gebruikt de term 'datalek' niet, maar noemt dit een inbreuk op de beveiliging in verband met persoonsgegevens, die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens. (Bron: AVG artikel 4, lid 12) Wanneer de inbreuk een risico inhoudt ‘voor de rechten en vrijheden van nat...

Wat zijn particuliere archieven?

Particuliere archieven zijn niet-overheidsarchieven, bijvoorbeeld van kerken, verenigingen, bedrijven, instellingen, families en personen. Particuliere archieven kunnen naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht en vallen dan onder de Archiefwet 1995 (artikel 1 lid c onder 3). Ook kunnen ze zijn opgenomen bij de vele instellingen die geen archiefbewaarplaats zijn, maar toch historisch waardevolle collecties en archieven beheren en publie...

"Unsilencing the VOC Testaments"

Hoe dekoloniseer je de archieven van het Nationaal Archief? Dat was de vraag waarover een groepje masterstudenten archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam zich de afgelopen maand boog tijdens hun project “Unsilencing the VOC Testaments”. Onder leiding van Charles Jeurgens, hoogleraar archiefwetenschappen, onderzochten de studenten hoe ze de vele zwijgende getuigen, met name de totslaafgemaakten, in de VOC-testamenten een stem kon...

Uitvoeringswet AVG artikel 45

Artikel 45. Uitzonderingen inzake archivering in het algemeen belang 1. Bij de verwerking van persoonsgegevens die deel uitmaken van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995, die berusten in een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 1, onderdeel f, van die wet, zijn de artikelen 15, 16, 18, eerste lid, onderdeel a, en 20 van de verordening niet van toepassing. 2. 3. Betrokkene heeft het recht om inz...

UAVG

Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensverwerking: Nederlandse uitvoeringswet met regels, gebaseerd op de Europese AVG. Officiële titel: Wet met de regels ter uitvoering van de AVG, betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Drie voor het archiefwezen belangrijke artikelen uit deze wet (24, 32f, 45) worden hieronder in het bijz...