Alle leden mogen wijzigen
Overheden zijn op grond van de Archiefwet 1995 (artikel 12 lid 1) verplicht om hun archief na 20 jaar over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Overbrenging betekent dat het archief openbaar wordt met uitzondering van die delen waaraan een openbaarheidsbeperking is toegekend. De overbrengende overheid (hierna te noemen de zorgdrager) kan op grond van artikel 15 lid 1 van genoemde wet slechts beperkingen aan de openbaarheid stellen voor een bepaalde termijn en met het oog op:
de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
het belang van de Staat of zijn bondgenoten;
het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden.
Verschillende Zeeuwse overheden hebben het Zeeuws Archief aangewezen als archiefbewaarplaats. Wanneer deze zorgdragers willen overgaan tot overbrenging kan het Zeeuws Archief op grond van artikel 15 lid 1 van deze wet adviseren over het eventueel stellen van openbaarheidsbeperkingen. In de praktijk verwachten zorgdragers een concreet advies, omdat de kennis bij hen vaak niet of onvoldoende aanwezig is. Tot op heden gaat het hierbij om analoge archieven.
Er is bij het Zeeuws Archief een procedure voor overbrenging aanwezig waarin de adviesrol genoemd wordt. Deze dient echter verbeterd te worden om een aantal redenen:
wanneer gesproken wordt met zorgdragers over het toekennen van openbaarheidsbeperkingen is onvoldoende duidelijk welke gegevens hier wel of niet onder vallen en welke wettelijke regimes van toepassing zijn;
de dossierbeschrijvingen uit de door de zorgdrager aangeleverde toegang op het archief maken niet altijd duidelijk welke gevoelige persoonsgegevens zich in het archief bevinden;
de zorgdrager is vaak niet of onvoldoende op de hoogte van de aanwezigheid van gevoelig materiaal in het archief.
In de praktijk komt het erop neer dat het advies aan zorgdragers vooral een pragmatische insteek heeft, vanwege het feit dat de advisering veelal gebaseerd is op ervaringen uit het verleden en bij medewerkers berustende kennis. In over te brengen archieven bevinden zich de nodige persoonsgegevens. De wet die de bescherming van deze gegevens borgt is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen AVG), maar deze speelt in de advisering nog in onvoldoende mate een rol. Het is echter belangrijk dat alle relevante aspecten rondom persoonsgegevens standaard worden meegenomen.
Voor bepaalde persoonsgegevens is specifieke wet- en regelgeving van toepassing. Die bepaalt dat de betreffende gegevens pas na een bepaalde termijn openbaar worden.
Voorbeelden hiervan zijn:
persoonsgegevens die deel uitmaken van de Burgerlijke Stand en waarvan in het Burgerlijk Wetboek I (afdeling 2 artikel 17a lid 2) de openbaarheidsbeperkingen worden genoemd;
akten van testament of codicil in notariële archieven (Besluit Staatssecretaris van OCW, Staatscourant 1996 nummer 177).
In deze gevallen handelt het Zeeuws Archief conform de vastgestelde termijnen. Van echte advisering aan de zorgdrager is hier dus geen sprake zodat dit soort gegevens buiten beschouwing blijven.
In dit document wordt een voorstel gedaan hoe de advisering aan zorgdragers over persoonsgegevens bij overbrenging van analoge archieven dient plaats te vinden. Andere aspecten die in de advisering een rol kunnen spelen (zoals bijvoorbeeld adviseren om aan bedrijfsvertrouwelijke gegevens een openbaarheidsbeperking toe te kennen) blijven in dit document buiten beschouwing. Gelet op de huidige overbrengingstermijn van 20 jaar zullen in de komende jaren nog de nodige analoge archieven worden overgebracht. Vaststelling van dit document levert een aantal belangrijke voordelen op:
de advisering wint aan kracht omdat deze concrete en duidelijke handvatten biedt aan de zorgdrager;
de advisering is gebaseerd op een document dat standaard wordt gebruikt waardoor er meer uniformiteit in de advisering ontstaat;
zowel de zorgdrager als het Zeeuws Archief kunnen zich beter verantwoorden voor de gemaakte keuzes.
In het gunstigste geval zou volstaan kunnen worden met een algemeen advies, maar de praktijk leert dat er altijd afwegingen gemaakt moeten worden waarbij de zorgdrager de hulp inroept van het Zeeuws Archief. Dat zal ook in de toekomst het geval zijn.
Binnen het Zeeuws Archief is ook een voorstel in de maak dat zich richt op de advisering aan zorgdragers over digitale archieven. Het is de bedoeling dat beide voorstellen intern worden besproken en waar nodig op elkaar worden afgestemd.
Als het gaat om persoonsgegevens bij de overbrenging van overheidsarchieven zijn er – met uitzondering van de in hoofdstuk 1 genoemde uitzonderingen – in principe twee wettelijke regimes die een rol spelen:
de Archiefwet 1995;
de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De Archiefwet is een wet die altijd van toepassing is bij overbrenging. Als het gaat om het stellen van openbaarheidsbeperkingen in verband met persoonsgegevens geldt het criterium van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. De Archiefwet vult dit criterium echter niet in. Er is in deze wet dan ook geen overzicht van categorieën persoonsgegevens te vinden dat hieronder valt.
Of de AVG van toepassing is bij overbrenging valt nog te bezien. Over het toepassingsgebied wordt in artikel 2 lid 1 van deze verordening het volgende gesteld: ‘Deze verordening is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking, alsmede op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.’
Wat een bestand is wordt uitgelegd in artikel 4 sub 6:
‘Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd of gedecentraliseerd is dan wel op functionele of geografische gronden is verspreid.’
Op grond van het bovenstaande kan de conclusie worden getrokken dat ‘verspreide’ persoonsgegevens niet onder de AVG vallen. Bij verspreide persoonsgegevens gaat het om persoonsgegevens die niet gedigitaliseerd zijn en niet systematisch vindbaar. Dit laatste houdt in dat er gericht gezocht kan worden op een persoonsgegeven omdat de toegang zich hiervoor leent. Een voorbeeld hiervan is een alfabetisch geordende lijst met namen van personen die onderdeel uitmaakt van een toegang op een archief of als bijlage (of nadere toegang) bij een archief hoort. Een aanzienlijk deel van de nadere toegangen bij het Zeeuws Archief bevat persoonsgegevens waarbij sprake is van systematische vindbaarheid.
Bij de overbrenging van analoog archief is er in ieder geval geen sprake van digitalisering. Van systematische vindbaarheid zal in de meeste gevallen ook geen sprake zijn al kan dit wel voorkomen zoals hierboven genoemd. Een oplossing is om in voorkomende gevallen de dossierbeschrijving aan te passen (pseudonimiseren) waardoor systematische vindbaarheid niet meer mogelijk is.
Wanneer de AVG niet van toepassing is, blijft de vraag hoe de invulling van het criterium ‘eerbiediging persoonlijke levenssfeer’ uit de Archiefwet plaatsvindt en wat wenselijk en noodzakelijk is om op een juiste wijze te adviseren over persoonsgegevens bij overbrenging. Hieronder is het voorstel te vinden dat uit vier onderdelen bestaat. De eerste drie spelen vooral een rol voorafgaand aan en bij de overbrenging terwijl de laatste vooral betrekking heeft op de periode ná overbrenging.
Gebruik de in de AVG genoemde persoonsgegevens voor een nadere invulling van de persoonlijke levenssfeer. De uitvoeringswet van de AVG (de UAVG) noemt in artikel 1 bijzondere categorieën van persoonsgegevens die in artikel 9 lid 1 benoemd worden. Het gaat om:
religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen;
ras of etnische afkomst;
politieke opvattingen;
gezondheid;
seksueel gedrag of seksuele gerichtheid;
lidmaatschap van een vakbond.
Verder noemt de UAVG in artikel 1 persoonsgegevens van strafrechtelijke aard.
Deze categorieën kunnen uitstekend gebruikt worden in de advisering aan zorgdragers, ook al valt een over te brengen analoog archief wellicht niet of niet geheel onder de AVG. Door deze onderdelen uit de AVG toch in te zetten:
geven we een nadere invulling aan het criterium ‘persoonlijke levenssfeer’ uit de Archiefwet;
bewaren we persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG die als Europese verordening voorrang heeft boven de Archiefwet;
zorgen we er voor dat beide wettelijke regimes in onderlinge samenhang worden gebruikt;
borgen we de bescherming van persoonsgegevens ook als een archief niet nu maar in de toekomst wel onder de AVG valt (bijvoorbeeld door digitalisering);
brengen we de bewustwording bij zorgdragers op gang om (nog) bewuster persoonsgegevens te verwerken.
Een belangrijk aandachtspunt is de termijn van de openbaarheidsbeperking. De Archiefwet (artikel 15 lid 4) noemt een maximale openbaarheidsbeperking van 75 jaar. Het is wenselijk om deze termijn te kiezen, als het gaat om bijzondere persoonsgegevens die de persoonlijke levenssfeer raken. Deze termijn zal in de meeste gevallen voldoende zijn, omdat het gaat om een termijn die pas start na het sluiten van het dossier. De stijgende levensverwachting en de mogelijke aanwezigheid van gegevens over kinderen in dossiers, maken het wenselijk om een langere beperking toe te kennen. De Archiefwet (artikel 15 lid 4) biedt hiervoor een ontsnappingsclausule.
De AVG (artikel 5 lid e) biedt de mogelijkheid om persoonsgegevens langer te bewaren met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistisch onderzoek. Hetzelfde artikel geeft echter ook aan dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt. Dit is in lijn met de praktijk dat zorgdragers gegevens vernietigen op grond van een selectielijst (Archiefwet artikel 3) en dat over te brengen archief ontdaan moet zijn van vernietigbare gegevens (Archiefwet artikel 12). Het is belangrijk dat de onderbouwing niet alleen verankerd is in het beleid van het Zeeuws Archief, maar ook dat uit de verklaring van overbrenging, die bij elke overbrenging wordt opgesteld, blijkt welke afwegingen en keuzes zijn gemaakt. Op deze wijze kunnen burgers zien hoe er met hun gegevens wordt omgegaan en kunnen zorgdrager én Zeeuws Archief verantwoording afleggen aan de burger. Een van de acties die uit dit voorstel voortvloeit is dat de verklaring van overbrenging wordt geactualiseerd in lijn met bepalingen uit dit voorstel.
Wanneer een archief wordt overgebracht betekent dit niet per definitie dat archief en toegang tot stilstand komen en er een onveranderlijke situatie ontstaat. Aan een archief kunnen in de toekomst aanvullingen worden toegevoegd. Ook kan het Zeeuws Archief (een deel van) een archief digitaliseren – al dan niet op verzoek van derden – of de toegankelijkheid van een archief vergroten door een nadere toegang te creëren waardoor systematische vindbaarheid ontstaat. Wanneer dergelijke toekomstige acties plaatsvinden is het belangrijk om de gewijzigde situatie langs de AVG-meetlat te leggen zodat archief en (nadere) toegangen ook in de toekomst AVG-proof blijven.
Tot slot worden hieronder de afbakening van de overbrenging en de verschillende verantwoordelijkheden genoemd. De risicoanalyse is een praktische tip voor de zorgdrager die vooral bij omvangrijke archieven handig is.
Het gaat om reguliere overbrenging waarbij gegevens minimaal 20 jaar oud zijn. Wanneer een zorgdrager kiest voor vervroegde overbrenging – een mogelijkheid die de Archiefwet biedt – dan dienen er andere afspraken te worden gemaakt.
Het advies aan de zorgdrager is een algemeen advies en ook niet meer dan een advies. Hoewel de Archiefwet hierin duidelijk is, wordt er in de praktijk soms te veel verwacht van het Zeeuws Archief. De zorgdrager dient zich er van bewust te zijn dat de eindverantwoordelijkheid voor het toekennen van openbaarheidsbeperkingen bij hem berust. De praktische invulling, waarbij aan individuele inventarisnummers een openbaarheidsbeperking wordt toegekend, is eveneens een verantwoordelijkheid van de zorgdrager. Het is hierbij van belang dat hij de beperkingen kan motiveren en deze schriftelijk vastlegt.
Over te brengen overheidsarchieven zijn vaak omvangrijk waarbij het ondoenlijk is om elk dossier na te slaan op de mogelijke aanwezigheid van bijzondere persoonsgegevens. De kans dat dit soort persoonsgegevens zich bevindt in bijvoorbeeld civieltechnische dossiers is veel kleiner dan in dossiers uit de categorie sociale zorg en welzijn. Zorgdragers doen er daarom verstandig aan een risicoanalyse toe te passen waarbij meer aandacht uitgaat naar de risicocategorieën.
Een van de voordelen van dit document is dat in voorkomende gevallen gemotiveerd kan worden aangegeven waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Mocht uit jurisprudentie of anderszins blijken dat bijstelling noodzakelijk is, dan zal dit document worden aangepast.
Nee. Omdat in het verleden niet altijd beperkingen op de openbaarheid zijn gesteld bij de overbrenging...
Inleiding Begin februari 2018 brak er paniek uit in de archiefwereld. Op 25 mei van dat jaar zou de AV...
Casus Een bezoeker op de studiezaal vraagt archiefstukken op uit een overheidsarchief. Het inventarisn...