Waardering en selectie – de eerste stap naar duurzame digitale preservering

Dit is blog 23 in de blogreeks over Green IT.

Niet alles wat digitaal binnenkomt hoeft - of kan - voor altijd worden bewaard. Elke gigabyte kost geld, aandacht en energie. Wie bewust waardeert en selecteert, zet de eerste stap naar duurzame digitale preservering: onnodige opslag blijft uit, de ecologische voetafdruk krimpt en schaarse middelen gaan naar wat er echt toe doet. De techniek volgt pas daarna.

Informatietsunami

Digitale selectie en waardering zijn ingewikkelder dan analoge processen. Digitale archiefbestanden bevatten vaak duplicaten, meerdere versies (waarvan niet altijd duidelijk is welke versie de definitieve is), verschillende bestandsformaten en complexe hiërarchieën. Bovendien zijn ze afhankelijk van hardware en software om ze te kunnen openen.

Daardoor worden digitale bestanden in de praktijk minder grondig geschoond dan analoge. Vanuit ecologisch en financieel perspectief is dat op de lange termijn geen houdbare aanpak. Juist bij digitale bestanden is een streng selectiebeleid noodzakelijk, zodat de inspanningen gaan naar content die er echt toe doet.

De hoeveelheid digitale bestanden die gecreëerd wordt - en dus op termijn voor archivering in aanmerking komt - is de afgelopen dertig jaar exponentieel gegroeid. Recente analyses laten zelfs zien dat ongeveer negentig procent van alle wereldwijde digitale data in de afgelopen twee jaar is geproduceerd.(1) Daarmee staan archieven aan de vooravond van een tsunami aan digitale informatie.

Voorkom de valkuil van goedkope extra opslag

Goed opgeleid personeel is moeilijker te vinden dan extra digitale opslag - en dat maakt grondige waardering lastig. Extra opslag lijkt op korte termijn een goedkope oplossing, maar schijn bedriegt.

Voor een beperkt bedrag voeg je gemakkelijk 1 TB of meer toe, waardoor je minder kritisch hoeft te zijn bij het selecteren. Wat daarbij vaak wordt vergeten: het zijn jaarlijks terugkerende kosten. Elk jaar betaal je voor die extra TB, voer je beheerhandelingen uit en wordt informatieveiligheid een groter risico. De ecologische impact komt daar nog bovenop. Goedkoop is op termijn duurkoop.

Praktische tips voor selectie

1. Pas geldende selectie- en waarderingsregels toe
   

   Voordat digitale bestanden worden opgenomen in de collectie, is het belangrijk ze te waarderen en waar nodig te selecteren: wat wordt wel opgenomen en wat niet? Voor organisaties die onder de Archiefwet vallen, gebeurt dit op basis van een vastgestelde selectielijst, die aangeeft welke bestanden voor permanente bewaring of vernietiging in aanmerking komen. Een overzicht van alle geldende selectielijsten vind je op de website van het Nationaal Archief. (2)

   Voor organisaties die niet onder de Archiefwet vallen, zijn de criteria voor opname vastgelegd in het eigen collectiebeleid.

   In beide gevallen staat de waarde van informatie door de tijd centraal. Wat daarin nog ontbreekt, is een afweging van de ecologische impact van langdurige bewaring tegenover die informatiewaarde. Dat lijkt een zinvol aspect om mee te nemen in de risicoafweging bij de totstandkoming van selectielijsten.
   
   

2. Vergelijk de bestanden in je eigen collecties en met andere organisaties om duplicaten te voorkomen
   

   Erfgoedinstellingen moeten selectief zijn bij het waarderen van bestanden, zowel binnen de eigen collecties als in vergelijking met de collecties van andere instellingen. Linked open data kan hierin een rol spelen: het maakt het voor gebruikers eenvoudiger om via één zoekingang collecties van meerdere instellingen te raadplegen. Op dezelfde manier kun je als organisatie nagaan of archiefbestanden niet al elders beschikbaar zijn. Zo bieden innovaties in digitalisering kansen om duplicaten te voorkomen.

   Softwarematige hulpmiddelen helpen om duplicaten op te sporen, zowel binnen één archiefbestand als collectiebreed. Maak hier gebruik van en kies wat je bewaart en wat je vernietigt. Beschrijvende metadata of een notitie volstaan vaak als plaatsvervanger voor dubbele bestanden.
   
   

3. Ga in gesprek met de makers van je archief
   Een ander belangrijk aspect is het gesprek met de makers van je archief. Wees duidelijk over wat je wel en niet wilt opnemen in je collectie en leg uit waarom dit belangrijk is. Probeer het schonen - en metadateren - zo veel mogelijk bij de maker neer te leggen. Een maker kan vaak sneller zijn weg vinden in de eigen ordening en bestandsnamen dan een buitenstaander.
   
   
4. Geef in je verwervingsinstructies duidelijk aan hoe moet worden aangeleverd
   

   Erfgoed Leiden en Omstreken heeft in 2025 een 0-meting in het kader van ecologische duurzaamheid laten uitvoeren. Daaruit bleek dat een groot deel van de CO₂-voetafdruk afkomstig is van de grote hoeveelheid hardware in de archieven: USB-sticks, tapes, externe harddisks en dergelijke. (3) Dit inzicht heeft de organisatie aan het denken gezet. Om de toename aan hardware te beperken, stellen ze nu een instructie op waarbij bestanden niet op een drager worden aangeleverd, maar rechtstreeks via een ftp-verbinding.

   Hetzelfde geldt voor bestandstypen. Ook daar kun je vooraf aangeven welke voorkeursformaten je als archiefinstelling hanteert. De lijst voorkeursformaten van het Nationaal Archief kan je hierbij helpen.

   Wil je nog een stap verder gaan? Kijk dan of die voorkeursformaten ook naar milieu-impact (energieverbruik) geprioriteerd kunnen worden. (4) Dat is nu nog niet het geval, maar er wordt volop onderzoek gedaan naar de milieu-impact van software. Aan de Radboud Universiteit doet Bernard van Gastel daar met zijn studenten onderzoek naar - zeker een aanrader om zijn werk via LinkedIn te volgen.(5)
   
   

5. Voorkom onnodige ballast bij forensic imaging
   Voorkom het gebruik van forensic (of disk) imaging als standaard preserveringspraktijk. Dit wordt gebruikt om de bitstream van een harde schijf volledig vast te leggen en behoudt de belangrijke kenmerken en metadata van de computeromgeving die wordt gebruikt om de bestanden te maken en te beheren. (6) Hoewel disk images handig kunnen zijn voor bepaalde analyses en voor toegang, bevatten ze vaak veel extra gegevens zonder archiefwaarde, zoals besturingssysteembestanden, persoonlijke informatie, dubbele bestanden en ongebruikte ruimte. Wie dit geheel permanent opslaat, bewaart dus veel meer dan strikt noodzakelijk. Ga na of technische metadata en logbestanden kunnen volstaan voor het beoogde doel.

Herwaardering: een vergeten stap?
Tot slot een heet hangijzer: moet alles wel permanent worden bewaard? Voor organisaties die onder de Archiefwet vallen, hangt dit af van de selectielijst die gold op het moment van creatie van het dossier. Die lijsten zijn opgesteld in een bepaalde tijdsgeest, en die verandert. Toch is er nu geen mogelijkheid tot herwaardering: permanent is permanent. Misschien wordt het tijd om dit uitgangspunt te herzien en herwaardering structureel op te nemen in beleid.

Voor organisaties die niet onder de Archiefwet vallen, is herwaardering wél mogelijk. Combineer dit zoveel mogelijk met geplande preserveringshandelingen, zoals migraties, om efficiëntie en duurzaamheid te vergroten.

Conclusie

Digitale preservering begint bij bewuste keuzes in waardering en selectie. Toch wordt de ecologische impact van langdurige bewaring nog nauwelijks meegenomen in deze processen. Strenger selecteren, duplicaten vermijden en duidelijke afspraken maken met makers beperkt niet alleen de kosten en de complexiteit, maar ook de CO₂-voetafdruk.

Voeg daar een periodieke herwaardering aan toe, zodat bewaartermijnen niet statisch blijven maar kunnen meebewegen met veranderende inzichten en maatschappelijke prioriteiten. Zo maken we digitale preservering niet alleen toekomstbestendig, maar ook verantwoord voor mens en milieu.

Gebruikte bronnen

1. Duarte Fabio, ‘Amount of Data Created Daily (2026)’, beschikbaar via https://explodingtopics.com/blog/data-generated-per-day. Laatst bezocht op 3 maart 2026.
2. National Archief, ‘Vastgestelde selectielijsten’, beschikbaar via https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/vastgestelde-selectielijsten. Laatst bezocht op 3 maart 2026.
3. Copper 8, ‘Actieplan verduurzaming van IT Data – Erfgoed Leiden en omstreken’, juli 2025, beschikbaar via https://kiacommunity.nl/thoughts/24322. Laatst bezocht 3 maart 2026.
4. Nationaal Archief, ‘Norm voorkeursformaten’, 2025, beschikbaar via https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/norm-voorkeursformaten. Laatst bezocht op 3 maart 2026.
5. Bernard van Gastel, te volgen via https://www.linkedin.com/in/bvgastel/. Laatst bezocht 3 maart 2026.
6. Pendergrass, K. e.a., ‘Toward Environmentally Sustainable Digital Preservation’, In: The American Archivist, vol. 82, no. 1, 2019, p. 183). Beschikbaar via: https://dash.harvard.edu/server/api/core/bitstreams/3f7bb5f9-8797-49cc-9c7f-8743af1faf98/content. Laatst bezocht op 3 maart 2026.