Digitalisering van analoge archiefbestanden – Kritisch kijken naar keuzes

Dit is blog 24 in de blogreeks over Green IT.

Veel organisaties kiezen ervoor om nog aanwezige analoge archiefbestanden te digitaliseren en toe te voegen aan de digitale collectie. Als dat gebeurt op basis van een gedegen vervangingsbesluit, kunnen de analoge bestanden daarna worden vernietigd. De digitale bestanden gelden dan als origineel.

Dit type bestanden kent echter een dubbele milieu‑impact. Papier is gemaakt van gekapte bomen en het productieproces vergt veel grondstoffen, waaronder water en energie. Maar ook de gedigitaliseerde versie heeft een ecologische voetafdruk: scanning, opslag, back‑ups en beheer vragen langdurig energie en infrastructuur.

Bij de keuze voor digitalisering spelen vooral gemak (toegang vanaf iedere locatie) en besparing op fysieke ruimte een rol. De ecologische impact van die keuze wordt vooralsnog nauwelijks expliciet meegewogen. Juist daarom is het zinvol om digitalisering te benaderen als een expliciete ontwerpkeuze: niet alleen de vraag of we digitaliseren is relevant, maar ook wat, wanneer, hoe en voor wie. Deze vragen spelen niet alleen op strategisch niveau, maar ook bij dagelijkse beslissingen in scanstraten en studiezalen.

Massale digitalisering versus selectieve digitalisering
Duurzamer is het om milieucriteria expliciet mee te nemen in de afweging tussen massale en selectieve digitalisering. Wetenschappelijke literatuur benadrukt dat het digitaliseren van volledige collecties niet alleen hoge kosten met zich meebrengt, maar ook een aanzienlijke ecologische voetafdruk veroorzaakt door energieverbruik, opslagcapaciteit en hardwarevervanging. Onderzoekers (1, 2) pleiten daarom voor een duurzaam waarderingsframework waarin de milieu-impact van digitalisering wordt meegewogen naast culturele, juridische en organisatorische waarde.

Dit betekent dat instellingen vooraf bepalen welke materialen een langdurige onderzoeks‑ of maatschappelijke waarde hebben, en welke niet. Digitalisering wordt daarmee niet langer een standaardoplossing, maar een bewuste keuze die aansluit bij Green‑IT‑principes en de reductie van CO₂‑uitstoot. Een cruciale, maar vaak impliciete factor hierbij is daadwerkelijk gebruik: hoe vaak wordt een gedigitaliseerd bestand geraadpleegd? Zonder inzicht in gebruik dreigt digitalisering te leiden tot grote hoeveelheden ‘slapende’ data die wel energie verbruikt, maar nauwelijks maatschappelijke waarde oplevert.

Selectieve digitalisering vraagt om duidelijke criteria
Het concept van ‘eco-sufficiëntie’(3), biedt hierbij richting. De kern is eenvoudig: digitaliseer alleen wat nodig is en vermijd zogeheten ‘dark data’- bestanden die zelden worden geraadpleegd maar wel structureel energie blijven verbruiken.

Praktische richtlijnen zijn onder andere het prioriteren van kwetsbare materialen, het vermijden van duplicaten en het combineren van waardering met andere stappen in het werkproces, zoals metadatacreatie. Door bewust te kiezen voor wat daadwerkelijk van waarde is, kunnen instellingen hun digitale strategie verduurzamen en tegelijk voldoen aan hun kerntaak: erfgoed toegankelijk houden voor toekomstige generaties.

Selectieve digitalisering in de praktijk: scannen op verzoek
Kiest een organisatie ervoor om analoge archieven alleen op aanvraag te digitaliseren, dan kan dat grofweg op twee manieren:

• Alleen het betreffende stuk scannen, toesturen naar de gebruiker en vervolgens bepalen of de scan wordt bewaard of vernietigd.
• De volledige map of delen ervan scannen zodra stukken worden opgevraagd, en zo de collectie geleidelijk digitaliseren.

Wanneer scans worden bewaard, is het raadzaam deze op te nemen in de online inventaris. Toekomstige gebruikers kunnen deze stukken dan direct raadplegen, waardoor de ecologische kosten van het scannen over meerdere gebruikers worden verdeeld. Daarmee ontstaat een tweede belangrijk keuzemoment: is de scan tijdelijk of blijvend? Niet elke scan hoeft automatisch een permanent deel van de digitale collectie te worden. Bij incidentele inzage kan tijdelijke digitalisering ecologisch verdedigbaar zijn; bij verwacht hergebruik is structurele opname logischer.

Rekenvoorbeeld: impact van selectieve digitalisering
De onderstaande cijfers zijn indicatief en bedoeld om de orde van grootte van verschillen tussen scenario’s te laten zien; in de praktijk variëren ze per archief, scanstraat en infrastructuur.

Stel dat een archief 1 kilometer papier bevat, overeenkomend met circa 1 miljoen pagina’s. Wanneer dit volledige archief in één keer wordt gedigitaliseerd op 300 dpi, vraagt dat naar schatting ongeveer 20.000 kWh aan energie voor het scannen. Daarbovenop komt een structureel energieverbruik voor opslag en back‑ups van circa 500 kWh per jaar.

Bij scannen op aanvraag ontstaat een ander beeld. Als jaarlijks bijvoorbeeld 5.000 pagina’s worden opgevraagd en gedigitaliseerd, ligt het energieverbruik voor het scannen rond de 100 kWh, met een aanvullende opslagbehoefte van ongeveer 2,5 kWh per jaar. In dit scenario is het energieverbruik vele malen lager dan bij volledige digitalisering.

Deze besparing treedt vooral op wanneer slechts een beperkt deel van het archief daadwerkelijk wordt geraadpleegd. Daarbij zijn zowel het gebruik als de aard en omvang van dossiers van belang: veel administratieve dossiers bestaan uit enkele tientallen of honderden pagina’s, terwijl juist de grotere dossiers de ecologische gevolgen van digitaliseringskeuzes zichtbaar maken. Daarnaast speelt de gebruiksintensiteit een rol: bij collecties die frequent en door meerdere gebruikers worden geraadpleegd, verschuift het kantelpunt tussen vooraf en selectief digitaliseren. Dit onderstreept dat duurzame digitalisering altijd contextafhankelijk is.

Minder onnodige digitalisering betekent bovendien minder langdurige impact van opslag, migraties en datacenterkoeling. Selectieve digitalisering bespaart daarmee niet alleen kosten, maar levert ook op de lange termijn een duidelijke ecologische winst op.

Wat praktijkvoorbeelden laten zien over vooraf nadenken over gebruik
De verschillen tussen deze praktijken laten zien dat digitalisering zelden een puur technische keuze is. In alle gevallen is – expliciet of impliciet – vooraf nagedacht over toekomstig gebruik: wordt dit materiaal vaak, structureel of slechts incidenteel geraadpleegd?

Bij instellingen die werken met scannen op verzoek volgt digitalisering het gebruik. De aanname is dat slechts een beperkt deel van de collectie daadwerkelijk relevant is voor gebruikers, en dat het ecologisch en organisatorisch efficiënter is om pas te digitaliseren wanneer die relevantie zich aandient. Andere instellingen kiezen ervoor om bij de eerste aanvraag direct hele mappen of series te digitaliseren, omdat zij herhaald gebruik verwachten en het opnieuw scannen willen vermijden. Deze voorbeelden maken duidelijk dat de duurzaamheid van digitalisering minder wordt bepaald door de gebruikte technologie, en meer door de veronderstellingen die we vooraf maken over toekomstig gebruik.

Lopend onderzoek: ReVerDi (Real versus Digital)
De KB neemt deel aan het Europese onderzoeksproject ReVerDi (4). In dit driejarige project wordt onderzocht hoe duurzaam fysieke en digitale collecties zijn bij grote nationale bibliotheken. De KB werkt hierin samen met de Nationale Bibliotheek van Zwitserland, de British Library, de TU Delft, de University of Surrey en de Bern University of Applied Sciences.

Binnen ReVerDi worden zogeheten life cycle sustainability assessments uitgevoerd, waarin de sociale, economische en ecologische impact van zowel fysieke als digitale collecties over hun volledige levenscyclus in kaart wordt gebracht. Daarbij wordt gekeken naar processen zoals fysieke opslag en klimaatbeheer, digitalisering, digitale opslag, beheer, gebruik en toekomstige migraties. Omdat iedere instelling haar eigen werkprocessen, infrastructuur en gebruikspatronen heeft, leveren deze analyses inzicht op in waar verschillen in impact ontstaan.

Het ReVerDi‑project beoogt nadrukkelijk geen universeel antwoord te geven op de vraag wat ‘het duurzaamst’ is. In plaats daarvan biedt het een kader om digitale en fysieke keuzes in hun samenhang te kunnen vergelijken. Juist door verschillende scenario’s naast elkaar te leggen - zoals massale versus selectieve digitalisering, of variaties in gebruik en opslag - wordt zichtbaar hoe aannames over gebruik, schaal en werkwijze doorwerken in de uiteindelijke ecologische impact. Daarmee ondersteunt ReVerDi instellingen bij het maken van beter onderbouwde, contextafhankelijke keuzes rond digitalisering en behoud.

Kijk kritisch naar resolutie
Naast de vraag wat en wanneer wordt gedigitaliseerd, is ook hoe dat gebeurt van groot belang. Resolutie is daarbij een onderschatte factor. Voor digitale vervanging gelden minimale kwaliteitseisen, maar in de praktijk wordt vaak gekozen voor hogere resoluties dan noodzakelijk, simpelweg omdat de technologie dat mogelijk maakt.

Resolutie werkt in twee richtingen: een scan bestaat uit puntjes in de breedte én in de hoogte. Een verdubbeling van de resolutie – bijvoorbeeld van 300 naar 600 dpi – leidt daardoor niet tot twee keer, maar tot vier keer zoveel pixels. Samen met de gekozen bitdiepte (zwart‑wit, grijswaarden of kleur) bepaalt dit de hoeveelheid beeldinformatie. De uiteindelijke bestandsgrootte wordt daarnaast beïnvloed door de mate van compressie, waardoor exacte cijfers lastig te geven zijn en bandbreedtes realistischer zijn dan vaste gemiddelden.

Rekenvoorbeeld: resolutie en impact
In de praktijk betekent dit dat relatief kleine verschillen in scaninstellingen grote gevolgen kunnen hebben voor de opslagbehoefte. Voor een typische tekstpagina levert een scan op 300 dpi, met goede compressie, doorgaans een bestandsgrootte op tussen 40 en 200 KB per pagina. Bij 600 dpi groeit dit – door de vier keer hogere pixelhoeveelheid – al snel naar 150 tot 600 KB per pagina. Bij 1200 dpi of bij 24‑bits kleur kunnen bestanden, zelfs met compressie, oplopen tot meerdere megabytes per pagina.

Dat effect wordt vooral zichtbaar wanneer het aantal pagina’s toeneemt. Een dossier van 1.000 pagina’s – wat boven het gemiddelde ligt en zeker geen doorsnee dossier is – komt bij 300 dpi uit op enkele tientallen tot honderden megabytes. Bij 600 dpi loopt dit op tot enkele honderden megabytes of meer, en bij 1200 dpi tot meerdere gigabytes. Het voorbeeld is bewust aan de ruime kant, maar maakt zichtbaar hoe resolutiekeuzes bij grotere dossiers een onevenredig effect hebben op opslag en energieverbruik.

Wanneer een organisatie vervolgens duizenden of tienduizenden dossiers digitaliseert, groeit de totale opslagbehoefte niet lineair, maar versneld mee met elke verhoging van resolutie, bitdiepte of kwaliteitsniveau. Datacenters verbruiken per terabyte opslag jaarlijks energie voor voeding, koeling en back‑ups, exclusief migraties. Elke onnodig hoge scaninstelling werkt daardoor langdurig door in de ecologische voetafdruk.

Voor tekstuele archieven is 300 dpi in de meeste gevallen ruim voldoende voor leesbaarheid en juridische geldigheid. Daarmee wordt resolutie, net als de keuze voor selectieve digitalisering, een expliciete ontwerpbeslissing: goed genoeg voor beoogd gebruik, in plaats van maximaal voor alle denkbare toepassingen.

De onderliggende vraag is dan ook: welke handeling voert een gebruiker uit met deze scan? Lezen, doorzoeken en juridisch raadplegen stellen andere eisen dan conservering, herdruk of detailanalyse. Diezelfde afweging geldt bij de instroom van nieuw digitaal materiaal, met name bij audiovisuele bestanden. Een filmpje van één minuut in 2K‑resolutie heeft een omvang van circa 26 GB, terwijl datzelfde filmpje in 4K oploopt tot ruim 44 GB – met een blijvende impact op opslag en energieverbruik.

Conclusie
Door kritisch te kijken naar digitalisering en resolutie zijn grote stappen te zetten richting duurzame digitale preservering. Dat vraagt om bewuste keuzes, waarbij gemak en technologische mogelijkheden niet automatisch leidend zijn, maar ecologische impact een volwaardige factor wordt.

Begin klein: kies voor scannen op verzoek in plaats van massale digitalisering, hanteer resoluties die ‘goed genoeg’ zijn en neem hergebruik expliciet mee in opslagbeslissingen. Wie deze vragen nu al meeneemt in het dagelijks werk, maakt digtiale toegankelijkheid niet alleen slimmer, maar ook groener.

Gebruikte bronnen

(1) Pendergrass, K. et al, ‘Towards Environmentally Sustainable Digital Preservation, The American Archivist 82 (1): 165-206, beschikbaar via https://american-archivist.kglmeridian.com/view/journals/aarc/82/1/article-p165.xml. Laatst geraadpleegd 15 november 2025.

(2)Tallman, M. et al, ‘Digital Stewardship Appraisal Framework: Guidelines and Criteria to Select for Digital Preservation, version 2, Augustus 2024, beschikbaar via https://osf.io/sezpj/files/v7a8x. Laatst geraadpleegd 15 november 2025. De milieu impact is opgenomen onder de criteria voor kosten en investeringen.

(3) Paschalidou, E. et al., ‘A strong Sustainability Framework for Digital Preservation of Cultural Heritage: Introducing the Eco-sufficiency Perspective’, gepubliceerd op 20 mei 2022 in Heritage 2022 (5), beschikbaar via https://doi.org/10.3390/heritage5020058. Laatst geraadpleegd 15 november 2025.

(4) KB/Nationale Bibliotheek, ‘Onderzoeksproject ReVerDi: Real Versus Digital’, beschikbaar via https://www.kb.nl/over-ons/projecten/onderzoeksproject-reverdi-real-versus-digital. Laatst geraadpleegd op 15 november 2025.