Verklaring van vernietiging met gespecificeerde bijlage. Auteur: Eleonore Manning, Erfgoedcentrum Achterhoek Liemers

Algemeen

Het onderwerp van de casus betreft de verklaring en vernietiging met gespecificeerde bijlage. Het onderzoek richt zich met name op de gespecificeerde bijlage zijnde de vernietigingslijst. In de vernietigingslijst zijn beschrijvingen van archiefbescheiden opgenomen. De vraag die vooral speelt is hoe specifiek dergelijke beschrijvingen moeten zijn rekening houdend met de AVG en Archiefwet 1995.
Op basis van de AVG en in relatie tot de Archiefwet 1995 (AW) wordt vastgesteld of en zo ja welke persoonsgegevens op een gespecificeerde bijlage bij een verklaring van vernietiging kunnen worden opgenomen.

Met het uitwerken van de casus wordt tevens beschreven wat de invloed zou kunnen zijn van uitoefenen van het recht tot vergetelheid bij het opstellen van een gespecificeerde bijlage. En of het waarschijnlijk is dat van dit recht gebruik zal worden gemaakt in verhouding tot de gegevens die op de bijlage worden vermeld.

Scope

De wetsartikelen die gerelateerd zijn aan de casus ‘verklaring van vernietiging met gespecificeerde bijlage’ zijn bestudeerd. Dit zijn artikelen die betrekking hebben op het vernietigen van archiefbescheiden en artikelen die gaan over privacygevoelige en persoonsgegevens.
Overige wetsartikelen die niet direct betrekking hebben op de deze casus worden daarom buiten beschouwing gelaten.

Aanpak

In relatie tot het onderwerp van de casus zijn relevante wetsartikelen over het vernietigen van archiefbescheiden uit de AW en het Archiefbesluit 1995 (AB) doorgenomen.
Wetsartikelen uit de AW, het AB en de AVG met bepalingen over privacygevoelige en persoonsgegevens zijn voor het uitwerken van de casus eveneens bekeken.
Vervolgens zijn de artikelen uit beide wetten beoordeeld om te bepalen welke relevant zijn. De vragen die in de casus naar voren zijn gekomen over het gebruik van persoonsgegevens bij het beschrijven van archiefbescheiden op een vernietigingslijst worden beantwoord.
Tot slot worden de bevindingen meegenomen in de eindconclusie of volgens de AVG en de AW de gespecificeerde bijlage bij de verklaring van vernietiging persoonsgegevens mag bevatten.

Casus

Onderwerp

De casus richt zich op de verklaring van vernietiging met gespecificeerde bijlage waarbij in het bijzonder de inhoud van de beschrijvingen van archiefbescheiden op de vernietigingslijst aan de orde komt.

Thema

Het onderwerp is in het kader van de Leergang Privacy gerelateerd aan het kernthema: ‘Gegevensverwerking en selecteren, waarderen en overbrenging’.

Situatie

Volgens het AB behoort een verklaring van vernietiging ten minste een specificatie te bevatten van de te vernietigde archiefbescheiden. Vaak is een dergelijke specificatie in de vorm van een vernietigingslijst als bijlage bij de verklaring van vernietiging gevoegd.
De vernietigingslijst bestaat over het algemeen uit een opsomming van archiefbescheiden waarin al dan niet persoonsgegevens zijn opgenomen van bijvoorbeeld cliënten (cliëntendossiers) of personen (personeelsdossiers).
De vernietigingslijst vormt met de verklaring één geheel en komt voor blijvende bewaring in aanmerking.

Probleem

Het is denkbaar dat niet altijd juist is omgegaan met het vermelden van bepaalde gegevens bij het beschrijven van archiefbescheiden in het algemeen en bij het opstellen van een vernietigingslijst in het bijzonder. Ondanks dat de Wet bescherming persoonsgegevens voldoende handvatten gaf om op een juiste manier invulling te geven aan het verwerken van persoonsgegevens is daar wellicht te weinig aandacht voor geweest. De invoering van de AVG en alle aandacht daaromheen voor het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens zorgt ervoor dat de beschrijvingsmethodiek van archiefbescheiden waarin persoonsgegevens voorkomen nog eens tegen het licht moet worden gehouden.
Vragen die betrekking hebben op de wijze van het beschrijven van archiefbescheiden én in het kader van deze casus aan de orde komen zijn de volgende:

• Mogen persoonsgegevens (voorletters, achternaam, geboortedatum, etc.) voorkomen op een vernietigingslijst?

• Hoe ga je in een organisatie om met de gespecificeerde vernietigingslijst waarin persoonsgegevens staan (bij het opstellen, rondom het ondertekenen en opslaan, vóór maar ook na overbrenging)?

• Hoe verhoudt zich het hebben van een gespecificeerd overzicht van te vernietigen archiefbescheiden (Archiefwet 1995) als bijlage bij de verklaring van vernietiging ten opzichte van de AVG in het algemeen en het recht op vergetelheid in het bijzonder?

Doel

Uitgaande van de AVG en in relatie tot de AW proberen vast te stellen wat de mogelijkheden zijn om - ondanks de persoonsgegevens - te komen tot een gespecificeerd overzicht van te vernietigen archiefbescheiden.

Uitwerking

Wetsartikelen Archiefwet 1995 en Archiefbesluit 1995

Vernietiging van archiefbescheiden

Op grond van artikel 3 van de AW zijn overheidsorganen verplicht zorg te dragen voor het vernietigen van archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen.
In het AB wordt omschreven hoe de zorgdrager omgaat met het vernietigen van archiefbescheiden. Zo behoort de zorgdrager een verklaring van vernietiging op te stellen waarin onder meer een specificatie is opgenomen van de vernietigde archiefbescheiden.
In de Nota van toelichting op het AB is te lezen dat de specificatie zodanig is opgesteld dat duidelijk moet zijn welke archiefbescheiden worden bedoeld. Een stuksgewijze opsomming zou kunnen volstaan maar een meer algemene specificatie is ook mogelijk. Van belang is dat helder moet zijn welke archiefbescheiden zijn vernietigd.

Gebruik van persoonsgegevens

In artikel 2a van de AW zijn uitzonderingen op het verbod om bijzondere persoonsgegevens te verwerken opgenomen voor een viertal verwerkingen die betrekking hebben op het vervangen van archiefbescheiden, het overbrengen van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats en het beheer daarvan, en het opnemen van archiefbescheiden van particuliere organisaties of personen.
Ditzelfde artikel verwijst naar artikel 16 van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) waarin het verbod op het verwerken van bijzondere persoonsgegevens nader is verklaard.

Bij de inwerkingtreding van de AVG is de Wbp vervallen. Artikel 16 van de Wbp is echter volgens de Handleiding Algemene verordening gegevensbescherming [1] gerelateerd aan artikel 9 lid 1 AVG gaande over het verbod verwerking bijzondere categorieën van persoonsgegevens, artikel 22 lid 1 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming en overweging 34 en 51 van de AVG.

Wetsartikelen AVG

Gebruik van persoonsgegevens

Een definitie van persoonsgegevens is opgenomen in artikel 4 lid 1 AVG. Daaruit blijkt dat alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (betrokkene) persoonsgegevens zijn. Naam, adresgegevens, een geboortedatum bijvoorbeeld worden beschouwd als persoonsgegevens.
In artikel 5 AVG staat onder meer dat persoonsgegevens voor een welbepaald doel mogen worden verzameld (lid 1, sub b), ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze worden verwerkt (lid 1, sub c). Voorts wordt bij hetzelfde artikel, lid 1, sub e bepaald dat persoonsgegevens worden bewaard in een vorm waardoor betrokkene niet langer te identificeren is. Langere bewaring van persoonsgegevens is mogelijk indien wordt voldaan aan technische en organisatorische voorwaarden zodat rechten en vrijheden van betrokkene worden beschermd én indien bewaring slechts geldt voor archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.

Wissing van persoonsgegevens

Op grond van artikel 17, lid 1, sub a van de AVG heeft betrokkene het recht om zijn persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke te laten wissen als deze gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze werden verwerkt.
Bij lid 3 van hetzelfde artikel is te lezen dat het eerste lid niet van toepassing is indien er een wettelijke verwerkingsverplichting rust op de verwerkingsverantwoordelijke dan wel voor het uitoefenen van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is verleend.

Bevindingen

Bij de probleemstelling van de casus (zie 2.4) zijn drie vragen gesteld die hieronder per vraag worden behandeld. De beantwoording is aansluitend bij het eindoordeel opgenomen.

• Mogen persoonsgegevens (voorletters, achternaam, geboortedatum, etc.) voorkomen op een vernietigingslijst?

Op grond van artikel 5, lid 1 van de AVG moeten persoonsgegevens onder meer zijn verzameld voor welbepaalde doeleinden (sub h) en in een vorm worden bewaard waardoor betrokkenen niet langer te identificeren zijn dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt (sub k).
Artikel 2a van de AW stelt dat het verwerken van bijzondere persoonsgegevens (zie art. 16 Wbp, noot: Wbp is vervallen als gevolg van de invoering van de AVG) [2] slechts mogelijk is indien de verwerkingen verband houden met het vervangen van archiefbescheiden, het overbrengen van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats, het opnemen van archiefbescheiden van particuliere instellingen en personen en het beheer van archiefbescheiden in een archiefbewaarplaats.

Eindoordeel

Op basis van artikel 5, lid 1, sub b van de AVG mogen persoonsgegevens niet in de beschrijvingen van archiefbescheiden op een vernietigingslijst voorkomen omdat deze gegevens niet voor dat doel zijn verzameld. Bovendien zijn betrokkenen langer te identificeren dan noodzakelijk is vanuit het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verwerkt.
Artikel 5, lid 1, sub e van de AVG stelt daarentegen dat persoonsgegevens voor een langere periode mogen worden bewaard met het oog op o.a. archivering in het algemeen belang.
In artikel 2a AW zijn voorts uitzonderingsgronden genoemd voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens. Het opnemen hiervan in een gespecificeerde bijlage bij een verklaring van vernietiging is niet benoemd.
Gezien het bovenstaand is het wellicht mogelijk om persoonsgegevens, niet zijnde bijzondere, op te nemen in een gespecificeerde bijlage.

• Hoe ga je in een organisatie om met de gespecificeerde bijlage waarin persoonsgegevens staan (bij het opstellen, rondom het ondertekenen en opslaan, vóór maar ook na overbrenging)?

In de Nota van Toelichting AB bij artikel 8 is het begrip ‘specificatie’ nader uitgelegd.
Uit de verklaring van vernietiging moet duidelijk blijken welke archiefbescheiden zijn vernietigd. Een stuksgewijze opsomming van archiefbescheiden is dus mogelijk maar men kan ook volstaan met een wat algemenere beschrijving van te vernietigen archiefbescheiden.

Eindoordeel

Bij het beantwoorden van vraag 1 is de voorlopige conclusie getrokken dat de gespecificeerde bijlage bij een verklaring van vernietiging mogelijk persoonsgegevens kan bevatten.
Op een vernietigingslijst behoren omschrijvingen van archiefbescheiden zodanig te zijn opgesteld dat hierin geen bijzondere persoonsgegevens zijn opgenomen.
Praktisch gezien zou bij het opstellen van een vernietigingslijst van personeelsdossiers kunnen worden volstaan door functies bij dossieromschrijvingen toe te voegen. Bij het beschrijven van cliëntendossiers zullen voldoende waarborgen moeten worden genomen om persoonsgegevens zo veel mogelijk te beperken of af te schermen.
Als bij het opstellen van de vernietigingslijst de bepalingen van de AVG in acht worden genomen dan zal de lijst geen bijzondere persoonsgegevens bevatten.
De verdere procedure van vernietiging vanaf het moment van beoordeling, ondertekening en bewaren van de verklaring van vernietiging, én na overbrenging kan vervolgens zonder meer plaatsvinden. Bij overbrenging kan er desnoods voor worden gekozen om de verklaring van vernietiging met specificatie beperkt openbaar te laten zijn.

• Hoe verhoudt zich het hebben van een gespecificeerd overzicht van te vernietigen archiefbescheiden (Archiefwet 1995) als bijlage bij de verklaring van vernietiging ten opzichte van de AVG in het algemeen en het recht op vergetelheid in het bijzonder?

De AVG is rechtstreeks van toepassing op alle lidstaten in de Europese Unie. In hiërarchie staat de AVG boven de AW. Voor het gebruik van persoonsgegevens zijn de bepalingen uit de AVG leidend.
In het AB wordt de term ‘specificatie’ bij de Nota van toelichting nader uitgelegd. Hieruit is op te maken dat een gedetailleerde beschrijving op stukniveau mogelijk is naast een algemenere beschrijving van archiefbescheiden. Zolang het maar duidelijk is welke archiefbescheiden zijn vernietigd. Hier is dus een bepaalde vrijheid in het beschrijven van archiefbescheiden uit op te maken.
Op grond van artikel 17 AVG heeft betrokkene het recht van gegevenswissing (recht op vergetelheid). Bij lid 1 is opgenomen dat de verwerkingsverantwoordelijke verplicht is persoonsgegevens te wissen op basis van de bij dat artikel opgenomen bepalingen. Op de verwerkingsverantwoordelijke drukt daarnaast de verplichting om zich aan andere wetgeving te houden. Bij artikel 17, lid 3 sub b) is vermeld dat lid 1 niet van toepassing is indien de verwerkingsverantwoordelijke dergelijke gegevens nodig heeft voor het uitoefenen van het openbaar gezag of het vervullen van een taak van algemeen belang.

Eindoordeel

Het hebben van een gespecificeerd overzicht van te vernietigen archiefbescheiden als bijlage van een verklaring van vernietiging zoals in de AW wordt verlangd is niet in strijd met de AVG zolang bijzondere persoonsgegevens in de beschrijvingen van archiefbescheiden niet voorkomen.
Het uitoefenen van het recht op vergetelheid kan plaatsvinden als een van de bepalingen van artikel 17, lid 1 AVG van toepassing is. De verwerkingsverantwoordelijke is verplicht gehoor te geven en persoonsgegevens te wissen als aan een van die bepalingen wordt voldaan.
Het uitoefenen van het recht op vergetelheid zal waarschijnlijk worden gebruikt in een eerdere fase van het verwerken van gegevens dan op het moment dat een vernietigingslijst is opgesteld. Een dergelijk overzicht van te vernietigen archiefbescheiden wordt veelal in een latere fase van het proces van gegevensverwerking pas opgemaakt. Het is dus de vraag of van dit recht gebruik wordt gemaakt op het moment dat de vernietigingslijst is opgesteld.
Vanwege de korte tijdsduur waarbinnen de AGV van kracht is, is het op dit moment lastig in te schatten of het recht van vergetelheid ook gebruikt zal worden in relatie tot een vernietigingslijst. Gebruik maken van dat recht zal over het algemeen eerder plaatsvinden dan pas bij het opstellen van vernietigingslijsten.

Conclusie

Een gespecificeerd overzicht van te vernietigen archiefbescheiden als bijlage bij de verklaring van vernietiging is conform de bepalingen uit de AW op te stellen. De AW bepaalt dat duidelijk moet worden omschreven welke archiefbescheiden zijn vernietigd. Daarbij wordt de zorgdrager de ruimte gegeven om een stuksgewijze opsomming van archiefbescheiden op te stellen dan wel een algemenere omschrijving te hanteren.
De verwerkingsverantwoordelijke dient extra aandacht te schenken aan persoonsgegevens conform de AVG. Het gebruik van bijzondere persoonsgegevens op een overzicht van te vernietigen archiefbescheiden is volgens de bepalingen uit de AW en AVG niet toegestaan. Dergelijke gegevens mogen niet worden opgenomen in beschrijvingen van archiefbescheiden die op een vernietigingslijst staan vermeld.

Vraag- en knelpunten waarvoor nog geen oplossing voorhanden is

De AVG is per 25 mei 2018 in werking getreden. Vanwege de korte tijdsduur waarbinnen de AVG van kracht is, is het lastig vast te stellen of het recht van vergetelheid zal worden benut ten aanzien van de beschrijvingen van archiefbescheiden op een vernietigingslijst. Het uitgangspunt bij het samenstellen van een dergelijk overzicht is dat de beschrijvingen geen bijzondere persoonsgegevens bevatten.
Het opstellen van een vernietigingslijst vindt veelal aan het einde van het proces van verwerken van gegevens plaats. Het is dus voor te stellen dat van het recht op vergetelheid in deze context weinig tot geen gebruik wordt gemaakt.

Gevolgen voor de diverse doelgroepen

De medewerkers van de eigen organisatie die betrokken zijn bij het opstellen van een gespecificeerd overzicht van archiefbescheiden die vernietigd worden zullen alert moeten zijn bij het verwerken van persoonsgegevens. Als de beschrijvingen bijzondere persoonsgegevens bevatten dan dienen deze aangepast te worden. En hoewel de beschrijvingen voldoende duidelijkheid moeten verschaffen over welke archiefbescheiden zijn vernietigd, zullen ze op een andere wijze moeten worden geformuleerd.
Bijzondere persoonsgegevens van betrokkenen komen op een vernietigingslijst niet voor.

Noten

[1] ‘Handleiding Algemene verordening gegevensbescherming en Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming’, door Bart W. Schermer, Dominique Hagenauw, Nathalie Falot, uitgave Ministerie van Justitie en Veiligheid, januari 2018
[2] Zie de ‘Handleiding Algemene verordening gegevensbescherming en Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming’, bijlage 10, pag. 93 waarin een verwijzing van artikel 16 Wbp is opgenomen naar artikel 9(1) AVG en 22(1) UAVG en tevens wordt verwezen naar de overwegingen uit AVG nr. 34 en 51.