Infrastructuur (3) : Inzicht in dataopslag: waarom inventarisatie het verschil maakt

Dit is blog 21 in de blogreeks over Green IT.

Dataopslag kost energie. Door te weten waar je digitaal erfgoed staat, kun je slimmere keuzes maken. Een overzicht om mee te beginnen.

Digitaal erfgoed moet ergens staan om het te kunnen bewaren en gebruiken. De verwachting is dat de hoeveelheid digitaal erfgoed de komende jaren flink groeit. Denk aan digitale archieven die overheidsinstellingen overdragen aan archieven, aan het digitaliseren van collecties en aan nieuw digitaal erfgoed zoals digitale kunstwerken of theatervoorstellingen. Meer opslag betekent ook meer CO₂-uitstoot.

De vorige twee blogs gingen over de hardware, software en het IT-netwerk achter digitaal preserveren. Nu gaat het om de opslag: waar staat het digitaal erfgoed eigenlijk en welke duurzame keuzes kun je maken?

Informatie-architectuur

Het helpt om in kaart te brengen waar jouw organisatie data opslaat. Een goed voorbeeld vind je in de eindrapportage Green IT-project Erfgoed Leiden en Omstreken. (1) Bij Erfgoed Leiden ligt de data opgeslagen in:

• Het e-depot: voor duurzame opslag en preservering van digitale archiefbestanden.
• Het collectiebeheersysteem: voor registratie van fysieke en digitale collecties inclusief metadata en verwijzingen en voor online presentatie.
• Een geavanceerd collectiebeheersysteem: voor koppelingen (linked open data) en integratie met andere collecties.
• De werkomgeving: zoals SharePoint/MS365 en G-drive, inclusief e-mailprogramma’s.
• Aanvullende systemen: bijvoorbeeld software voor bewerkingen of websites die gebruikmaken van digitale content.
• De website van de erfgoedinstelling.
• Back-ups van diverse systemen.
• Vakapplicaties bij overheidsinstellingen.

De software-inventarisatie uit de vorige blog is een goed uitgangspunt om dataopslag in kaart te brengen. Per softwarepakket kun je aangeven welke data hierin wordt opgeslagen. Denk ook aan ondersteunende systemen zoals een app voor klimaatbeheersing in het fysieke depot of camerabeelden van bewakingscamera's.

Als je dit kritisch doet, krijg je zicht op mogelijke dubbelingen en kun je keuzes maken over waar informatie moet worden opgeslagen en hoe lang.

Back-ups

Om informatie duurzaam toegankelijk te houden, maak je als organisatie regelmatig back-ups. Een goed back-upsysteem is een van de belangrijkste manieren om dataverlies te voorkomen. Belangrijk om te weten: hoe werkt het back-upproces in jouw organisatie?

• Hoe vaak wordt een back-up gemaakt?
• Waar wordt die opgeslagen (cloud, hot of cold storage, tape, externe, harde schijven of on-premise server)?
• Zijn er meerdere kopieën op verschillende geografische locaties?

In de blogreeks over beheer[1] gaan we dieper in op hoeveel kopieën je nodig hebt en hoe je deze kunt bewaren. Nu is vooral de inventarisatie van belang.

Cloudopslag

Een snelle verbetering is overstappen naar een 'groene' cloudprovider. In de blog De verborgen impact van cloudopslag (2) vind je een lijst met vragen die je kunt stellen bij het kiezen van een (nieuwe) cloudleverancier. Ook staat er een vergelijking tussen lokale servers en cloudopslag, waarbij cloudopslag de duurzamere optie bleek.

Kijk ook kritisch naar wat jouw organisatie bewaart. Vraag regelmatig of alles wat is opgeslagen behouden moet blijven en organiseer opruimacties, zowel voor data als voor softwareapplicaties.

Beperken dataopslag voor bedrijfsvoering

Ook de dataopslag van bedrijfsvoering kun je beperken. Leg de maatregelen vast in een datahygiënebeleid dat voorschrijft hoe je in de organisatie omgaat met de opslag van data én het opschonen daarvan.

Denk aan je mailbox. Deel bestanden via links in plaats van bijlagen, mail bewust (is een mail echt nodig of kun je bellen of langslopen?), geen bedankmailtjes meer en ruim je mailbox regelmatig op. Zeg nieuwsbrieven op die je toch niet leest. Sla mails bij voorkeur op bij de dossiers waar ze horen en houd je eigen mailbox zo leeg mogelijk.

Let op: bij de Rijksoverheid en sommige gemeenten geldt dat alle niet-privémail automatisch wordt bewaard (de capstone-methodiek) en zijn er afspraken over het verwijderen van e-mail. Check dus altijd het mailbeleid van je organisatie.

Je kunt ook instellingen van de mailserver aanpassen, zoals het automatisch legen van prullenbakken of het beperken van opslagruimte, zodat gebruikers hun mailbox regelmatig opruimen. Het kost wat discipline, maar levert naast een opgeruimde mailbox ook CO₂-besparing op.

Hetzelfde geldt voor documenten die je samen gebruikt: wie slaat wat op om dubbele opslag te voorkomen? Loop je opslagomgeving regelmatig na, informeer medewerkers over afspraken en denk aan onboarding en offboarding van medewerkers. Maak ook afspraken over versiebeheer: hoeveel versies bewaar je en wie is verantwoordelijk voor het schonen van dossiers?

Type opslag

Digitaal erfgoed moet ergens worden opgeslagen. Iedere vorm van opslag heeft voor- en nadelen, vaak hangt de keuze samen met hoe snel informatie beschikbaar moet zijn. Sneller beschikbaar betekent doorgaans meer energieverbruik. Denk aan:

• Direct beschikbaar: RAM en SSD.
• Beschikbaar met vertraging: harddisk met internetverbinding.
• Beschikbaar op vaste momenten: tape, optische media (cd, dvd, blu-ray).
• Beschikbaar op afroep: analoog materiaal dat moet worden gescand, digitaal materiaal op offline harddisks, tapes en optische media.

Vaak wordt een combinatie ingezet. Hoe je hierin keuzes maakt, bespreken we in een latere blog.

Toekomst

Er wordt veel onderzoek gedaan naar nieuwe en compactere opslagtechnieken, elk met een eigen milieu-impact. (3) Voor digitale preservering lijkt opslag op glas nu de meest duurzame optie. Die maakt veel (energie-intensieve) handelingen voor langdurige opslag en toegang overbodig. De eerste commerciële toepassingen van keramisch glas worden in 2026 verwacht. Houd deze ontwikkelingen in de gaten.

Nutsvoorzieningen

Afspraken met stroomleveranciers vallen vaak niet onder het takenpakket van een erfgoedmedewerker, maar zijn wel belangrijk. IT-infrastructuur heeft elektriciteit nodig en voor koeling vaak water. Je hebt hier meestal beperkt invloed op, maar door vragen te stellen kun je mensen in je organisatie bewuster maken.

Voor gebruikersemissies geldt: efficiëntere hardware helpt, maar de elektriciteitsmix die jouw organisatie gebruikt is het belangrijkst voor de impact. Van een gemiddelde stroommix naar groene stroom scheelt zo'n 80%! (4) Het loont dus om dit onder de aandacht te brengen bij de verantwoordelijke in jouw organisatie.

Conclusie

Door bewuste keuzes in netwerkverbindingen, opslagmedia, apparatuur en software kunnen erfgoedorganisaties hun ecologische voetafdruk flink verkleinen. Dat vraagt om een langetermijnstrategie waarin niet alleen gekeken wordt naar het veilig bewaren van digitale collecties, maar ook naar de gevolgen daarvan voor het milieu.

Duurzame digitalisering is belangrijk voor de toekomst van erfgoedorganisaties én voor de wereld waarin toekomstige generaties deze collecties kunnen blijven raadplegen. Hoe dit verder praktisch vorm krijgt in beleid en werkprocedures, komt aan bod in de volgende drie thema's van deze blogreeks: waardering en selectie, beheer en het beschikbaar stellen van digitaal erfgoed.

Gebruikte bronnen

1. Copper 8, ‘Actieplan verduurzaming van IT Data – Erfgoed Leiden en omstreken’, juli 2025, beschikbaar via https://kiacommunity.nl/thoughts/24322. Laatst bezocht 12 november 2025.
2. Heijst, T. van, ‘De verborgen impact van cloudopslag’, november 2025, beschikbaar via https://kiacommunity.nl/thoughts/12303. Laatst bezocht 12 november 2025.
3. Heijst T. van, ‘De zoektocht naar duurzame alternatieven voor disks en tapes’, beschikbaar via https://kiacommunity.nl/thoughts/10116
4. Copper 8, ‘Actieplan verduurzaming van IT Data – Erfgoed Leiden en omstreken’, juli 2025, beschikbaar via https://kiacommunity.nl/thoughts/24322. Laatst bezocht 12 november 2025.