Voldoet het aanbieden van archiefbescheiden via indexen aan de AVG? Auteur: Richard van den Belt, Stadsarchief Amsterdam

Situatie

Het Stadsarchief Amsterdam beheert circa 55 kilometer overgebrachte archieven, per archiefvormer (of archiefblok) toegankelijk raadpleegbaar gemaakt middels inventarissen. Een deel van de archiefbescheiden is "nader toegankelijk gemaakt" middels indexen. Het betreft op dit moment 36 indexen waarvan er 35 op naam toegankelijk zijn. Daarvan verwijzen 15 indexen naar verschillende soorten archiefbescheiden met mogelijk nog levende personen. De indexlijst met namen bevat op zichzelf dus ook namen (voorna(a)m(en), achternaam en geboortejaar) van mogelijk nog levende personen. De archiefbescheiden waarnaar verwezen wordt, zijn middels de index pas raadpleegbaar nadat de gevonden persoon meer dan 100 jaar geleden is geboren of nadat is aangetoond dat deze is overleden. Maar soms staan op de gevonden archiefbescheiden ook de gegevens van een mogelijk nog levende partner of kinderen.

Probleem

In hoeverre voldoetr de wijze van aanbieden van archiefbescheiden via bovengenoemde indexen aan de AVG? Is er nog onderscheid aan te geven in de verschillende indexen? En in hoeverre voldoet de namenlijst van de index zelf aan de AVG?

Doel

Een managementadvies met betrekking tot het aanbieden van onze archiefbescheiden middels indexen in relatie tot de AVG.

Uitwerking van de casus

Beginselen verwerking persoonsgegevens conform de AVG

Persoonsgegevens moeten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld; verdere onverenigbare verwerking mag niet. Verdere verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden, overeenkomstig met artikel 89, lid 1, mag wel. Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard (in identificeerbare vorm) dan voor de doeleinden noodzakelijk is; langer bewaren mag louter met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden, overeenkomstig artikel 89, lid 1; met vereiste passende technische en organisatorische maatregelen om de rechten en vrijheden van betrokkenen te beschermen.[1]

De verwerking van persoonsgegevens is alleen rechtmatig indien aan één van de onderstaande voorwaarden is voldaan[2]:

1. toestemming van de betrokkene

2. noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst

3. noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting

4. noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen

5. noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen

6. noodzakelijk voor de dringende gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke (deze geldt niet voor overheidsorganisaties).

Overbrenging (en raadpleging) conform de Archiefwet 1995

a. Overbrenging

De door de gemeentelijke organisatieonderdelen van de gemeente Amsterdam gevormde archiefbescheiden, die volgens de gemeentelijke Selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen, worden conform artikel 12 van de Archiefwet 1995 na 20 jaar overgebracht naar het Stadsarchief Amsterdam. Vervroegde overbrenging is toegestaan.[3]

De AVG-verwerking "overbrenging van archiefbescheiden (met persoonsgegevens) naar de aangewezen archiefbewaarplaats" is rechtmatig op grond van de voorwaarde "noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting"[4]. Hierbij is tevens sprake van rechtmatigheid op grond van "de vervulling van een taak van algemeen belang", welke meer ruimte geeft omdat deze volgens de MvT "dynamisch en veranderlijk door de tijd heen" is.

b. Raadpleging

De archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats zijn openbaar[5], tenzij bij de overbrenging of daarna tijdelijke openbaarheidsbeperkingen zijn gesteld[6]. "Ieder is, behoudens de gestelde beperkingen ..., bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen ... te maken..."[7] De beheerder van de archiefbewaarplaats stelt de daar berustende archiefbescheiden aan verzoeker ter raadpleging of gebruik beschikbaar met inachtneming van de aan de openbaarheid gestelde beperkingen[8].

c. Rechtmatigheid

De AVG-verwerking "ter raadpleging aanbieden van openbare archiefbescheiden (met mogelijke persoonsgegevens) aan eenieder" is rechtmatig op grond van de voorwaarde "noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting"[9].

d. Bijzondere persoonsgegevens

Analoge én digitale archiefbescheiden met bijzondere persoonsgegevens[10] van mogelijk nog levende personen worden bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats altijd tijdelijk in openbaarheid beperkt. Als het bijzondere persoonsgegeven in een analoog dossier is opgenomen, maakt het daarbij niet uit of dat persoonsgegeven of dossier "in een bestand is opgenomen"[11]. Formeel zou het persoonsgegeven of dossier in dat geval wellicht niet onder de AVG vallen, maar dan wordt de openbaarheidsbeperking gesteld met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer conform artikel 15, lid 1 sub a, van de Archiefwet 1995.

Online ter raadpleging aanbieden

a. Archiefbank

Het Stadsarchief Amsterdam beheert circa 55 km. overgebrachte archieven, per archiefvormer (of archiefblok) toegankelijk gemaakt en raadpleegbaar middels inventarissen. De inventarissen staan online op de website van het Stadsarchief, in de "Archiefbank"[12]. Elk dossier dat niet in openbaarheid is beperkt, is aan te vragen voor 'scanning on demand'.

b. Controle op openbaarheid

Na een aanvraag daartoe, beoordelen medewerkers van het Stadsarchief of het dossier daadwerkelijk gescand kan worden. Er wordt gekeken naar de materiële staat van het dossier en er wordt gelet op of het dossier wel terecht openbaar is. Immers: vóór 1996 werden archiefbescheiden na 50 jaar overgebracht; openbaarheidsbeperkingen werden maar zelden toegepast. En er werd al helemaal geen onderscheid gemaakt in gewone persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens. Die laatse categorie werd immers pas geïntroduceerd per 1 september 2001 bij de inwerkingtreding van de Wet bescherming persoonsgegevens; een wet die ook van toepassing werd op al overgebrachte archiefbescheiden[13]. Kortom er bevinden zich bijzondere (en andere gevoelige) persoonsgegevens in overgebrachte archiefbescheiden, die bij de overbrenging niet van een openbaarheidsbeperking zijn voorzien. Die betreffende dossiers zouden op basis van de huidige regelgeving wél van een openbaarheidsbeperking zijn voorzien. Op basis van artikel 15, lid 2, van de Archiefwet 1995 krijgen die dossiers, als ze worden aangetroffen, alsnog een tijdelijke openbaarheidsbeperking[14].

c. Online beschikbaar zijn

De gescande openbare dossiers worden na controle op volledigheid e.d. op de betreffende plek in de inventaris op de Archiefbank gezet. De dossiers zijn daarmee voor een ieder online te raadplegen.

Voorwaarden en beveiliging volgens de AVG

a. Wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden

Persoongegevens mogen verder worden verwerkt met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden, overeenkomstig artikel 89, lid 1. En persoonsgegevens mogen langer worden bewaard (in identificeerbare vorm) dan voor de doeleinden noodzakelijk is met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden, overeenkomstig artikel 89, lid 1; met vereiste passende technische en organisatorische maatregelen om de rechten en vrijheden van betrokkenen te beschermen[15].

Bovenstaande betekent dat archiefbescheiden (met persoonsgegevens), die volgens de gemeentelijke Selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen, ter raadpleging aangeboden mogen worden. Maar wel onder de voorwaarde dat dit noodzakelijk is voor wetenschappelijk of historisch (waaronder genealogisch[16]) onderzoek of statistische doeleinden[17]. Voordat de dossiers online geraadpleegd kunnen worden krijgt de raadpleger een dwingende pop-up te zien met de tekst:

Gegevens over mogelijk nog levende personen mogen alleen worden gebruikt voor historisch (waaronder genealogisch), wetenschappelijk of statistisch onderzoek. Door het aanklikken van onderstaande button verklaart u zich te houden aan het Reglement voor raadpleging en gebruik van het Stadsarchief[18]

De raadpleger moet akkoord verklaren voordat de dossiers geraadpleegd kunnen worden[19].

b. Passende waarborgen

Artikel 89, lid 1 van de AVG stelt dat die verwerking onderworpen is aan passende waarborgen. "Die waarborgen zorgen ervoor dat er technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen om de inachtneming van het beginsel van minimale gegevensverwerking te garanderen. Deze maatregelen kunnen pseudonimisering omvatten, mits aldus die doeleinden in kwestie kunnen worden verwezenlijkt.
Wanneer die doeleinden kunnen worden verwezenlijkt door verdere verwerking die de identificatie van betrokkenen niet of niet langer toelaat, moeten zij aldus worden verwezenlijkt."

Wat zijn passende waarborgen? "Minimale gegevensverwerking" door bijvoorbeeld pseudonimisering of anonimisering is bij archiefbescheiden die als blijvend te bewaren zijn aangewezen en zijn overgebracht zelden of nooit een optie. Een ervaring in Amsterdam[20] leert dat bij anonimisering te veel informatie verloren gaat. En pseudonimisering kan alleen een tijdelijke maatregel[21] zijn, maar dan alleen bij beperkt openbare dossiers.

c. Beveiligingsmaatregelen

Artikel 38 van de AVG beschrijft de beveiligingsmaatregelen. Met uitzondering van artikel 1, lid 1, waar het wederom gaat over pseudonimisering, gaan de artikelen allemaal over maatregelen die het Stadsarchief al moet nemen vanwege de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG)[22], die de gemeente Amsterdam omarmd heeft[23].
De Archiefbank wordt gehost bij een bedrijf. Met deze verwerker[24] wordt momenteel een verwerkersovereenkomst[25] afgesloten. Daarin staat onder andere dat de verwerker NEN/ISO 27001 gecertificeerd moet zijn en dat hij aan de BIG moet voldoen[26].

Openbaar op studiezaal is openbaar online

a. Argumenten vóór

Het Stadsarchief Amterdam is van mening dat een dossier dat te raadplegen is op de studiezaal, ook te raadplegen mag zijn op de online Archefbank. Het dossier is immers beoordeeld als openbaar en "ieder is, behoudens de gestelde beperkingen ..., bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen ...te maken..."[27]. Hierna volgen enkele argumenten:

• Als een ieder bevoegd is het dossier te raadplegen dan moet het niet uitmaken of dat gebeurt op een studiezaal in Amsterdam of op een online Archiefbank. Openbaar is openbaar.

• Als je bepaalt dat een dossier wel openbaar is op de studiezaal maar niet online, dan creëer je in feite twee vormen van openbaarheid. Dat schept onduidelijkheid. Iets is openbaar of (nog) niet.

• Sterker nog: die studiezaal is van zaterdag t/m maandag gesloten; drie dagen van de week kunnen openbare archiefbescheiden niet geraadpleegd worden, wat je kunt uitleggen als een onterechte openbaarheidsbeperking op een openbaar dossier.

• Een dossier dat openbaar is op de studiezaal kan door iedereen worden gefotografeerd en daarna online worden gezet.

• Het Stadsarchief wil graag dat de openbare dossiers geraadpleegd en gebruikt worden voor historisch, wetenschappelijk en statistisch onderzoek. Dan moeten ze wel vindbaar en raadpleegbaar zijn. En voor veel jonge onderzoekers geldt dat als iets online niet aanwezig is, het niet bestaat.

• Niet alleen wetenschappelijk en statistisch onderzoek, maar ook historisch onderzoek dient een algemeen belang. In de motie van Toelichting op de Wbp werd een goed functionerend 'geheugen van de overheid' als een erkend publiek belang aangemerkt. De rechter heeft zich ook uitgesproken over "het algemeen belang van de samenleving bij kennisneming van de geschiedenis en dus bij de openbaarmaking van de resultaten van historisch onderzoek.[28]" Dat maakt dit "een taak van algemeen belang", een van de wettelijke grondslagen uit de AVG.

b. Autoriteit persoonsgegevens

In paragraaf 4.2.2. van de "CBP[29] Richtsnoeren: publicatie- van persoonsgegevens op internet"[30] uit 2007 staat dat er vanwege de bevordering van de trasparantie en eenvormigheid van de besluitvorming door bestuursorganen in veel wetgeving elektronische publicatie van persoonsgegevens soms expliciet voorgeschreven is of zal gaan worden. "Het CBP zet zich daarbij in voor een duidelijke onderscheid tussen openbaarmaking en publicatie op internet. Het openbaar migen, of zelfs moeten maken van persoongegevens betekent niet automatisch dat de gegevens op internet mogen worden gepubliceerd." Het Stadsarchief Amsterdam is het niet eens met dit onderscheid: als persoonsgegevens volgens een wettelijk voorschrift openbaar zijn, dan zijn ze openbaar voor een ieder, dus ook online[31].

c. AVG, overweging 39

Deze overweging stelt onder andere dat "persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt indien het doel van de verwerking niet redelijkerwijs op een andere wijze kan worden verwezenlijkt". Je kunt betogen dat het ter raadpleging aanbieden van openbare archiefbescheiden op andere wijze kan, namelijk alleen via de studiezaal. Maar het doel ( en de "taak van algemeen belang") om zoveel mogelijk personen gebruik te laten maken van openbare dossiers voor het historisch, wetenschappelijk en statistisch onderzoek, kan niet op andere wijze dan dit online mogelijk te maken.

d. Verschil tussen actieve en passieve openbaarmaking?

Zou nog betoogd kunnen worden dat de openbare archiefbescheiden in een archiefbewaarplaats, op basis van artikel 17 van de Archiefwet 1995, slechts passief openbaar zijn? Daarin staat dat "de beheerder van een archiefbewaarplaats de daar berustende archiefbescheiden aan de verzoeker ter raadpleging of gebruik beschikbaar stelt". Er is dus een "verzoeker". Maar ook bij raadpleging online is er een "verzoeker". De dossiers die online staan worden niet per ongeluk geraadpleegd; er is naar gezocht en op "verzoek"wordt een dossier "geopend". (Er is ook geen sprake van "actieve openbaarmaking" als het Stadsarchief dossiers online zet; het gaat immers om (het ontsluiten van) informatie die volgens de wet al openbaar is)[32].

e. Rechtmatigheid

De AVG-verwerking "ter raadpleging aanbieden van openbare archiefbescheiden (met mogelijke persoonsgegevens) aan eenieder, op de online Archiefbank" is rechtmatig op grond van de voorwaarde "noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting". De wettelijke verplichting staat in de artikelen 14 en 17 van de Archiefwet 1995. In de vorige paragraaf is betoogd dat ook bij online raadpleging sprake is van het aan een verzoeker ter raadpleging aanbieden. Maar ook de grondslag "noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang" is hier van toepassing[33].

Reactie naar aanleiding van het bovenstaande van docent Maaike Lulofs
Centraal in de uitwerking van deze casus staat de stelling: "Openbaar op studiezaal is openbaar online". Deze stelling komt sterker over dan hij bij nadere beschouwing is bedoeld. In feite wordt gesteld dat archiefbescheiden waarvan de beschikbaarheid online beperkt wordt ook in de studiezaal een openbaarheidsbeperking moeten krijgen. Er worden hiervoor een aantal argumenten aangevoerd waar ik me deels wel in kan vinden. Vanuit praktisch oogpunt in het kader van de transparantie is dit standpunt zeker aantrekkelijk. Zoals bekend is niet iedereen het hier mee eens. Daarom zou het juist interessant zijn om deze discussie aan te gaan. Ik zal niet alle tegenargumenten aanvoeren, maar wil er wel een paar korte opmerkingen over maken.

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft meermalen gesteld (zoals hierboven ook aangegeven): openbaar is niet gelijk aan online. In een brief uit 2006 maakt het CBP onderscheid tussen fysiek archief, digitaal archief en online archief. Hierbij stelt men zelfs: de Archiefwet 1995 gaat niet over beschikbaarstelling op Internet[34]. Overigens stelt het CBP in dezelfde brief: "Niet is uit te sluiten dat daar in de toekomst onder invloed van gewijzigde opvattingen en technologische ontwikkelingen anders over geoordeeld zal worden". Belangrijk bij deze problematiek is het feit dat de verwerkingsverantwoordelijke bij publicatie op Internet alle controle op verdere verwerking verliest. Dit vind ik wel een belangrijk argument t.o.v. de situatie op de studiezaal waar deze controle in ieder geval beter is te verwezenlijken.

De discussie zou dus vooral moeten gaan om reeds overgebrachte archiefbescheiden waarvan indertijd bij overbrenging geen beperkingen aan de openbaarheid is gesteld. Hierover wordt gesteld dat de openbaarheid op grond van de Archiefwet 1995 artikel 15 tweede lid, alsnog beperkt moet worden. Dit is echter wel een zwaar middel dat door de Algemeen Rijksarchivaris (en anderen) wordt afgewezen.

In dit verband vind ik het toch wel interessant om nog eens te kijken naar het materieel toepassingsgebied van de AVG. In paragraaf 2d van deze uitwerking wordt verwezen naar AVG artikel 2. Het eerste lid bepaalt dat de verordening van toepassing is op de "geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking, alsmede op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen [...]". In artikel 4 (6) staat de definitie van het begrip bestand. Belangrijk is AVG overweging 15: [cursief M.L.] "... De bescherming van natuurlijke personen dient te gelden bij zowel geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens als handmatige verwerking daarvan indien de persoonsgegevens zijn opgeslagen of bedoeld zijn om te worden opgeslagen in een bestand. Dossiers of een verzameling dossiers en de omslagen ervan, die niet volgens specifieke criteria zijn gestructureerd, mogen niet onder het toepassingsgebied van deze richtlijn vallen." Jurisprudentie bestaat over het begrip bestand in verband met de WBP. In de volgende casus worden de criteria uitgebreid behandeld: WCLI:NL:RVS:2016:3373[35].

Ik benoem dit niet alleen met het oog op de juridische consequenties; ook vanuit praktisch oogpunt lijkt het me wel belangrijk. Als bij scanning van archiefbescheiden bijzondere (categorieën) persoonsgegevens worden aangetroffen, is het belangrijk om technische/organisatorische maatregelen te nemen voor de bescheiden online worden gezet. Maar moet dan meteen ook de beschikbaarheid in de studiezaal beperkt worden terwijl daar niet om gemaald wordt als ze nog niet zijn ontdekt. Of moeten nu opeens alle archieven gecheckt worden op onontdekte persoonsgegevens? Dit lijken me toch wel relevante vragen.

Raadpleging via de indexen (nadere toegangen)

a. Inleiding

Een deel van de online te raadplegen archiefbescheiden is door het Stadsarchief "nader toegankelijk gemaakt" middels indexen[36]. Het betreft 36 indexen waarvan er 35 op naam toegankelijk zijn. Daarvan verwijzen 15 indexen naar verschillende soorten archiefbescheiden met mogelijk nog levende personen. De indexlijst met namen bevat op zichzelf dus ook namen (Voorna(a)m(en), achternaam en geboortejaar) van mogelijk nog levende personen. De archiefbescheiden waarnaar verwezen wordt, zijn middels de index pas raadpleegbaar nadat de gevonden persoon meer dan 100 jaar geleden is geboren of nadat aangetoond is dat deze is overleden. Maar soms staan op de gevonden archiefbescheiden ook de gegevens van een mogelijk nog levende partner of kinderen.

b. Online ter raadpleging aanbieden

In de voorgaande paragrafen ben ik uitgebreid ingegaan op het online ter raadpelging aanbieden van archiefbescheiden met persoonsgegevens van mogelijk nog levende personen. Daar ga ik hier verder niet meer op in.

c. de '100-jaar' regel

Bij alle indexen wordt een generieke '100-jaar' regel gehanteerd. Dat betekent dat pas 100 jaar na geboortejaar van een geregistreerde (of na bekend zijn van overlijden) de gegevens openbaar worden. Steeds meer personen worden 100 jaar of ouder. Het is de vraag of het noodzakelijk is dat de '100-jaar' wordt opgerekt naar bijvoorbeeld een '105-jaar' regel. De gemeentelijke dienst Onderzoek, Informatie en Statistiek meldt dat er in 2017 circa 100 100-jarigen in Amsterdam zijn en verwacht er in 2025 circa 160. Het CBS verwacht in 2035 5.000 100-jarigen in Nederland, verdisconteerd naar Amsterdam is dat circa 250.
Het aantal 100 jarigen groeit weliswaar maar is verwaarloosbaar klein ten opzichte van de gegevens die anders ten onrechte niet ter beschikking kunnen worden (nog los van de gegevens die de afgelopen vijf jaar online gezet zijn en bij een '105 jaar' regel offline gehaald zouden moeten worden). Het Stadsarchief heeft recentelijk besloten om de '100 jaar' regel voorlopig in stand te houden.

d. De indexlijst met namen

De indexlijst met namen bevat op zichzelf namen (voorna(a)m(en), achternaam en geboortejaar) van mogelijk nog levende personen. Deze gegevens zijn afkomstig uit de archiefbescheiden waarnaar ze verwijzen. Door alleen het geboortejaar van een persoon (die korter) dan 100 jaar geleden geboren is) in de indexlijst op te nemen is de persoon in principe niet direct herleidbaar voor derden. Wel voor de nog levende persoon in kwestie zelf.
Deze persoon kan vervolgens desgewenst een opheffing van de tijdelijke openbaarheidsbeperking verzoeken, zodat hij/zij zijn eigen gegevens kan inzien. Dit conform het recht op inzage[37] van de AVG. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om in geval van onjuiste persoonsgegevens zijn/haar eigen lezing aan de archiefbescheiden toe te voegen[38].

Het is uiteraard niet volledig uit te sluiten dat personen aan de hand van hun naam en geboortejaar toch door derden zijn te identificeren. Iemand met meerdere en/of uitzonderlijke voornamen kan voor derden die de persoon kennen wel met een grote mate van waarschijnlijkheid identificeerbaar zijn. De informatie die deze derden dan over de persoon te weten krijgen zijn de volledige voorna(a)m(en), achternaam, het geboortejaar en het feit dat er in het archief waar de index op is gemaakt, gegevens betreffende de persoon zijn opgenomen. Die gegevens zelf zijn niet openbaar en zijn dus voor derden niet opvraagbaar.

Het Stadsarchief vindt het belangrijk (en transparant) dat een ieder de mogelijkheid krijgt om te zien welke archieven gegevens over hem/haar zijn opgenomen en vervolgens deze gegevens ook in te zien kan krijgen; dit weegt op tegen het belang van mogelijk identificeerbare personen dat hun voorna(a)m(en), achternaam, geboortejaar en de aanwezigheid van informatie in een archief aan derden bekend worden. Echter, personen die gegevens henzelf betreffend uit een index willen laten verwijderen kunnen een verzoek indienen tot het afschermen van metadata in een index. Dit conform het recht op bezwaar[39] uit de AVG[40].

e. De afzonderlijke indexen, met een advies

Het betreft 15 indexen[41] die op naam toegankelijk zijn en naar verschillende soorten archiefbescheiden met mogelijk nog levende personen verwijzen. De archiefbescheiden waarnaar verwezen wordt, zijn middels de index pas raadpleegbaar nadat de gevonden persoon meer dan 100 jaar geleden is geboren of nadat aangetoond is dat deze is overleden. Maar soms staan op de gevonden archiefbescheiden ook de gegevens van nog levende partner of kinderen.
Ik heb alle 12 indexen doorgenomen en bekeken welke gegevens, over wie , op de archiefbescheiden waarnaar verwezen wordt, zijn terug te vinden. Dat leverde de volgende drie mogelijk probleemgevallen op:

1. Begraafplaatsen, 1660-2010 [42]
De naam van de partner van de overledenen wordt soms genoemd. De overledene kan uiteraard jong zijn overleden; een mogelijke partner kan dan ook nog jong zijn. Er kan in de index niet gezocht worden op de naam van de partner en vaak wordt alleen de achternaam vermeld. Advies: er is geen reden om deze index aan te passen.

2. Boedelpapieren Hervormd Diaconiehuis, 1634-1938 [43]
Er kan zocht worden op de datum van inschrijving en de namen van de ouders. De index loopt tot inschrijfjaar 1938. In de periode 1919-1929 zijn er 131 inschrijvingen en in de periode 1930-1938 zijn er 26 inschrijvingen. De '100 jaar-regel' wordt hier niet toegepast; het gaat hier om een registratiedatum en niet om geboortedata van de ouders, dan wel kinderen.
De kans is groot dat in bovengenoemde perioden inschrijvingen plaatsvinden waarin kinderen worden genoemd (op de archiefbescheiden , niet in de index) die jonger dan 100 jaar geleden geboren zijn. Zo ben ik een gedoopt mesje uit 1926 tegengekomen.
Advies: bepaald bij welke van de 157 inschrijvingen vanaf 1919 bijzondere persoonsgegevens van mogelijk nog levende personen voorkomen; beperk deze in openbaarheid en haal de gegevens offline.

3. Bijzondere registers, 1864-1935 [44]
Deze index staat pas heel recentelijk online. Het betreft de 'bijzondere' registers van het Bevolkingsregister, te weten: Gestichten, Brandweerkazernes, Ketenregister, Logementsregister, Schippersregister en Hofjes[45]. Onder de Gestichten vallen niet alleen ziekenhuizen en krankzinnigengestichten, maar ook weeshuizen, armen- en bejaardenhuizen en andere kerkelijke of particuliere liefdadigheidsinstellingen. DE Hofjes kunnen ook een kerkelijke inslag hebben. Het gaat hier dus om twee bijzondere persoonsgegevens: gezondheid én religie.

Het mogelijke probleem zit hier bij de Gestichten en de Hofjes; deze registers lopen, in tegenstelling tot de andere registers, door tot 1935 én ze registreren bij elke persoon de religie. Het gaat dus om gegevens van personen die bij registratie 17 jaar of jonger zijn, en die nu nog geen 100 jaar geleden zijn geboren. (De Hofjes vallen meteen af, want daar zijn de geregistreerde bewoners allemaal ouder dan 17 jaar).

Ook bij deze index wordt uiteraard de '100 jaar' regel gehanteerd, maar de vraag is of dat voldoende is. Er worden namelijk heel veel personen vermeld op één pagina. Als een gezochte persoon ouder is dan 100 jaar, dan wordt de hele pagina getoond. Op die pagina kunnen ook gegevens staan van personen die nog geen 100 jaar geleden geboren zijn. Hoe erg is dat? De geregistreerde personen werden, per instelling, chronologisch ingeschreven. Als ik zoek naar een persoon in het Janna Kindertehuis[46] en ik zoek iemand die in 1914 is geboren, dan vind ik de pagina waar hij/zij op staat. Op die getoonde pagina staan ook andere kinderen vermeld, met andere geboortejaren. Maar omdat er chronologisch is ingeschreven wijken die geboortejaren niet veel van elkaar af. In mijn voorbeeld was de jongste geboren in 1920. Op de getoonde pagina wijken de geboortejaren dus maximaal 6 jaar van elkaar af. Maar een zelfde zoekactie naar verpleegden in het Emma Kinderziekenhuis laat, weliswaar maar op één pagina, een afwijking zien van 19 jaar (oudste geborene 1914 en jongst geborene 1933).
Advies: bekijk alle Gestichten waar kinderen (t/m 17 jaar) geregistreerd werden, bereken de afwijkingen tussen de oudst en jongst geborene per pagina en maak een afweging of die afwijking acceptabel is. Zo niet, beperk dan de gegevens in openbaarheid en haal ze offline.

f. Rechtmatigheid

De AVG-verwerking "ter raadpleging aanbieden van openbare archiefbescheiden (met mogelijke persoonsgegevens) aan eenieder, via nadere toegangen (indexen) op de online Archiefbank" is rechtmatig op grond van dezelfde voorwaarden als beschreven in paragraaf 5, onder e. Het feit dat het gaat om nader toegankelijk gemaakte gegevens doet er niet toe; het betreft immers openbare gegevens. Het is wel van belang dat de hierboven onder e2 en e3 genoemde adviezen worden opgevolgd.

Noten

[1]AVG, artikel 5
[2] AVG, artikel 6
[3] Archiefwet 1995, artikel 13
[4] Archiefwet 1995, artikel 12
[5] Archiefwet 1995, artikel 14
[6] Archiefwet 1995, artikel 15, lid 1 en lid 2. Afhankelijk van de te verwachten soort en hoeveelheid persoonsgegevens en de ouderdom ervan worden veel dossiers daadwerkelijk doorgekeken. Het overbrengende gemeentelijk organisatieonderdeel besluit, na advies van de gemeentearchivaris, uiteindelijk welke openbaarheidsbeperkingen worden gesteld. Dat betreft uiteraard niet alleen dossiers met bijzondere persoonsgegevens.
[7] Archiefwet 1995, artikel 14
[8] Archiefwet 1995, artikel 17
[9] Archiefwet 1995, artikel 14 en 17
[10] AVG, artikelen 9 en 10: bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens inzake levende personen waaruit rad of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, of genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, of gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.
[11] AVG, artikel 2.
[12] https://archief.amsterdam/inventarissen/
[13] De voorloper van de Wbp, de per 1 juli 1989 in werking getreden Wet persoonsregistratie kende dat onderscheid nog niet. Voor zover ik kan nagaan is dat geïntroduceerd bij een ministerieel 'Besluit Gevoelige Gegevens' in 1993. Overigens was deze wet en het ministerieel besluit niet van toepassing op overgebrachte archiefbescheiden.
[14] Artikel 15, lid 2, schrijft voor dat archiefbescheiden na de overbrenging alleen alsnog een openbaarheidsbeperking mogen krijgen als "zich na het tijdstip van de overbrenging omstandigheden hebben voorgedaan die, waren zij op dat tijdstip bekend geweest, tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid...zouden hebben geleid". Welnu, dat is het geval: er is sprake van veranderende wet- en regelgeving die ook betrekking heeft op overgebrachte archiefbescheiden.
[15] AVG, artikel 5
[16] AVG, overweging 160
[17] Voor het ter raadpleging aanbieden van archiefbescheiden met bijzondere persoonsgegevens gelden zwaardere voorwaarden. Daar ga ik hier verder niet op in omdat deze archiefbescheiden alleen maar geraadpleegd kunnen worden na doorlopen van een speciale procedure "inzage in niet openbaar archief".[
18] https://archief.amsterdam/uitleg/reglement/index.htm
[19] Afhankelijk van de cookie-instellingen van de desbetreffende brouwer waarmee de Archiefbank wordt geraadpleegd, verschijnt de pop-up niet elke keer als de Archiefbank wordt geraadpleegd. Er is vooralsnog niet gekozen voor een "session-cookie", waarbij elke keer na afsluiting van de browser opnieuw de pop-up verschijnt.
[20] Een bestand (steekproef) met cliëntendossiers van het Gemeentelijk Pedologisch Instituut.
[21] Tijdelijk: zolang as de in de archiefbescheiden genoemde personen mogelijk in leven zijn.
[22] https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/producten/?zoek=baseline+informatiebeveiliging&category=
[23] Het is op dit moment niet helemaal duidelijk of het Stadsarchief volledig aan alle eisen uit de BIG voldoet.[24] AVG, artikel 4, lid 8
[25] AVG, artikel 28, lid 3
[26] De verwerkersovereenkomst is nog niet afgesloten
[27] Archiefwet 1995, artikel 14
[28] Vonnis President rechtbank Arnhem, 27 september 1999, Kort Geding nr. 298 (Gevonden via Eric Ketelaar).
[29] College Bescherming Persoonsgegevens, voorloper van de Autoriteit Persoonsgegevens
[30] https:// autoriteitspersoonsgegevens.nl/sites/default/files/downloads/rs/rs_20071211_persoonsgegevens_op_internet_definitief.pdf
[31] Het daarbij door het CBP genoemde voorbeeld van de aanvraagformulieren van bouwvergunningen is wat ongelukkig. Daar staan inderdaad veel persoonsgegevens op, maar die zijn m.i. niet (allemaal) openbaar door een wettelijk voorschrift. De aanvraagformulieren van bouwvergunningen in Amsterdam krijgen allemaal een tijdelijke openbaarheidsbeperking.
[32] https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/duto
[33] Zoals aangegeven in paragraaf 5, onder a.
[34] https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/sites/default/files/downloads/adv/z2006-00869.pdf (d.d. 21-6-2018)
[35] Zie: https://uitspraken.rechtspraak.nl/ (d.d. 21-6-2018)
[36] https://archief.amsterdam/indexen/index.nl.html
[37]AVG, artikel 15 en Uitvoeringswet AVG, artikel 45
[38] Uitvoeringswet AVGm, artikel 45
[39] AVG, artikel 21, lid 6
[40] Dit is in de afgelopen 11 jaar (voor alle indexen) 7 keer gebeurd.
[41] Drie daarvan betreffen de Gezinskaarten en de Persoons- en Archiefkaarten. Over het ter raadpleging aanbieden van de Gezinskaarten (met het bijzondere persoonsgegeven religie) wordt op dit moment een landelijke discussie gevoerd. En inzake de Persoons- en Archiefkaarten speelt ook een kwestie inzake het bijzondere persoonsgegeven religie; een oplossing daarvoor is in de maak. Deze drie indexen laat ik verder buiten beschouwing.
[42] https://archief.amsterdam/indexen/begraafplaatsen_1660-2010/zoek/index.nl.html
[43] https://archief.amsterdam/indexen/boedelpapieren_1634-1938/zoek/index.nl.html
[44] https://archief.amsterdam/indexen/bijzondere_registers_1864-1935/handleiding/index.nl.html
[45] De registratie betreft overigens niet alleen de bewoners, maar ook inwonend personeel van deze instituten.
[46] Er kan niet op naam van de instelling gezocht worden, maar wel op adres.