Situatie Het Stadsarchief Amsterdam beheert circa 55 kilometer overgebrachte archieven, per archiefvormer (of archiefblok) toegankelijk raadpleegbaar gemaakt middels inventarissen. Een deel van de archiefbescheiden is "nader toegankelijk gemaakt" middels indexen. Het betreft op dit moment 36 indexen waarvan er 35 op naam toegankelijk zijn. Daarvan verwijzen 15 indexen naar verschillende soorten archiefbescheiden met mogelijk nog levende person...
Probleemstelling Het is op dit moment onvoldoende duidelijk of er een verwerkersovereenkomst moet worden afgesloten tussen gemeente Nijmegen en elk van de regiogemeenten na overbrenging van archieven van een regiogemeente naar hun archiefbewaarplaats in Nijmegen. Situatieschets Het Regionaal Archief Nijmegen is een gemeentelijke archiefdienst met een eigen archiefbewaarplaats. Acht gemeenten in de omgeving van Nijmegen hebben de gemeentearchi...
Inleiding Het waterschap is zowel archiefvormer als -beheerder (cf.art. 37 Aw). Sinds 2010 is archiefvorming volledig digitaal. Er is nog geen E-depot in technische zin. De website brabantsedelta.nl wordt dagelijks gearchiveerd door Archiefweb.eu sinds 18 december 2014. Tevens zijn drie statische websites gearchiveerd. De content van het website-archief is nog niet AVG-proof. Er staan namelijk publicaties op met persoonsgegevens, gemaakt in d...
De opdracht behelst de volgende drie onderdelen: een heldere analyse van het geschetste probleem c.q. kennisgebrek (zo mogelijk) een of meer oplossingen voor het geschetste probleem een korte analyse van de privacy wet- en regelgeving en toepassing daarvan op de betreffende praktijksituatie. Analyse van het geschetste probleem c.q. kennisgebrek Vanaf 2016 registreert Stadsarchief Almere in de zogenaamde Partnermodule van zijn archiefbeheers...
Korte inleiding De gemeente Goes (c.q. gemeentearchief Goes) heeft in het jaar 2000 een collectie beeldmateriaal in bewaring genomen van de heer X. Deze collectie bestaat uit een bonte verzameling van 1500 afbeeldingen uit Goes en omgeving: afbeeldingen van gebouwen, landschapsfoto’s, luchtfoto’s, diverse ansichtkaarten, portretfoto’s maar ook afbeeldingen van groepen personen zoals klassenfoto’s en diverse evenementen door de jaren heen. De a...
Probleemstelling Overheden zijn op grond van de Archiefwet 1995 (artikel 12 lid 1) verplicht om hun archief na 20 jaar over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Overbrenging betekent dat het archief openbaar wordt met uitzondering van die delen waaraan een openbaarheidsbeperking is toegekend. De overbrengende overheid (hierna te noemen de zorgdrager) kan op grond van artikel 15 lid 1 van genoemde wet slechts beperkingen aan de openbaarheid...
Probleemstelling Er is niet genoeg kennis aanwezig om te overzien waar we aan moeten denken en wat we nu moeten regelen voor archieven die overgebracht zijn naar een regionale archiefbewaarplaats (analoge archieven). Dit geldt ook voor archieven die in de toekomst overgebracht worden naar een e-depot (digitale archieven). Bekijk hier de analyse Eindopdracht Wil Kieboom.pdfKnelpunten Betreffende inzage overgebrachte analoge dossiers Het region...
Inleiding Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing, uitgevoerd door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit betekent dat vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt niet meer. Beide gaan echter over het omgaan met bijzondere persoonsgegevens: ‘alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke ...
Probleemstelling De beeldcollectie van de GGzE bestaat voor een aanzienlijk deel uit materiaal met (bijzondere) persoonsgegevens. Het betreft foto’s waarop zowel (ex-)verplegers/medewerkers als (ex-)patiënten/cliënten staan afgebeeld. Nu er plannen zijn om de afbeeldingen met behulp van de RHCe-beeldbank online te zetten rijst de vraag of dit gezien de huidige privacybescherming, lees de AVG, mogelijk is. De vraag is dan ook: kan de fotocolle...
Inleiding In de collectie van het gemeentearchief Zaanstad bevindt zich een groot aantal kerkelijke archieven. Sommige van deze archieven gaan ver terug, tot in de zestiende eeuw of eerder. In het archief zijn vertegenwoordigd: de Rooms-Katholieke Kerk, de Nederlands Hervormde Kerk, de Doopsgezinde gemeenten, de Evangelisch-Lutherse gemeente en de Gereformeerde Kerken in Nederland. De laatste twintig jaar is er veel veranderd in deze kerkelijk...
Rijckheyt, centrum voor regionale geschiedenis is een onderdeel van Historisch Goud, het erfgoedbedrijf voor de gemeente Heerlen. Rijckheyt beheert naast de overheidsarchieven (6 gemeenten, diverse Gemeenschappelijke Regelingen, rechtsvoorgangers) ook veel niet- overheidsarchieven, waarop al dan niet de AVG van toepassing is. Voor deze casus is gekozen om de situatie rondom de RK Parochie-archieven uit te werken. Probleemanalyse De archieven ...
Inleiding Rijkswaterstaat (RWS) werkt nauw samen met marktpartijen en is van grote invloed om de ruimtelijke inrichting van Nederland. Hiertoe worden grote hoeveelheden gegevens verzameld en beheerd. De informatiehuishouding van RWS is complex: er zijn veel systemen, standaardisatie van en interoperabiliteit tussen systemen is nog onvoldoende gerealiseerd. DIM-instrumenten [1] zijn gestandaardiseerde hulpmiddelen om de informatiehuishouding in...
Rabobank De Rabobank is een financiële instelling, geworteld in Nederland en internationaal actief met een klantenbestand van zo’n 8,4 miljoen klanten wereldwijd. De oorsprong van de bank ligt bij lokale (coöperatieve) boerenleenbanken, die onderdeel werden van een netwerk van banken. De lokale banken richtten samen een centrale bank op. In Nederland waren er aanvankelijk twee landelijke organisaties van Boerenleenbanken en Raiffeisenbanken. S...
Algemeen Het onderwerp van de casus betreft de verklaring en vernietiging met gespecificeerde bijlage. Het onderzoek richt zich met name op de gespecificeerde bijlage zijnde de vernietigingslijst. In de vernietigingslijst zijn beschrijvingen van archiefbescheiden opgenomen. De vraag die vooral speelt is hoe specifiek dergelijke beschrijvingen moeten zijn rekening houdend met de AVG en Archiefwet 1995. Op basis van de AVG en in relatie tot de A...
Situatie Tot mijn werkzaamheden bij het Zeeuws Archief behoort onder andere het toezien op het vernietigen van informatie door overheden. Daartoe worden lijsten aangeleverdmet dossiertitels die ik controleer. Omdat er personeelsdossiers, bijstandsdossiers en dergelijke opstaan, bevatten deze lijsten algemene persoonsgegevens als persoonsnamen, geboortedata en soms ook burgerservicenummers (BSN). Zo’n lijst wordt als bijlage bij een verklaring...
Achtergrond De Hoge Raad van Adel is een in 1814 ingesteld adviescollege van de regering op het gebied van adel en (overheids)heraldiek. Dit houdt in dat de Raad adviezen uitbrengt (meestal aan de Minister of Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) met betrekking tot adelszaken (verzoeken om erkenning, inlijving of verheffing in de Nederlandse adel, overdracht van adellijke titels); wapens van Rijk, provincies, gemeente...
Inleiding Deze casus spitst zich toe op het beheer van particuliere archieven in de archiefbewaarplaats. Deze particuliere archieven worden doorgaans op grond van twee rechtstitels door de archiefbewaarplaats verworven, te weten ‘bewaarneming’ en ‘schenking’. Bewaarneming wordt geregeld in het Burgerlijk Wetboek.[1] Schenking wordt eveneens geregeld in het Burgerlijk Wetboek.[2] Het grootste verschil tussen die twee is, dat in geval van bewaar...
Inleiding Het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) beheert niet alleen de archieven van de aangesloten regiogemeenten. Om een volledig beeld van het verleden van Nijmegen en omgeving te krijgen, is meer nodig. We beheren daarom ook archieven van bijvoorbeeld bedrijven, sportverenigingen, politieke partijen en belangengroeperingen. Deze archieven bevatten vaak (bijzondere) persoonsgegevens. Hoe gaan we hier in het licht van de op 25 mei 2018 ingev...
Inleiding en probleemstelling De rechtbanken hebben in het verleden de uitspraken en proces-verbalen (pv’s) ter terechtzitting uitgezonderd van vernietiging door ze niet op te nemen in de diverse vernietigingslijsten. Na vaststelling van de huidige selectielijst ‘neerslag handelingen minister van justitie beleidsterrein Rechterlijke macht uit 2003, laatst gewijzigd in 2011’ wordt van elk dossier zelfs meer bewaard dan alleen het pv en de uitsp...
Inleiding Deze casus gaat over de dynamische fase van de archivering. Gaat de verplichting uit de AVG om een register van verwerkingen bij te houden in de praktijk samen met de verplichting uit de Archiefregeling om een ‘actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de aanwezige archiefbescheiden’ te hebben?[1] Stimuleert de ene verplichting de uitvoering van de andere en vice versa? Of zijn het gescheiden trajecten? Het hebben van e...