Kunnen foto’s van de GGzE op internet worden vertoond? Auteur: Ronald Goossens, Regionaal Historisch Centrum Eindhoven

Probleemstelling

De beeldcollectie van de GGzE bestaat voor een aanzienlijk deel uit materiaal met (bijzondere) persoonsgegevens. Het betreft foto’s waarop zowel (ex-)verplegers/medewerkers als (ex-)patiënten/cliënten staan afgebeeld.
Nu er plannen zijn om de afbeeldingen met behulp van de RHCe-beeldbank online te zetten rijst de vraag of dit gezien de huidige privacybescherming, lees de AVG, mogelijk is.

De vraag is dan ook:

• kan de fotocollectie van de GGzE online beschikbaar worden gesteld?

• welke wettelijke beletselen zijn er?

• welke mogelijkheden zijn er binnen de wettelijke regels om het doel te realiseren?

De GGzE, een korte inleiding

Historische inleiding op de GGzE

In 1913 werd het Rijks Krankzinnigen Gesticht (RKG) opgericht. In eerste instantie werden hier ‘criminele’ patiënten opgenomen, vanaf 1946 ook ‘gewone’. De naam veranderde in Rijks Psychiatrische Instelling (RPI). In 1985 werd de instelling omgezet in de Stichting Geestelijke Gezondheidszorg Eindhoven (GGzE).

Het fotoproject GGzE

In 2009 is de fotocollectie van de GGzE met een omvang van ongeveer 1500 foto’s, enkele films en geluidscassettes in beheer ondergebracht bij het RHCe. De foto’s uit de periode van de rijksinstelling zijn ook in deze collectie opgenomen omdat de GGzE die als één geheel beschouwt.
De foto’s zijn gedigitaliseerd, geselecteerd en beschreven in een project waarin GGzE en RHCe participeren. In het kader van een naderend jubileum van de GGzE wordt intern en in samenspraak met het RHCe nagedacht hoe een en ander via de beeldbank beschikbaar te stellen.
Het RHCe voert namens de GGzE als eigenaar van de collectie het beheer uit, waaronder begrepen de ter beschikking stelling. Dit impliceert dat uiteindelijk de GGzE verantwoordelijk is voor de correctie uitvoering van de AVG, waarbij het RHCe adviserend kan optreden.

Plan van aanpak

Op de eerste plaats wordt bepaald of de AVG van toepassing is op de (hele) collectie en welke bijzondere bepalingen hierbij van toepassing zijn. Hierbij worden vooral de belangrijke en relevante begrippen uit de AVG betrokken. Daarnaast wordt een analyse van de bestanddelen van de fotocollectie gemaakt met het oog op toepassing van de AVG op de onderscheiden onderdelen.
Vervolgens wordt bezien in hoeverre de UAVG en de Archiefwet 1995 een rol spelen. Welke nadere bepalingen spelen in deze casus een rol.
Ten derde worden de mogelijkheden belicht die het alsnog mogelijk kunnen maken (delen van) de collectie online te presenteren. Ook hier wordt gekeken naar de verschillende onderdelen van de collectie in relatie tot de mogelijkheden.

AVG: toepassing op de fotocollectie GGzE

Begrippen

Definities uit artikel 4:

• Persoonsgegevens: het betreft gegevens over identificeerbare natuurlijke personen.

• Overleden personen vallen buiten bereik van de AVG

• Verwerking: verwerking van persoonsgegevens in een geautomatiseerde omgeving.

• Verwerken omvat verzamelen, ordenen, opslaan, bewerken, ter beschikking stellen, etc.

• Bestand: een gestructureerd geheel van persoonsgegevens dat op grond van bepaalde criteria toegankelijk is.

Deze drie definities zijn van toepassing op (delen van) de fotocollectie en daarmee is de AVG van toepassing.

Daarnaast zijn van belang de begrippen:

• Bijzondere persoonsgegevens: artikel 9 betreft het verbod op de verwerking van bijzondere persoonsgegevens (in dit geval gaat het om de gegevens over de geestelijke gezondheid) tenzij er uitzonderingen op dit verbod zijn.

• Archivering in het algemeen belang, historisch en wetenschappelijk onderzoek:op grond hiervan geldt een uitzondering op enerzijds de doelbinding en anderzijds op de opslagbeperking. Het biedt hiermee een ruimere toepassing van de AVG. Wel dienen er aanvullende maatregelen te worden genomen om de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen te waarborgen (van belang hierbij AVG art. 89 en de UAVG).

• Toestemming:de betrokkene dient uitdrukkelijk en voor omschreven doeleinden toestemming tot verwerking te geven.

• Dataminimalisering: er mogen niet meer gegevens worden verwerkt (o.a. verzameld, bewaard, etc.) dan voor het doel noodzakelijk is.

• Deze begrippen zijn van groot belang in het kader van de beperkingen en de mogelijkheden die de AVG biedt om de persoonsgegevens uit de fotocollectie te verwerken.

AVG: Toepassing op de fotocollectie GGzE

De fotocollectie van de GGzE is te verdelen in een drietal categorieën. Voor elke van deze categorieën wordt bepaald in hoeverre de AVG van toepassing is en welke voorwaarden er gesteld worden aan de verwerking.
Opgemerkt dient te worden dat naast de AVG ook de Auteurswet 1912 van toepassing is op al het beeldmateriaal in de fotocollectie. De implicaties van deze wet worden in deze notitie niet meegenomen, maar spelen in de praktijk een grote rol.

Deze categorieën zijn:

1. Foto’s waarop geen personen zichtbaar of identificeerbaar aanwezig zijn: deze foto’s kunnen via het internet worden aangeboden. Het betreft hier foto’s van de gebouwen van het complex, het terrein waarop mogelijk ook personen voorkomen voor zover die niet identificeerbaar zijn omdat ze slechts in de verte zichtbaar zijn dan wel niet met hun gezicht herkenbaar op de foto staan. (AVG is niet van toepassing).

2. Foto’s waarop (ex-)medewerkers van de GGzE staan afgebeeld: voor verwerking, dus ook publicatie op internet is uitdrukkelijke toestemming noodzakelijk (AVG artikel 6 lid 1 sub a); Ook is artikel 89 AVG van toepassing bij verwerking in het kader van archivering in het algemeen belang en historisch/wetenschappelijk onderzoek.

3. Foto’s waarop (ex-)patiënten/cliënten van de GGzE staan afgebeeld: AVG artikel 9 lid 1 stelt dat verwerking van categorieën van bijzondere persoonsgegevens (o.a. gezondheid) verboden is, tenzij aan bepaalde in lid 2 benoemde voorwaarden wordt voldaan. Lid 2a geeft aan dat verwerking mogelijk is bij uitdrukkelijke toestemming (tenzij de lidstaat deze mogelijkheid alsnog in nationale wetgeving uitsluit; zie UAVG art. 22 lid 2 sub a). Daarnaast is lid 2 sub j van toepassing: archivering in het algemeen belang, historisch en wetenschappelijk onderzoek. Hier wordt verwezen naar artikel 89 lid 1, waarin juist ten aanzien van deze verwerking uitzondering wordt gemaakt. Zie ook hiervoor UAVG.

Daarnaast zijn er foto’s waarop zowel medewerkers als patiënten zichtbaar zijn (combinatie van categorieën 2 en 3). Dit kan zowel in het kader van de verpleging/zorg, maar ook bij diverse activiteiten die op het terrein plaats vinden. In dat geval zal de zwaarste/meest beperkende categorie (die van de patiënten) bepalen wat de handelwijze ten aanzien van die foto zal moeten zijn. Technische maatregelen kunnen hierbij van groot belang zijn.

UAVG: Toepassing op de fotocollectie GGzE

In de UAVG worden artikel 9 lid 2 sub a en 89 lid 1 AVG nader uitgewerkt ten aanzien van de verwerking van de categorieën van bijzondere persoonsgegevens (UAVG hoofdstuk 3, paragraaf 3.1, artikelen 22-30) in combinatie met de begrippen ‘wetenschappelijk en historisch onderzoek en statistische verwerking’.
Verwerking van categorieën van bijzondere persoonsgegevens is toegestaan mits:

• Artikel 22 lid 2 sub a: de betrokkene heeft uitdrukkelijk toestemming gegeven (bevestiging van de uitzondering gegeven in AVG art. 9 lid 2 sub a).

• Artikel 24: voor historisch en wetenschappelijk onderzoek wordt een uitzondering op dit verbod gemaakt als aan een viertal voorwaarden is voldaan. Twee belangrijke voorwaarden hierbij zijn:

1. Het vragen van toestemming van de betrokkenen is onevenredig ingewikkeld of tijdrovend.

2. Er zijn aanvullende maatregelen genomen om de bescherming van de persoonlijke levenssfeer te waarborgen.

Vooral artikel 24 geeft mogelijkheden aan historici en wetenschappers om gebruik te maken van materiaal waarin bijzondere persoonsgegevens zijn opgenomen. Van groot belang derhalve voor de mogelijkheden die dit biedt om deze fotocollectie te betrekken in historisch onderzoek, bijvoorbeeld in samenhang met de bestudering van de archieven van de GGzE (en rechtsvoorgangers, der rijksinstellingen RKG en RPI). Het verkrijgen van toestemming van de vele tientallen, wellicht honderden personen is een ondoenlijke zaak. In samenhang met de later genoemde maatregelen is hiermee de weg geopend voor gericht historisch onderzoek.

Archiefwet 1995: Toepassing op de fotocollectie GGzE

De Archiefwet 1995 is naar aanleiding van de invoering van de AVG aangevuld met artikel 2a. Het betreft een nadere invulling van het begrip ‘archivering in het algemeen belang’ en dan toegespitst op de categorie bijzondere persoonsgegevens.
Dit artikel verwijst naar de UAVG paragraaf 3.1 en stelt dat verwerking van categorieën van bijzondere persoonsgegevens toegestaan is als deze verwerking verband houdt met:

• De opneming van archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1 onderdeel c sub 3, in een archiefbewaarplaats.

• Het beheer van archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten. Met uitzondering van het ter raadpleging of gebruik ter beschikking stellen van zodanige archiefbescheiden.

Opnemen in een archiefbewaarplaats geldt in ieder geval als archivering in het algemeen belang. Dit vloeit voort uit de aard van de Archiefwet 1995 die tot doel heeft in eerste instantie overheidsarchieven openbaar en kosteloos aan geïnteresseerden ter beschikking te stellen. Door de formulering in de Archiefwet 1995 artikel 1 onderdeel c sub 3 worden hiermee archiefbescheiden van andere (particuliere) herkomst daaraan gelijk gesteld.

In de Archiefwet 1995, artikel 2a is vermeld dat ter inzage geven van deze gegevens niet is toegestaan, tenzij er sprake is van uitdrukkelijke toestemming of wel men voldoet aan de voorwaarden van het doen van wetenschappelijk of historisch onderzoek.

Praktische mogelijkheden tot publicatie van (delen van) de fotocollectie GGzE

Op grond van de hierboven beschreven wettelijke bepalingen kan de volgende richtlijn worden aangehouden:

• De foto’s van categorie 1: geen (identificeerbare) personen, dus publicatie is toegestaan.

• De foto’s van categorie 2: medewerkers GGzE. AVG van toepassing. Publicatie na uitdrukkelijke toestemming betrokkene. Aanvullende beschermende maatregelen nodig.

• De foto’s van categorie 3: patiënten/cliënten GGzE. AVG van toepassing inclusief bepalingen ten aanzien van bijzondere persoonsgegevens. Verwerking (inclusief ter beschikking stellen) is in beginsel verboden, tenzij de betrokkene uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven. Of het beeld bedoeld is voor historisch en wetenschappelijk onderzoek, en als aan vier voorwaarden is voldaan.

AVG heeft betrekking op levende personen. Bepalen of iemand overleden is kan moeilijk zijn daarom een beperking stellen op 75 jaar (gelijk aan termijn van de openbaarheidsbeperking die geldt bij de archieven van de GGzE). Na 75 jaar kan de foto worden gepubliceerd. Deze termijn is mede gebaseerd op de aanname dat opnemen in een GGzE-inrichting plaats vindt als de betrokkene volwassen is.
Verbod op publicatie voor de periode van 75 jaar geldt in die gevallen dat:

• er geen uitdrukkelijke toestemming is (zowel categorie 1 als categorie 2)

• het geen wetenschappelijk of historisch onderzoek betreft waarbij ten aanzien van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer aanvullende maatregelen zijn getroffen (bijv. anonimisering etc.).

Aanvullend moeten er maatregelen genomen worden die de persoonlijke levenssfeer waarborgen ook al mogen de persoonsgegevens op grond van (de uitzonderingen in) de AVG, UAVG en Archiefwet 1995 verwerkt worden.

Organisatorische maatregelen:

• beperking toegang tot de depots (dit is reeds de feitelijke situatie binnen het RHCe

• raadpleging na ondertekening formulier waarin gewezen wordt op de verplichting tot respecteren persoonlijke levenssfeer

• verkrijgen uitdrukkelijke (schriftelijke) toestemming van de betrokkene voor gebruik van diens persoonsgegevens voor publicatie via de online beeldbank van het RHCe.

Technische maatregelen:

• aanpassen datastructuur zodat namen van personen slechts toonbaar worden als er uitdrukkelijk toestemming is verleend

• anonimisering van persoonsgegevens

• ‘blurren’ van gezichten (i.v.m. software die gezichtsherkenning mogelijk maakt)

• raadpleging middels toegangscode of wachtwoord (als dit conform de bepalingen van AVG en UAVG toegestaan is).

Met het oog op de toepassing van de AVG, de UAVG en de Archiefwet 1995 dienen de juiste maatregelen worden genomen, zowel op organisatorisch terrein als op het technische vlak. Welke maatregelen het betreft en hoe die geëffectueerd gaan worden dient op korte termijn besproken te worden tussen GGzE als eigenaar en verwerkingsverantwoordelijke voor deze fotocollectie en het RHCe als beheerder en verwerker.

De wens die beide instellingen hebben om zoveel mogelijk materiaal aan het publiek ter beschikking te stellen dient met voorzichtigheid, maar ook met de mogelijke flexibiliteit te worden uitgevoerd waarbij de belangen van de betrokkenen worden gerespecteerd. Dit vergt inventiviteit en creativiteit binnen de grenzen die de wetten aangeven. Het is vooral maatwerk omdat elke foto apart bekeken moet worden. De afweging moet daarbij worden gemaakt of de betreffende foto gepubliceerd kan worden dan wel of er technische aanpassingen gemaakt moeten worden.
Een ware uitdaging voor beide betrokken partijen.