Beschikbaarstelling van particuliere archieven/archiefstukken met bijzondere persoonsgegevens. Auteur: Raymond Waagen, gemeente Nijmegen

Inleiding

Het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) beheert niet alleen de archieven van de aangesloten regiogemeenten. Om een volledig beeld van het verleden van Nijmegen en omgeving te krijgen, is meer nodig. We beheren daarom ook archieven van bijvoorbeeld bedrijven, sportverenigingen, politieke partijen en belangengroeperingen.

Deze archieven bevatten vaak (bijzondere) persoonsgegevens. Hoe gaan we hier in het licht van de op 25 mei 2018 ingevoerde Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) mee om? Mogen we dossiers met (bijzondere) persoonsgegevens zonder meer beschikbaar stellen?

Als voorbeeld dient het archief van het COC Regio Nijmegen, 1971-2010, waarin zich veel bijzondere persoonsgegevens bevinden. Na de verwerving willen we dit archief beschikbaar stellen via een digitale toegang op internet en fysiek in de studiezaal.

Probleemstelling

In hoeverre kan het COC-archief openbaar gemaakt worden na overdracht? Moeten openbaarheidsbeperkingen op toegangsniveau geregeld worden of op dossierniveau?

Het archief van het COC Regio Nijmegen

Het RAN is op dit moment bezig met de verwerving van het archief van het COC Regio Nijmegen, dat loopt vanaf de oprichting in 1971 tot 2010. In dit archief bevinden zich bijvoorbeeld adreslijsten en notulen van bestuursvergaderingen. De context van het archief maakt de eventueel in dossiers vermelde persoonsgegevens bijzonder, vanwege de herleidbaarheid naar seksuele gerichtheid.

Heeft het COC verantwoordelijkheden voorafgaande aan de overdracht?

Bij het verwerven van recente archieven met persoonsgegevens verwachten we van de archiefvormer dat deze aangeeft welke gegevens van welke persoon zijn vastgelegd. Ook zal archiefvormer schriftelijk toestemming moeten vragen aan iedere betrokkene of deze akkoord gaat met het opnemen van zijn persoonsgegevens in het RAN. Is het redelijk van ons om te verwachten dat het COC vastlegt welke gegevens van welke persoon zijn vastgelegd? Mogen we de eis stellen dat het COC aan alle in de dossiers genoemde betrokkenen met terugwerkende kracht schriftelijk toestemming vraagt om hun persoonsgegevens op te mogen nemen in het RAN? Het zou een onevenredige inspanning vergen van het COC om alle betrokkenen om toestemming te vragen. We zullen zelf passende maatregelen moeten treffen om de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen te beschermen. Hier kom ik later nog op terug.

Zitten er in het archief bestanden in de zin van de AVG?

Volgens artikel 2, lid 1 is de AVG […] van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking, evenals op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.
Zitten er in dit archief bestanden met persoonsgegevens zoals bedoeld in de zin van de AVG? Als we kijken naar de definitie van bestand, zoals die in artikel 4, lid 6 van de AVG genoemd wordt: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn […], dan kunnen we concluderen dat er in het geval van de adreslijsten sprake is van bestanden. In de notulen worden ook namen genoemd, maar volgens mij zijn dat geen gestructureerde bestanden in de zin van de AVG.

Het verwerken van persoonsgegevens

Mag het RAN deze bestanden, de adreslijsten, verwerken? Onder verwerken versta ik in dit geval het voor onbepaalde tijd bewaren in een archiefbewaarplaats en het beschrijven van de stukken in een toegang. Voor alle duidelijkheid, we hebben niet de intentie een index op de adreslijsten te maken. Dat geldt ook voor de notulen. Er zullen in de plaatsingslijst of inventaris slechts algemene beschrijvingen komen te staan in de trant van Adreslijsten, [beginjaar]-[eindjaar], en Notulen, [beginjaar]-[eindjaar]
Over het verwerken van persoonsgegevens zegt artikel 5, lid 1 onderdeel b van de AVG het volgende:
[…] de verdere verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden wordt overeenkomstig artikel 89, lid 1, niet als onverenigbaar met de oorspronkelijke doeleinden beschouwd (doelbinding).
Ook als de doelen niet expliciet zijn genoemd, zijn verdere verwerkingen in dit geval altijd toegestaan.

Over het voor onbepaalde tijd bewaren van persoonsgegevens zegt artikel 5, lid 1 onderdeel e van de AVG het volgende:
[…] persoonsgegevens mogen voor langere perioden worden opgeslagen voor zover de persoonsgegevens louter met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden worden verwerkt overeenkomstig artikel 89, lid 1, mits de bij deze verordening vereiste passende technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om de rechten en vrijheden van de betrokkene te beschermen (opslagbeperking). In artikel 5 wordt al twee keer melding gemaakt van het belangrijke artikel 89, lid 1:
De verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden is onderworpen aan passende waarborgen in overeenstemming met deze verordening voor de rechten en vrijheden van de betrokkene. Die waarborgen zorgen ervoor dat er technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen om de inachtneming van het beginsel van minimale gegevensverwerking te garanderen […]

Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens

Volgens artikel 9, lid 1 van de AVG is de verwerking van bijzondere […] gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid […] verboden, tenzij, artikel 9, lid 2 onderdeel j, de verwerking noodzakelijk is […] met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden overeenkomstig artikel 89, lid 1, op grond van Unierecht of lidstatelijk recht, waarbij de evenredigheid met het nagestreefde doel wordt gewaarborgd, de wezenlijke inhoud van het recht op bescherming van persoonsgegevens wordt geëerbiedigd en passende en specifieke maatregelen worden getroffen ter bescherming van de grondrechten en de belangen van de betrokkene.

Hoe verhoudt de AVG zich tot de Archiefwet?

Ook artikel 2, lid a van de Archiefwet 1995 voorziet in verwerking van bijzondere persoonsgegevens: Bijzondere categorieën van persoonsgegevens […] als bedoeld in paragraaf 3.1 […] van de uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) kunnen worden verwerkt, indien die verwerking verband houdt met:

• de opneming van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, onder 3°, in een archiefbewaarplaats, of

• het beheer van archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten, met uitzondering van het ter raadpleging of gebruik beschikbaar stellen van zodanige archiefbescheiden.

Vooral artikel 24 van de UAVG voorziet in uitzonderingen voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. Gelet op artikel 9, tweede lid, onderdeel j, van de verordening, is het verbod om bijzondere categorieën van persoonsgegevens te verwerken niet van toepassing, indien:

• de verwerking noodzakelijk is met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden overeenkomstig artikel 89, eerste lid, van de verordening

• het onderzoek, bedoeld in onderdeel a, een algemeen belang dient

• het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost

• bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad.

Wat is de verantwoordelijkheid van het RAN na de verwerving van het archief?

Verwerking van bijzondere persoonsgegevens is dus onder bepaalde voorwaarden toegestaan. Dit houdt echter niet in, dat we de gegevens zonder meer beschikbaar kunnen stellen in de studiezaal. Op grond van artikel 16, lid 1 van de Archiefwet 1995 (De openbaarheid van de in artikel 1, onder c 3°, bedoelde archiefbescheiden kan worden beperkt bij de desbetreffende overeenkomsten […]) zullen, in de context van het archief en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen, in ieder geval alle dossiers met persoonsgegevens een openbaarheidsbeperking opgelegd krijgen.
Inzage van beperkt openbare dossiers is mogelijk, maar daarvoor moet verzoeker een schriftelijk en goed beargumenteerd verzoek indienen bij de gemeentearchivaris. Dit gebeurt door middel van het invullen van een daarvoor bestemd formulier. Verzoeker verklaart daarmee onder andere ook dat hij/zij de belangen van de in het betreffende dossier vermelde eventueel nog levende personen niet zal schaden.

In andere archiefbewaarplaatsen kennen de archieven van het COC verschillende termijnen van openbaarheidsbeperking. In het Stadsarchief Amsterdam zijn, op enkele uitzonderingen na, alleen archiefstukken die jonger zijn dan 20 jaar beperkt openbaar.
Het in het Nationaal Archief berustende archief van het COC is volledig beperkt openbaar. Inzien van stukken jonger dan 70 jaar mag na toestemming van het bestuur.

Recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid)

In de AVG is in artikel 17 het zogenoemde “recht op vergetelheid” vastgelegd. Het zou niet wenselijk zijn dat betrokkenen hun gegevens kunnen laten wissen in archiefstukken, omdat dit de integriteit van het archief aantast. Dit recht is dan ook niet van toepassing voor zover verwerking nodig is:
met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden overeenkomstig artikel 89, lid 1, voor zover het in lid 1 bedoelde recht de verwezenlijking van de doeleinden van die verwerking onmogelijk dreigt te maken of ernstig in het gedrang dreigt te brengen (AVG, artikel 17.3(d)).

Andere rechten van betrokkenen

In artikel 45, lid 2 en 3, van de UW-AVG staan nog enige rechten van betrokkenen:

• lid 2. Betrokkene heeft het recht om inzage te verkrijgen in de archiefbescheiden, tenzij verzoeken om inzage zodanig ongericht zijn dat deze in redelijkheid niet kunnen worden ingewilligd.

• lid 3. Betrokkene heeft het recht om, in geval van onjuiste persoonsgegevens, zijn eigen lezing aan de desbetreffende archiefbescheiden toe te voegen.

Conclusie

De AVG biedt ons de mogelijkheid om (bijzondere) persoonsgegevens te verwerken. Vooral de verwerkingen met het oog op archivering in het algemeen belang en op historisch onderzoek, waaronder ook genealogisch onderzoek wordt verstaan, zijn een zeer nuttige escape.
De kans is zeer groot dat, in de context van het COC-archief, de persoonsgegevens in de archiefstukken bijzonder van aard zijn. Dit betekent dat die dossiers een openbaarheidsbeperking opgelegd zullen krijgen. Welke termijn dat wordt zal in overleg met de archiefvormer worden besloten. Eventuele dossiers zonder persoonsgegevens kunnen vermoedelijk zonder beperking ingezien worden.