Macroselectie en de AVG. Auteurs: Albert van de Wal en Sandy Schreur, De Rechtspraak

Inleiding en probleemstelling

De rechtbanken hebben in het verleden de uitspraken en proces-verbalen (pv’s) ter terechtzitting uitgezonderd van vernietiging door ze niet op te nemen in de diverse vernietigingslijsten. Na vaststelling van de huidige selectielijst ‘neerslag handelingen minister van justitie beleidsterrein Rechterlijke macht uit 2003, laatst gewijzigd in 2011’ wordt van elk dossier zelfs meer bewaard dan alleen het pv en de uitspraak. Deze archiefbescheiden zijn of worden overgedragen aan de regionaal historische centra’s (RHC’s) en voorzien van een eigentijdse toegang. Die toegang moet compleet zijn om alle dossiers en documenten te kunnen traceren in het archief. Vandaar dat alle bekende registers, kaartreeksen, klappers, etc. met de persoonsgegevens die daar op staan worden overgedragen.

De Rechtspraak is bezig met het bewerkstelligen van de overdracht van het archiefblok 1990-1999 en moet nu ook extracties uit de geautomatiseerde systemen aanleveren. In deze systemen staan heel veel persoonsgegevens. De Rechtspraak heeft, in samenwerking met het Nationaal Archief, een grootschalig onderzoek laten verrichten naar een mogelijke herwaardering van de primaire processen van de rechterlijke macht. Dit heeft geleid tot een rapport met conclusies en aanbevelingen. De projectgroep heeft een groot aantal primaire processen bekeken en daarvan het historische, statistische of wetenschappelijke belang bepaald. Ze hebben daarbij de conclusie getrokken dat bepaalde series slechts een tijdelijk belang hebben en geen historisch of wetenschappelijk belang. Ook voor de persoonlijke geschiedenis is het belang gering. Deze dossiers moeten met een V van vernietigen gewaardeerd worden. Dit geldt in deze dossiers eveneens voor de uitspraak van de rechter. Er zijn series die een groter belang kennen en waarvan het gehele dossier met een B wordt gewaardeerd. Doel is om een beter ‘historisch’ archief van de rechtspraak te genereren. Deze nieuwe wijze van selecteren wordt binnen De Rechtspraak macroselectie genoemd.

De projectgroep wil van zowel de B-dossiers als V-dossiers de zaakregistratie bewaren. De projectgroep schaart dit onder het statistisch belang. Elke zaak moet gereconstrueerd worden zonder dat van elke zaak documenten bewaard zullen blijven. De vraag is nu of het toegestaan is dat je de zaakregistratie, waarin zich veel met persoonsgegevens bevinden mag bewaren, terwijl de dossiers integraal vernietigd worden. Of weegt het recht om vergeten te worden zwaarder en moet de registratie worden vernietigd?

Het onderzoek

De grondslagen voor het verwerken van (persoons) gegevens door de rechtspraak:
Artikel 6 AVG c en e. Een oorspronkelijke doelbinding, zoals verwerking van strafrechtelijke ter voorkoming en vervolging van strafbare feiten en bescherming van vrijheden en rechten van anderen vervalt op het moment van afdoening. Bij overbrenging naar de archiefbewaarplaatsen wijzigt de doelbinding in wetenschappelijk-historisch, statistisch of algemeen belang.

In het rapport van de projectgroep staat in de managementsamenvatting:
“veelvoorkomende en gestandaardiseerde rechtszaken hoeven naar de mening van de
projectgroep niet meer op zaakniveau te worden bewaard. Deze dossiers betreffen vaak
zaken van tijdelijk belang. Het is vanuit historisch-maatschappelijk perspectief voor de betreffende processen niet nodig om na overbrenging naar een archiefbewaarplaats alle individuele zaken op hoofdlijnen te kunnen reconstrueren.”
en
“de dossiers zijn van gering historisch-maatschappelijk belang, ook belang voor persoonlijke geschiedenis is gering.”

Het rapport gaat voorbij aan de verantwoordingsplicht die de rechtspraak heeft ten opzichte van de samenleving. Vandaar dat de rechtspraak haar uitspraken altijd op waardering B heeft gezet. Verder staat er dat informatie in COMPAS, dat is het zaakregistratiesysteem waarin zich veel persoonsgegevens bevinden, een belangrijke gegevensbron is voor onderzoek en statistische doeleinden. De projectgroep wil dus de gegevens uit de geautomatiseerde systemen bewaren voor “statistisch” onderzoek. Dit is een tegenstrijdigheid. Enerzijds de dossiers vernietigen omdat ze geen historisch-wetenschappelijk belang dienen, maar anderzijds wel de persoonsgegevens uit de registratie blijvend bewaren, omdat ze een statistisch belang dienen.

Dossiers met waardering B

Artikel 3 van de Archiefwet zegt onder meer dat overheidsorganen zorg moeten dragen voor de vernietiging van alle daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. De (strafvorderlijke persoons)gegevens zoals deze zijn opgenomen in zaakregistratiesystemen maken deel uit van de respectievelijk te vernietigen en/of te bewaren archiefbescheiden. Daaruit kan worden geconcludeerd, dat indien de dossiers vernietigd moeten worden hetzelfde moet gelden voor de registraties over die te vernietigen zaken. Artikel 5 zegt dat de zorgdrager verplicht is tot het ontwerpen van selectielijsten. In de selectielijst kan worden aangegeven, dat de dossiers vernietigd worden en dat de registratie daarvan bewaard wordt. Maar mag aan de registratie van een dossier een ander belang (doelbinding) gehangen worden dan aan het dossier zelf?

Artikel 5 lid1b van de AVG zegt daarover, dat verdere verwerking met het oog op archivering van persoonsgegevens in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden niet als onverenigbaar met de oorspronkelijke doeleinden worden beschouwd. Artikel 89.1 AVG laat zich in dezelfde zin uit, want dit artikel geeft aan dat persoonsgegevens gearchiveerd mogen worden mits ze onderworpen zijn aan passende waarborgen. De gegevensverwerking moet minimaal zijn en kan pseudonimisering inhouden.

De dossiers moeten dus voorzien van een set van minimale gegevens om nadere toegang op de dossiers mogelijk te maken. Pseudonimisering is in de context van ons onderwerp niet mogelijk, omdat dossiers op naam gezocht moeten worden. De naam is een essentieel zoekveld voor de toegankelijkheid van een archief, dat voornamelijk op naam is geordend. De set aan minimale gegevens die De Rechtspraak wil meegeven uit de geautomatiseerde systemen is:

Tabel 1: set aan gegevens uit de zaakregistratie indien dossier wel wordt overgedragen.

Deze set aan gegevens is opgesteld door het archiefwezen van De Rechtspraak en is vervolgens gedeeld met het Nationaal Archief. Het Nationaal Archief heeft deze set gegevens goedgekeurd.

Dossiers met waardering V

De zaakregistratie van de dossiers die in zijn geheel vernietigd worden, hebben een geheel andere doelbinding. Deze registratie wil men bewaren onder de doelbinding statistisch onderzoek. Voor statistisch onderzoek is het niet noodzakelijk, dat de registratie gekoppeld wordt aan personen.

Overweging 156 zegt daarover:
“De verdere verwerking van persoonsgegevens met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden dient te worden uitgevoerd wanneer de verwerkingsverantwoordelijke, de rechtspraak, heeft beoordeeld of deze doeleinden te verwezenlijken zijn door persoonsgegevens te verwerken op basis waarvan de betrokkenen niet of niet meer geïdentificeerd kunnen worden, op voorwaarde dat passende waarborgen bestaan, zoals de pseudonimisering van persoonsgegevens.”

Dat betekent dat wij de gegevens die onder personalia staan niet mogen overbrengen van die zaken waarvan het dossier vernietigd is, omdat die gegevens direct betrokken kunnen worden op personen. De vraag rest dan nog of deze gegevens worden overgebracht of eerst worden gepseudonimiseerd.
De set aan minimale gegevens die de rechtspraak mag meegeven uit de geautomatiseerde systemen betreft:

Tabel 2: Set aan minimale gegevens van dossiers met waardering V.

Met deze set aan gegevens worden wel de algemene gegevens en de zaakgegevens overgedragen, maar kunnen deze niet gekoppeld worden aan een persoon. Door pseudonimisering, conform artikel 89 van de AVG, kunnen we dan voldoen aan de statistische doelbinding.

Conclusie en aanbeveling

De selectielijst ‘handelingen neerslag minister van Justitie beleidsterrein’ moet worden aangepast. De Rechtspraak zal een keuze moeten maken naar de noodzakelijkheid van het bewaren van uitspraken van de rechterlijke macht. Daar wordt op dit moment onderzoek naar gedaan. Moet De Rechtspraak zich verantwoorden naar de burger en de samenleving door in ieder geval de uitspraak te bewaren?
Als blijkt dat De Rechtspraak de conclusies en aanbevelingen van de projectgroep niet geheel overneemt en van elk dossier in ieder geval de uitspraak bewaard wil zien, betekent het dat we van alle dossiers persoonsgegevens moeten overdragen om het archief toegankelijk te houden. Indien De Rechtspraak de aanbevelingen en conclusies overneemt en de dossiers integraal vernietigd, zullen van deze vernietigde dossiers alleen de registratie zoals beschreven in tabel 2 overgedragen mogen worden aan de archiefbewaarplaatsen.

De selectielijst moet aangepast worden, waarbij de vraag is hoe. Indien de aanbevelingen en conclusies worden overgenomen, mag in ieder geval niet de aanbeveling in de selectielijst worden opgenomen, dat van de te vernietigen dossiers de personalia in de zaakregistratie worden overgedragen. Deze moeten op waardering V komen te staan en de rechtspraak moet zorg dragen, dat deze in de geautomatiseerde systemen daadwerkelijk vernietigd worden.

De gevolgen voor doelgroepen/betrokkenen

Wat zijn de gevolgen voor de diverse doelgroepen/betrokkenen indien de aanbevelingen en conclusies van de projectgroep wordt overgenomen?

Onderzoekers

Het archief van de rechtspraak dat wordt overgedragen aan de archiefbewaarplaatsen wordt beter, zo is de verwachting. Belangrijke en historisch-wetenschappelijke zaken worden in zijn geheel bewaard, terwijl de dossiers waar niet of nauwelijks vraag naar is in de archiefbewaarplaatsen niet meer worden overgedragen. De kwaliteit van het over te dragen archief neemt toe.

Archiefbewaarplaatsen

Archiefbewaarplaatsen krijgen een kwalitatief beter archief en kunnen de onderzoeker meer tevreden stellen. Ze krijgen archieven waar vraag naar is en hoeven niet langer archieven op te slaan waar geen vraag naar is.

Archiefmedewerkers rechtspraak

De archiefmedewerkers van De Rechtspraak zullen een deels andere selectiemethodiek moeten hanteren. Sommige dossiers zullen in zijn geheel bewaard blijven, maar anderen in zijn geheel vernietigd worden. Daarnaast wordt de bewerking van sommige reeksen volgens de huidige selectiecriteria voortgezet. De archiefmedewerkers moeten de juiste lijsten toegespeeld krijgen vanuit de ICT van De Rechtspraak, omdat er soms steekproefsgewijs dossiers geheel bewaard dienen te blijven.
Het archiefwezen moet er voor zorgen, dat de ICT van de rechtspraak die persoonsgegevens vernietigd die de waardering V hebben gekregen. Ze moet tevens zorg ervoor dragen, dat de over te dragen minimale set aan persoonsgegevens daadwerkelijk uit de geautomatiseerde bestanden getrokken worden. Het archief moet een andere selectiewijze hanteren en zorgen voor de juiste gegevens uit de geautomatiseerde bestanden voor overdracht.

Betrokkenen

De betrokkenen kunnen in de toekomst niet altijd meer hun eigen zaak/uitspraak kunnen opvragen bij het archief, bij de rechtbank of later de archiefbewaarplaatsen. Zij worden zelf verantwoordelijk voor hun uitspraak. Daarbij zullen deze betrokkenen hun zaak niet meer kunnen achterhalen via de zaakregistratie, omdat de personalia niet mogen worden meegegeven.

De Rechtspraak

De Rechtspraak kan in de toekomst niet elke zaak reconstrueren. Dat is een breuk met het verleden, De Rechtspraak kan zich in deze situatie niet verantwoorden voor elke uitspraak, die het heeft gedaan.
De Rechtspraak moet onderzoek (laten) doen naar de reikwijdte van deze constatering en naar de verantwoordingsplicht. Mag het en wil het uitspraken wel vernietigen? Indien ja, moet de bewaartermijn dan worden opgerekt?
Na dit onderzoek moet De Rechtspraak de uitkomsten van het onderzoek opnemen in een nieuwe selectielijst.