Openbaarheid van nog niet-afgesloten dossiers betreffende adelsaanvragen bij de Hoge Raad van Adel. Auteur: Conrad Gietman, Hoge Raad van Adel

Achtergrond

De Hoge Raad van Adel is een in 1814 ingesteld adviescollege van de regering op het gebied van adel en (overheids)heraldiek. Dit houdt in dat de Raad adviezen uitbrengt (meestal aan de Minister of Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) met betrekking tot adelszaken (verzoeken om erkenning, inlijving of verheffing in de Nederlandse adel, overdracht van adellijke titels); wapens van Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen; namen, titels, wapens en onderscheidingsvlaggen van leden van het Koninklijk Huis; emblemen van de krijgsmachtsdelen.

De secretarie van de Raad beheert een aantal archieven en collecties (familiearchieven en genealogische en heraldische collecties). Het belangrijkste archief is het archief van de Raad zelf, dat meer dan honderd meter beslaat. Het bevat onder meer de Raadsbesluiten met bijlagen en de correspondentie van de Raad en de secretaris met instellingen en particulieren. Aangezien voor behandeling van actuele kwesties (bijvoorbeeld adelsclaims) veelvuldig dient te worden teruggegrepen op oudere bescheiden, verleent het Nationaal Archief de Raad machtiging tot opschorting van de verplichting tot overbrenging van zijn archiefbescheiden. De huidige machtiging is geldig tot 1 januari 2020.

Situatie

Een van de taken van de Hoge Raad van Adel betreft zoals gezegd het verstrekken van adviezen aan de regering met betrekking tot verzoeken om opname in de Nederlandse adel door middel van ‘erkenning’ (van inheemse adeldom), ‘inlijving’ (van een edelman of -vrouw afkomstig uit een Europese monarchie met een vergelijkbaar adelsstatuut) en ‘verheffing’. Al sinds de Tweede Wereldoorlog wordt adel gezien als een overblijfsel van een standenmaatschappij en bij geheim kabinetsbesluit werd in 1953 bepaald dat er geen ‘verheffingen’ meer zouden plaatsvinden (Wolleswinkel, 106-107). Sinds de Wet op de Adeldom van 1 augustus 1994 zijn de mogelijkheden tot opname in de Nederlandse adel verder beperkt. Dit geldt in het bijzonder verzoeken om ‘inlijving’. Ten aanzien van ‘erkenning’ geldt dat deze adelsgunst uitsluitend kan plaatsvinden ten aanzien van personen die behoren tot een geslacht dat vóór 1795 al tot de inheemse adel behoorde (Wet op de adeldom, art. 2, lid 4).

In de praktijk is deze eis zo streng dat sinds 1994 zich geen enkel geval heeft voorgedaan waarin een verzoek om erkenning is gehonoreerd. Toch melden zich nog met enige regelmaat mensen bij de Hoge Raad van Adel (of direct bij de Koning) die stellen dat zij uit een oude adellijke familie stammen. De secretarie van de Raad beantwoordt in dit soort gevallen vragen, vooral over te volgen procedures en bewijsvoering. Het verzoekschrift zélf dient de aanvrager echter in te dienen bij de Koning. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties verzoekt dan vervolgens de Hoge Raad van Adel om advies, dat de Raad aan de minister verstrekt. Bij een negatief advies wordt het verzoek door de minister afgewezen, waarop de aanvrager in bezwaar kan gaan. Na een afgewezen bewaarschrift kan de aanvrager beroep aantekenen bij de rechtbank en kan hij eventueel in hoger beroep bij de Raad van State.

Casus

Mijn (fictieve) casus handelt over twee afzonderlijke verzoeken tot ‘erkenning’ van de heren A.v.A. en B.v.A. (beiden op grond van dezelfde afstamming). Het eerste verzoek komt van de heer A.v.A. In 1990 neemt hij met de Hoge Raad van Adel contact op en informeert over de mogelijkheid om zijn (vermeende) adellijke afkomst ‘erkend’ te krijgen. Na uitvoerige correspondentie over de bewijzen ervoor dient hij in 1992 bij de Koning een verzoek om ‘erkenning’ in. Na negatief advies van de Raad wordt de afstamming door de Minister onbewezen geacht en wordt rekwestrant uitgenodigd tot het indienen van nader bewijs. Er blijft ondertussen tussen de heer A.v.A. en de Hoge Raad van Adel contact bestaan over ‘bewijsstukken’. In 2011 doet hij een nieuw verzoek. Dit verzoek wordt na ingewonnen advies van de Raad afgewezen door de minister, het bezwaarschrift tegen deze beschikking eveneens. Hierna gaat de heer A.v.A. in beroep bij een rechtbank. Ook deze zaak valt negatief uit voor hem uit.
De heer A.v.A. heeft zelf zijn familiegeschiedenis in een genealogische publicatie uitgewerkt. Waarschijnlijk op grond van de in dat boek vermelde afstamming doet een ver familielid van hem, de heer B.v.A., in 2016 een officieel verzoek om erkenning. Ook dit verzoek wordt na een negatief advies van de Raad door de minister afgewezen.

Probleem

Naar aanleiding van deze casus doen zich bij ons de volgende vragen voor:

• Hoe verhouden de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Archiefwet en de Wet openbaarheid bestuur (Wob) zich in dit soort (soms langlopende en niet of pas onlangs afgesloten) dossiers tot elkaar?

• Mogen alle dossierstukken worden bewaard (inclusief de genealogische stukken, waaronder zich ook gegevens met betrekking tot nog levende personen bevinden)?

• Mag de heer B.v.A. op de hoogte worden gebracht van het negatieve advies aan de heer A.v.A. en het (geanonimiseerde) vonnis van de Rechtbank? Zo ja, moet de heer A.v.A. dan hiervan op de hoogte worden gebracht?

• Wanneer kan (welk deel) van de dossiers van de heren A.v.A. en B.v.A. ter inzage worden gegeven aan direct belanghebbenden en onderzoekers?

Casusbehandeling

Verhouding AVG - Archiefwet - Wob

Vooraf dienen we vast te stellen dat de dossiers in kwestie onderdeel vormen van het dynamisch archief van de Hoge Raad van Adel. Ze zijn nog niet overgebracht naar depotruimte van de secretarie van de Raad (een juridische handeling, want ook het dynamische archief wordt grotendeels in deze ruimte bewaard) en kunnen niet worden gerekend tot de archieven die openstaan voor het publiek als waren zij overgebracht naar een Rijksarchiefbewaarplaats (zie de Machtiging van 2009, voorwaarde 3). De betreffende dossiers vallen dus niet onder de openbaarheidsregels van de Archiefwet, maar onder de Wob en de AVG.

De inleiding van de inventaris van het Raadsarchief stelt (onder verwijzing naar het Archiefbesluit 1995, art. 5 onder e) ten aanzien van het punt van ‘selectie’ dat wordt afgezien van vernietiging van stukken aangezien het archief in het algemeen een neerslag vormt van handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang. Bij Koninklijk Besluit van 16 maart 2006, nr. 06.000754 (Staatscourant 76 (19 april 2006, p. 30-33) is een Selectielijst voor de handelingen van de Raad op het beleidsterrein Cultuurbeheer over de periode 1945-2000 vastgesteld.

Vernietigen of bewaren?

Allereerst de vraag of het huidige beleid van de Hoge Raad van Adel om als verwerkingsverantwoordelijke geen stukken te vernietigen verenigbaar is met de regels die de AVG stelt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. De AVG heeft uitsluitend betrekking op nog levende personen. De persoonsgegevens in de dossiers van de heren A.v.A. en B.v.A. betreffen voornamelijk reeds overleden personen – hun verzoekschriften gaan immers over hun afstamming – maar daarnaast ook, meestal door henzelf aangeleverde, gegevens over henzelf en eventueel nog levende ouders (geboorte- en huwelijksinschrijvingen bijvoorbeeld). Het gaat niet om ‘bijzondere persoonsgegevens’ (m.b.t. ras, religieuze en politieke opvattingen).
De verwerking van deze ‘gewone’ persoonsgegevens is gerechtvaardigd op grond van een van de zes rechtsgrondslagen die de AVG geeft (AVG, overweging 42). Ze is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichting die op de Hoge Raad van Adel als verwerkingsverantwoordelijke rust: het adviseren van de Minister van Binnenlandse Zaken over verzoeken tot verlening van adeldom (AVG art. 6 en overweging 42; Wet op de Adeldom 1995, art. 6, lid 2). Aan de overbrenging van de dossiers naar de archiefdepotruimte van de Raad hoeft geen vernietiging van archiefstukken vooraf te gaan. Hier is het AVG-begrip ‘archivering in het algemeen belang’ van toepassing. In het recente verleden is overigens meermaals gebleken hoe belangrijk het is dat wordt afgezien van vernietiging van stukken voorafgaand aan de overbrenging van de afgesloten dossiers bij de beoordeling van de nieuwe casussen, en dus bij de uitoefening van de wettelijke taken van de Raad.

Inzage en informatie-uitwisseling

Willen de heren A.v.A. en B.v.A. inzage in hun eigen dossier (en eventueel in dat van hun ‘familielid’), dan kunnen zij een beroep doen op de Wob. Tijdens de AVG-cursus werd betwijfeld of de wet wel van toepassing is op de Hoge Raad van Adel als hoog college van staat (vgl. Wob, art. 1a; AWB, art. 1.1). Het is echter staande praktijk dat verzoeken om inzage in onder de Raad berustende stukken onder verwijzing naar de Wob worden gehonoreerd, mits zij geen privacygevoelige gegevens bevatten. In die categorie vallen preadviezen van de secretaris en commentaren van afzonderlijke leden van de Raad op verzoekschriften om erkenning te behoren tot de Nederlandse adel. Op grond van de Wob zijn tot personen herleidbare beleidsopvattingen immers niet openbaar (Wob, art. 11; zie ook uitspraak Raad van State 201011248/1H3).

Mijns inziens is het mogelijk om de heer B.v.A. te verwijzen naar de uitspraak in het beroep van de heer A.v.A. op rechtspraak.nl. Een dergelijke verwijzing is in praktische zin zowel in het voordeel van de Hoge Raad van Adel als van de rekwestrant, die nu een reëler inzicht in zijn casus krijgt en wellicht beter kan overwegen of hij desondanks de weg van een vrijwel kansloos geachte procedure wil kiezen. Maar mág het ook? De mogelijkheid bestaat dat de heer B.v.A. uit het geanonimiseerde verslag op grond van daarin genoemde jaartallen of andere gegevens afleidt dat deze uitspraak ook betrekking heeft op zijn (vermeende) adellijke afkomst. De persoonlijke identiteit van de heer A.v.A. is echter niet te herleiden op grond van dit vonnis – onder meer door niet vermelden van diens woonplaats. Het is al met al zaak bij de verwijzing naar de website rechtspraak.nl zorgvuldig te handelen. In online beschikbare uitspraken van de Raad van State wordt de woonplaats van de appellant bijvoorbeeld wél genoemd en in dit geval zou, zeker in combinatie met de gegevens uit het familieboek van de heer A.v.A, diens identiteit wel makkelijk achterhaald kunnen worden. Om die reden verdient het de voorkeur om in de brief aan de heer B.v.A. met verwijzing naar de rechterlijke uitspraak in algemene termen te stellen en te spreken van een ‘vergelijkbare casus’. Juist omdat deze verwijzing in algemene termen plaatsvindt, is het niet noodzakelijk om de heer A.v.A. op de hoogte te stellen van de brief aan zijn familielid B.v.A.

Onderzoekers kunnen met beroep op de Wob om inzage in of kopieën van stukken uit de dossiers verzoeken. In hun geval betreft de anonimisering niet alleen tot personen herleidbare beleidsopvattingen van leden van de Raad, maar tevens de privacy van de rekwestranten.

Openbaarheid

De Hoge Raad van Adel heeft aan de naar zijn archiefdepot overgebrachte stukken openbaarheidsbeperkingen gesteld onder verwijzing naar de Archiefwet (art. 15), in het bijzonder met het oog op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Verzoeken tot verlening van adeldom betreffen, zo is de opvatting van de Raad, in hoge mate deze persoonlijke levenssfeer (en identiteit). Als termijn is momenteel een periode van 70 jaar (na afsluiting van het betreffende inventarisnummer) gesteld. In bepaalde gevallen kan de secretaris van de Hoge Raad van Adel inzage verlenen in niet-openbare dossiers ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek – op voorwaarde dat de resultaten geen herleidbare verwijzingen naar personen bevatten. De dossiers van de heren A.v.A. en B.v.A. zullen dus – indien de huidige regels worden gehandhaafd – pas 70 jaar na afsluiting van de respectievelijke dossiers volledig vrij raadpleegbaar zijn.