Rooms Katholieke parochieregisters AVG-proof. Auteur: Marlies Nieuwlaat, Rijckheyt

  • nov 2019
  • Jeroen Padmos
  • ·
  • Aangepast 27 jun
  • 26
Jeroen Padmos
Informatierecht

  • Alle leden mogen wijzigen

Rijckheyt, centrum voor regionale geschiedenis is een onderdeel van Historisch Goud, het erfgoedbedrijf voor de gemeente Heerlen. Rijckheyt beheert naast de overheidsarchieven (6 gemeenten, diverse Gemeenschappelijke Regelingen, rechtsvoorgangers) ook veel niet- overheidsarchieven, waarop al dan niet de AVG van toepassing is. Voor deze casus is gekozen om de situatie rondom de RK Parochie-archieven uit te werken.

Probleemanalyse

De archieven van RK parochies nemen een wat bijzondere plaats in binnen de niet-overheidsarchieven. Bij verwerving, beheer en beschikbaarstelling is naast het parochiebestuur ook het bisdom betrokken. Bovendien is aan vrijwel alle personen, voorkomend in een parochiearchief, religie als bijzonder persoonsgegeven gekoppeld.
Onduidelijk is (was):

  • hoe zijn de verantwoordelijkheden verdeeld tussen parochie, archiefdienst en bisdom?

  • is Rijckheyt gegevensbewerker?

  • zijn de termijnen beperkingen openbaarheid in de bewaarovereenkomst toereikend?

  • wat moet er in het kader van de AVG geregeld worden met het parochiebestuur en/of bisdom?

  • welke archiefbestanddelen moeten worden opgenomen in het register gegevensbewerking?

Recente ontwikkelingen m.b.t. RK parochiearchieven

De Rooms-Katholieke Kerk Nederland (RKKN) heeft stappen gezet tot het invoeren van de AVG binnen de Nederlandse organisatie. Op de website https://www.rkkerk.nl/praktische-informatie-voor-bisdomparochie/avg/ is een onderdeel te vinden over de AVG met praktische informatie en handleidingen:

Conform AVG art. 37, lid 2 heeft RKKN een Functionaris Gegevensbeheer voor de ledenadministraties parochies benoemd. De rol van de FG blijft beperkt tot de ledenadministraties, voor andere zaken m.b.t. de AVG blijven de parochies zelf verantwoordelijk.

De archieven van RK parochies worden in bewaring gegeven aan Rijckheyt. Volgens het statuut van een parochie is instemming van de bisschop vereist voor alle daden van buitengewoon beheer van parochies, dus ook voor de bewaargeving van een archief. Daarnaast treedt de bisschop op als toezichthouder, in die zin dat hij samen met de gemeentearchivaris beoordeelt of pastorale gegevens en bijzondere persoonsgegevens op verzoek van derden wel of niet eerder ingezien mogen worden dan de genoemde termijnen. Volgens het kerkelijk recht heeft de bisschop een zorgplicht m.b.t. parochiearchieven. De bisschop ziet er op toe dat de verantwoordelijk t.a.v. bijzondere persoonsgegevens goed wordt nageleefd. In het kader van de AVG heeft de bisschop geen rol.

Binnen de provincie Limburg is overleg tussen de bisdom-archivaris en het RHCL (Regionaal Historisch Centrum Limburg) om te komen tot een nieuwe bewaarovereenkomst voor RK parochiearchieven.

Gegevensverantwoordelijke en gegevensverwerker

De parochie is (en blijft) eigenaar van het archief en is daarmee: gegevensverantwoordelijke (AVG art.4, lid 7). Op grond van art. 9, lid 2d is de parochie gerechtigd bijzondere persoonsgegevens te (laten) verwerken.
Rijckheyt neemt het archief in bewaring. Indien in deze archieven bestanden met persoonsgegevens voorkomen, waarop de AVG betrekking heeft, is Rijckheyt gegevensverwerker (AVG art.4, lid 8) en is een verwerkersovereenkomst (AVG art. 28, lid 3) verplicht. In nieuwe bewaarovereenkomsten zal de verwerkersovereenkomst worden opgenomen. De bestanden met persoonsgegevens, waarop de AVG van toepassing is, worden in een verwerkingsregister (AVG art. 30) van Rijckheyt opgenomen. Zo lang de bestanden met persoonsgegevens onder de AVG vallen, is Rijckheyt slechts bewaarder van deze bestanden. De verwerkingsgronden voor de verwerking van de (bijzondere) persoonsgegevens zijn te vinden in Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens, evenals de bepalingen m.b.t. beveiliging, informatieplicht, rechten van de betrokken, bezwaar- en klachtenprocedure, datalekken en toezicht. Daarnaast is op grond van artikel 2a van de Archiefwet 1995 de verwerking van bijzondere persoonsgegevens toegestaan, aangezien het gaat om opneming in een archiefbewaarplaats en om het beheer binnen de archiefbewaarplaats. Het ter raadpleging of gebruik beschikbaar stellen is niet toegestaan.

Rijckheyt is onderdeel van de gemeente Heerlen. De gemeente Heerlen heeft een FG benoemd. Rijckheyt zal de verwerking van de persoonsgegevens m.b.t. parochiearchieven bij deze FG melden.

Bewaarovereenkomst en beperkingen openbaarheid

In de huidige bewaarovereenkomst voor parochiearchieven zijn bepalingen opgenomen over beperking van de openbaarheid, ontleend aan de Regeling Archiefbeheer voor parochies in het bisdom Roermond, art. 8 Raadpleging door derden. De termijnen voor deze beperkingen in art. 8 van deze regeling worden in het kader van de AVG volgens onderstaande tabel herzien:

Voor andere archiefbestanddelen met bestanden waarin (bijzondere) persoonsgegevens zijn ogenomen en waarop de AVG ook van toepassing is, worden eveneens beperkingen openbaarheid opgelegd. Het gaat dan bv. om personeelsdossiers of ledenlijsten van verenigingen die aan de parochie verbonden zijn. Dit zal echter per archiefblok vastgesteld moeten worden. In de huidige bewaarovereenkomsten wordt onder het beheer van het archief eveneens bedoeld het beschikbaar stellen van het archief in de studiezaal en het digitaal beschikbaar stellen van de inventaris via archieven.nl. In een nieuwe overeenkomst is het aan te bevelen dit meer expliciet te vermelden.

Om praktische redenen wordt er niet gekozen om alle bestaande bewaarovereenkomsten, die betrekking hebben op parochiearchieven, te vernieuwen. De nieuwe bewaarovereenkomsten zullen worden aangevuld met de verwerkersovereenkomst. Voor aanvullingen op een reeds overgebracht archief wordt in de nieuwe bewaarovereenkomst een extra punt opgenomen waarin de bepalingen van de nieuwe overeenkomst ook van toepassing worden verklaard op de eerder in bewaring gegeven archieven. Wel wordt het beheer van de reeds aanwezige parochiearchieven aangepast conform het nieuwe art.8 van de Regeling archiefbeheer van het bisdom. Het bisdom zal hierover de parochies en archiefinstellingen binnenkort schriftelijk informeren.

Verwerkingsovereenkomst of aanpassing bewaarovereenkomst

In het nieuwe model voor de bewaarovereenkomsten voor parochiearchieven van het bisdom Roermond is een bepaling opgenomen over de verwerkersovereenkomst:
‘deze bewaargevingsovereenkomst geldt tevens voor zover nodig als een verwerkersovereenkomst in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarbij de bewaargever de verwerkingsverantwoordelijke is en de bewaarnemer de verwerker en waarbij de in deze overeenkomst vastliggende bepalingen in acht dienen te worden genomen.’

M.i. is de bepaling in de bovenstaande bewaarovereenkomst te beperkt en voldoet deze niet aan de eisen gesteld in de AVG (art. 28 t/m 34). In de bewaarovereenkomst is wel een bepaling te vinden over het beheer van het archief, nl. overeenkomstig bepalingen in het Nederlands Recht, voorschriften die gelden voor openbare overheidsarchieven, art. 8 Regeling Archiefbeheer bisdom met de beperkingen openbaarheid, uitlening met toestemming bewaargever en toegang tot de bewaarplaats door een vertegenwoordiger van het bisdom.

Voor een goede verwerkersovereenkomst zijn niet alle elementen (in voldoende mate) opgenomen in de bewaarovereenkomst:

  • Benoeming tot verwerker: expliciet opgenomen in de bewaarovereenkomst.

  • Beschrijving van de verwerking: beheer van in bewaring gegeven stukken is te beperkt, explicieter aangeven wat het beheer inhoud.

  • Geheimhouding: in voldoende mate opgenomen d.m.v. van de verwijzing in de bewaarovereenkomst naar de voorschriften voor het archiefbeheer voor openbare overheidsarchieven, de beperkingen openbaarheid en de wijze van handelen bij verzoeken tot inzage.

  • Toezeggingen of garanties: deels te vinden in de bepaling over het beheer van het archief, kan beter worden uitgewerkt.

  • Inschakeling sub-verwerkers: niet opgenomen, terwijl in de praktijk dit zeker het geval zal zijn. Denk bv. aan het softwarepakket voor het beheer en beschikbaarstelling van de inventaris op internet.

  • Verbod op verwerking voor andere doeleinden: niet opgenomen.

  • Doorgifte naar derde landen: niet van toepassing, tenzij daaronder ook het beschikbaar stellen van de inventaris op internet valt.

  • Beveiligingsplicht: de verwijzing naar het beheer overeenkomstig het Nederlands recht en de voorschriften voor openbare overheidsarchieven is m.i. niet voldoende voor een verwerkersovereenkomst.

  • Recht van audit: het toegang geven van een vertegenwoordiger van de bisschop tot de bewaarplaats lijkt meer gericht op de fysieke toestand van het archief en te weinig op de verwerking van bv. de inventaris.

  • Omgang met datalekken: niet opgenomen.

  • Afhandelen verzoeken van betrokkenen tot het uitoefenen van een wettelijk recht: niet opgenomen in de overeenkomst.

  • Aansprakelijkheid en vrijwaring: niet opgenomen.

  • Duur en opzegging: opgenomen in de bewaarovereenkomst.

De RKKN stelt een model verwerkersovereenkomst beschikbaar via de website. Met wat kleine aanpassingen is die overeenkomst goed bruikbaar voor de bewaargeving van RK parochiearchieven. De bepalingen uit dit model kunnen ook verwerkt worden in de nieuwe bewaarovereenkomst, zodat één overeenkomst voldoende is.

Verwerkingsregister
In het verwerkingsregister moeten worden opgenomen alle bestanden met (bijzondere) persoonsgegevens die voorkomen in een RK parochiearchief en die vallen onder de AVG.
Voor het bepalen of er in een RK parochiearchief persoonsgegevens voorkomen waarop de AVG van toepassing is, zijn de volgende begrippen van belang:

  • Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene). Identificatie direct of via een of meer kenmerkende elementen.

  • Bijzondere persoonsgegevens: gegevens over etnische afkomst, politieke opvattingen, lidmaat- schap vakbond, religie, seksuele leven, gezondheid, genetische gegevens, biometrische gegevens.

  • Bestand: gestructureerde vastlegging, toegankelijk volgens bepaalde criteria (bv. alfabetisch of systematisch gerangschikt). Digitalisering betekent automatisch dat het om een bestand gaat.

  • Verwerking van persoonsgegevens: (geheel van) bewerkingen m.b.t. (een geheel van) persoonsgegevens, al dan niet geautomatiseerd, zoals verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, enz.

Bijzondere persoonsgegevens, die voorkomen in RK parochiearchieven en die onder de AVG vallen, zijn in elk geval registers van doop, huwelijk, overlijden, communicanten, vormsel, huisbezoeken en stukken m.b.t. huwelijksdispensaties, huwelijksformulieren, huwelijksprocessen.

Ook in andere archiefbescheiden kunnen (bijzondere) persoonsgegevens voorkomen:
bestanden als personeelsdossiers, benoeming/ontslag bestuursleden, ledenlijsten van bv. een kerkelijk zangkoor of een broederschap. Ook als deze bestanden niet alfabetisch gerangschikt zijn, is het duidelijk dat ze persoonsgegevens bevatten die een natuurlijk persoon kunnen identificeren.

Het is van belang om m.b.v. de inventaris of plaatsingslijst te controleren of er bestanden met persoonsgegevens in het archief aanwezig zijn waarop de AVG van toepassing is. Op grond van de beschrijving in de inventaris of plaatsingslijst kan aan de hand van bovenstaande begrippen bepaald worden of er in bepaalde inventarisnummers bestanden met (bijzondere) persoonsgegevens aanwezig zijn. Bij twijfel kan het inv.nr. gecontroleerd worden. Tegelijkertijd kan de inventaris of plaatsingslijst gecontroleerd worden of deze geschikt is om in de studiezaal en op internet te plaatsen of dat sommige beschrijvingen nog een aanpassing nodig hebben, bv. een beschrijving als: Stukken betreffende het ontslag van koster Piet Pietersen naar aanleiding van frauduleus handelen.

AVG-proof maken van de RK parochiearchieven

Zoals beschreven in de pagina's hiervoor, moet bij Rijckheyt nog een aantal zaken geregeld worden om het in bewaring nemen/hebben van RK parochiearchieven AVG-proof te maken:

  • aanpassing model bewaarovereenkomst en daarin duidelijker opnemen wat er onder beheer wordt verstaan (incl. beschikbaarstelling, digitale inventaris), beperkingen openbaarheid aanpassen

  • opstellen verwerkersovereenkomst en deze al dan niet opnemen in de bewaarovereenkomst, in samenwerking met bisdom en RHCL

  • opzetten verwerkingsregister en opnemen daarvoor in aanmerking komende bestanden

  • check van de inventaris/plaatsingslijst van parochiearchief bij overbrenging op bestanden die onder AVG vallen

  • voor reeds overgebrachte archieven: aanpassing beperkingen openbaarheid en check op bestanden die onder AVG vallen.

Op korte termijn zal het beheer van de reeds overgedragen RK parochiearchieven worden aangepast aan de regelgeving in de AVG.

Tot slot

De stappen die leiden tot het AVG-proof maken van RK parochiearchieven kunnen vervolgens worden toegepast op de archieven van protestante kerken of andere particuliere archieven met (bijzondere) persoonsgegevens.