Paradigmaverschuivingen in digitale preservering – Wanneer goed, goed genoeg is

Dit is blog 22 in de blogreeks over Green IT.

In de vorige blogpost hebben we gezien dat aanpassingen in de IT-inrichting die digitale preservering ondersteunt, lonen. Onderzoekers van ecologisch duurzame preservering zien dit echter als een tussenstap. De échte oplossing ligt volgens hen in het drastisch wijzigen van hoe we naar digitale preservering kijken én hoe we onze werkprocessen inrichten.

In 2019 verscheen het artikel Toward Environmentally Sustainable Digital Preservation in The American Archivist geschreven door vier digitale preserveringsspecialisten die onderzoek doen naar duurzamere manieren om digitale collecties te beheren. Zij pleiten in het artikel voor drie paradigmaverschuivingen in het preserveringsproces:

1. Meer én strengere selectie zodat we minder bewaren (waarderingsfase)
2. Het accepteren van ‘goed is goed genoeg’-preservering waardoor minder energie intensieve handelingen hoeven te worden uitgevoerd gedurende het beheer (beheerfase)
3. Loslaten van het idee dat digitale collecties altijd en direct online beschikbaar moeten zijn (beschikbaarstellingsfase)

Alleen door te herevalueren hoe we ons werk uitvoeren, komen we tot daadwerkelijk (meer) ecologisch verantwoorde digitale duurzaamheid.

Streven naar optimaal beheer

Vanuit het digitale preserveringsvak heeft de nadruk altijd gelegen op het optimaal beheren van digitale bestanden. We streven continu naar verbetering van onze processen en procedures, bijvoorbeeld gedreven door de NDSA(1) Levels of Digital Preservation. Dit model, bestaande uit vier niveaus, maakt inzichtelijk hoe je als organisatie kunt ontwikkelen in vijf functionele gebieden om te voldoen aan verantwoordelijk archiefbeheer. (2)

Het streven naar een steeds hoger NDSA niveau brengt ecologische impact met zich mee. Naarmate organisaties opschuiven naar steeds strengere en meer uitgebreide vormen van digitale preservering, neemt de behoefte aan redundante opslag (meer kopieën), geografische spreiding en frequentere integriteitscontroles toe. Deze maatregelen vergroten de betrouwbaarheid van het archief, maar leiden tegelijkertijd tot een hogere energieconsumptie en een grotere vraag naar hardware, met bijbehorende CO2-uitstoot en materiaalgebruik.

Daarom is het belangrijk om bij het implementeren van deze strengere eisen, oog te hebben voor de milieu-impact. Door bijvoorbeeld energie-efficiënte datacenters, slimme fixity-checks en bewuste keuzes in bestandsformaten toe te passen, kunnen we de balans zoeken tussen duurzame toegankelijkheid en verantwoord gebruik van natuurlijke hulpbronnen.

Daarbij rijst de vraag of het hoogste niveau van digitale preservering wel altijd nodig is. Voor sommige bestanden kan een lager niveau (niveau 1, 2 of 3) voldoende zijn om langdurige preservering te waarborgen. Een risico-benadering, waarbij verschillende niveaus worden toegepast afhankelijk van het belang en de kwetsbaarheid van de bestanden, kan een alternatief zijn. Dit vraagt wel om systeemverandering. Wil je je als organisatie certificeren volgens ISO 16363 of ISO 14721 dan moet je op alle criteria level 4 halen. Ecologisch verduurzamen kan zo op gespannen voet komen te staan met de wens tot certificering.

More Product, Less Process

De roep tot het vereenvoudigen en minimaliseren van de handelingen binnen de archiveringsprocessen is niet nieuw. Met het concept ‘More Product, Less Process’ (3) pleiten Mark Greene en Dennis Meisner, twee invloedrijke Amerikaanse archivarissen, ervoor dat archivarissen minder tijd besteden aan gedetailleerde ordeningen en beschrijvingen per item en meer aan het toegankelijk maken van de collectie als geheel.

Het doel van dit concept is het vinden van een balans tussen voldoende beschrijving en snelle toegankelijkheid, waardoor digitale archieven beter benut kunnen worden en achterstanden verminderen. Hoewel dit concept is ingestoken als oplossing voor financiële en personele beperkingen bij archiefinstellingen, kan dit ook worden gebruikt als referentiekader voor het ecologisch inrichten van archiveringsprocessen. Ook hier kun je als organisatie bepalen wanneer ‘goed’ goed genoeg is.

Waarom deze omslag noodzakelijk is

De huidige praktijk van digitale preservering is vaak gericht op het behalen van het hoogste niveau van betrouwbaarheid en toegankelijkheid, zonder dat er een afweging wordt gemaakt tussen kosten, inspanning en ecologische impact. Dit leidt tot een situatie waarin we meer bewaren dan strikt noodzakelijk, met een grote milieuvoetafdruk als gevolg. Door kritisch te kijken naar onze processen en te accepteren dat niet alles en op het hoogste niveau hoeft te worden bewaard, kunnen we zowel ecologische als financiële winst behalen.

Vooruitblik

De hierboven beschreven gedachtengang waarmee je risico-gestuurd gaat kijken wanneer goed ‘goed-genoeg is’ biedt een bril waarmee je naar de werkprocessen in je organisatie kunt kijken. In de komende blogs behandelen we de keuzes die vanuit de digitale preserveringsgemeenschap zijn voorgesteld en die je als erfgoedinstelling zelf kunt toepassen in je digitale preservering. De blogs volgen de drie opeenvolgende fasen in het preserveringsproce. We starten met de waarderings- of selectiefase, vervolgens gaan we naar de fase van het beheren en tot slot naar het beschikbaar stellen van digitaal archiefmateriaal aan de eindgebruiker.

Gebruikte bronnen

1. NDSA staat voor National Digital Stewardship Alliance.
2. NDSA, Levels of digital preservation, 2019, beschikbaar via https://ndsa.org/publications/levels-of-digital-preservation/. Laatst geraadpleegd op 12 november 2025.
3. Greene, M.A en Meissner D., ‘More Product Less Process: Revamping Traditional Archival Processing’, Gepubliceerd op 1 september 2005 in The American Archivist, beschikbaar via https://american-archivist.kglmeridian.com/view/journals/aarc/68/2/article-p208.xml. Laatst geraadpleegd op 12 november 2025.