Persoonsgegevens op vernietigingslijsten. Auteur: Dick de Heer, Zeeuws Archief

Situatie

Tot mijn werkzaamheden bij het Zeeuws Archief behoort onder andere het toezien op het vernietigen van informatie door overheden. Daartoe worden lijsten aangeleverdmet dossiertitels die ik controleer. Omdat er personeelsdossiers, bijstandsdossiers en dergelijke opstaan, bevatten deze lijsten algemene persoonsgegevens als persoonsnamen, geboortedata en soms ook burgerservicenummers (BSN).

Zo’n lijst wordt als bijlage bij een verklaring van vernietiging bewaard in het dossier met informatie over het archiefbeheer. Zo’n dossier met informatie over wat wanneer en op welke grondslag vernietigd is, blijft altijd bewaard. Dus wordt zo’n dossier samen met beleidsdossiers en bestuurlijke dossiers na verloop van tijd overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Daarna is een dossier met dergelijke lijsten in principe openbaar.

Probleem

Enerzijds moet later duidelijk zijn welke informatie wanneer door een overheid vernietigd is en op basis van welke grondslag. Dus moeten de vernietigingslijsten volledig, leesbaar en vindbaar zijn en kunnen de dossiertitels niet ingekort, weggelakt of samengevat worden. Anderzijds mogen vanwege de persoonsgegevens deze lijsten niet zonder meer door ieder worden ingezien.
De vraag is hoe de beide belangen recht kunnen worden gedaan. Moet hiervoor bij het collectiebeheer en bij de beschikbaarstelling een voorziening worden getroffen of kan het te vroeg inzien van deze persoonsgegevens op een andere wijze worden voorkomen?

Verkenning van vergelijkbare situatie

Tijdens de tweede cursusdag is samengewerkt met Frank van Meir. Zijn casus gaat over het beschikbaar stellen van informatie op woningkaarten die vaak bijzondere persoonsgegevens bevatten. Wat betreft beperking van de openbaarheid van persoonsgegeven noemt Frank de volgende reguliere termijnen:

• 100 jaar voor de bijzondere persoonsgegevens over (mogelijk) nog levende personen

• de diverse bij wet vastgestelde termijnen die openbaarheidsbeperkingen stellen aan akten van de Burgerlijke Stand en aan de akten van testament en codicil in de notariële archieven (geboorteakten 100 jaar, trouwakten 75 jaar, overlijdensakten 50 jaar).

Deze termijnen zijn ontleend aan de ‘Richtlijn openbaarheid van persoonsgegevens in permanent te bewaren informatie’ van het Streekarchief Gooi en Vechtstreek (SAGV).[1] De richtlijn bevat een overzicht van alle mogelijke persoonsgegevens die zich in te bewaren informatie bevinden. In het overzicht wordt per type gegeven aangegeven wanneer dit openbaar wordt en welke procedure (licht of zwaar) moet worden gevolgd om tussentijds de beperkte openbaarheid op te heffen.
Dit overzicht is aan het memo toegevoegd.

Oplossingsrichting

De gewraakte persoonsgegevens op de lijsten met te vernietigen dossiers, staan in het overzicht van het Streekarchief Gooi en Vechtstreek bij de algemene persoonsgegevens.

Daarbij wordt van persoonsnamen en geboortedata vermeld dat deze na 20 jaar openbaar zijn, dus bij de overbrenging naar de archiefdienst. Gegevens als een burgerservicenummer wordt later openbaar, na 75 tot 100 jaar.
Een relatief simpele oplossing is ervoor te zorgen dat op de vernietigingslijsten geen burgerservicenummers staan. Dit type gegeven kan een overheid die de lijsten aanlevert vrij gemakkelijk handmatig verwijderen.
De vernietigingslijsten bevatten per dossier altijd nog voldoende gegevens (dossiernummer, omschrijving of dossiertitel) om te identificeren welke informatie wanneer vernietigd is en op basis van welke grondslag.

Bijlage

Bij deze eindopdracht hoort een bijlage met een overzicht van beperkte openbaarheid van persoonsgegevens in permanent te bewaren informatie. De in deze bijlage genoemde termijnen gelden voor zowel informatie (in bijvoorbeeld een dossier) als voor de metadata over de informatie, en gelden vanaf de einddatum van een (zaak)dossier of andersoortige bundeling van informatie.

Noten

[1] www.gooienvechthistorisch.nlƒmailingƒimage_viewer.php?p=TWVkaWFJRD01MTZ8fHx8 VXNlcklEPTQ%3D; site is geraadpleegd op 01−07−2019.