Verlengen openbaarheidsbeperking van het archief van de Provinciale Inspectie Tehuizen voor de Bijzondere Jeugdzorg. Auteur: Maaike Doorenbos, Zeeuws Archief

Inleiding

Tot 1 november 1945 was de afdeling Jeugdzorg van het Militair Gezag (MG) belast met de zorg voor en de opvang van kinderen van om politieke redenen geïnterneerde ouders. Per 1 november 1945 werd de afdeling Jeugdzorg opgeheven en werden de taken overgedragen aan het ministerie van Justitie, 7e afdeling (Rijkstucht- en Opvoedingswezen) D, Bureau Bijzondere Jeugdzorg (BBJ). In iedere provincie werd een provinciale inspecteur benoemd. Het werk uitgevoerd door en in opdracht van de provinciaal inspecteur in de Provincie Zeeland heeft geleid tot de vorming van archief. In het depot van het Zeeuws Archief bevindt zich het archief van de Provinciale Inspectie en Tehuizen voor de Bijzondere Jeugdzorg in Zeeland, (1944) 1945-1949 (toegang 350).

In het archief vind je een register van kinderen die in aanraking zijn gekomen met Bijzondere Jeugdzorg, omdat ze waren opgenomen in een tehuis of in een pleeggezin waren ondergebracht.

Van de meeste kinderen is een dossier bijgehouden. Met in het algemeen veel informatie over het gezin van de kinderen; bijvoorbeeld de samenstelling van het gezin, waar zij woonden, waarom de ouders zijn geïnterneerd, de politieke gezindheid van de ouders en de geloofsovertuiging.

In dossiers wordt ook melding gemaakt van politieke gezindheid en geloofsovertuiging van pleegouders. Ook zijn andere gegevens vastgelegd over het pleeggezin, bijvoorbeeld de financiële situatie. Verder bevinden zich onder andere ingekomen en uitgaande stukken, notulen en financiële stukken in het archief.

De archieven zijn tot 1 januari 2020 beperkt openbaar. Inzage wordt slechts verleend na schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris of diens gemachtigde. Voor publicatie van gegevens uit de archieven is schriftelijke toestemming vereist van de minister van Justitie en Veiligheid.

Doel casus

Hoe zorgen wij er voor dat de privacy wordt gewaarborgd van personen die voorkomen in het archief van de Provinciale Inspectie en Tehuizen voor de Bijzondere Jeugdzorg in Zeeland? En dat de bijzondere persoonsgegevens die te vinden zijn in de stukken in dit archief niet op straat komen te liggen nadat de beperking van de openbaarheid in 2020 is opgeheven.

Probleem

Het archief van de Provinciale Inspectie en Tehuizen voor de Bijzondere Jeugdzorg in Zeeland wordt in 2020 openbaar. Er is een aantal redenen waarom het Zeeuws Archief van mening is dat het archief nog niet zonder beperkingen kan worden ingezien. Met de (U)AVG in de hand is dit te staven.

AVG in relatie tot het probleem

De verwerking van bijzondere persoonsgegevens is volgens de AVG als regel verboden. In dit archief vind je bijzondere persoonsgegevens van natuurlijke personen die nog in leven kunnen zijn. Denk bij de bijzondere persoonsgegevens aan onder andere geloofsovertuiging en politieke gezindheid.
Daarnaast bevindt zich in het archief een register waarin de namen van opgenomen kinderen systematisch zijn geordend op achternaam. Dit register is een bestand volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming, artikel 4, sub 6:
‘bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd of gedecentraliseerd is dan wel op functionele of geografische gronden is verspreid.’

In artikel 2, sub 1 van de AVG staat: ‘Deze verordening is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking, alsmede op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.’

Artikelen uit de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming die hier van toepassing zijn:

• Artikel 22 UAVG, sub 1: ‘Overeenkomstig artikel 9, eerste lid, van de verordening zijn verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid verboden. (In sub 2 uitzonderingen wanneer het verbod niet geldt).’

• UAVG, artikel 24: ‘Gelet op artikel 9, tweede lid, onderdeel j, van de verordening, is het verbod om bijzondere categorieën van persoonsgegevens te verwerken niet van toepassing, indien: UAVG, artikel 24, sub a: de verwerking noodzakelijk is met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden overeenkomstig artikel 89, eerste lid, van de verordening.’

Oplossingen

Een optie om te voorkomen dat bijzondere persoonsgegevens van natuurlijke personen ter inzage worden gegeven terwijl dit volgens de AVG en UAVG niet mag, is om de beperking van de openbaarheid te verlengen.
De verwerkingsverantwoordelijke is de minister van Justitie en Veiligheid. Deze minister gaat over bewaartermijnen en openbaarheid en moet dus bepalen of de beperking van de openbaarheid al dan niet wordt verlengd. Wij kunnen op basis van artikelen uit de AVG en UAVG een aanvraag doen bij de minister van Justitie en Veiligheid.

Om een gedegen advies voor te leggen aan de minister van Justitie en Veiligheid kan het Zeeuws Archief een PIA uitwerken. Aan de hand van het Model gegevensbeschermingseffectbeoordeling Rijksdienst (PIA) kan een dergelijke PIA worden uitgewerkt. Omdat het Nationaal Archief ook bezig is om een PIA uit te werken betreffende het archief van Bijzondere Jeugdzorg voor de Provincie Zuid-Holland, zouden we kunnen aansluiten bij het Nationaal Archief.

Voor deze casus heb ik paragraaf 5.5 van de Handleiding Algemene verordening gegevensbescherming doorgenomen. Hierin staat:
‘Wanneer een voorgenomen verwerking van persoonsgegevens waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, dan dient u voorafgaand aan de verwerking een zogenaamde gegevensbeschermingseffectbeoordeling uit te voeren’ (uit de Handleiding). Een dergelijke beoordeling wordt ook wel PIA (Privacy Impact Assessment) genoemd.
In deze Handleiding is ook te vinden dat er volgens de UAVG sprake is van een hoog risico voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen als aan de voorgenomen verwerking aan twee of meer van de negen criteria wordt voldaan. Twee criteria die in deze casus van toepassing zijn:

• gevoelige gegevens of gegevens van zeer persoonlijke aard (= politieke gezindheid en/of geloofsovertuiging)

• gegevens met betrekking tot kwetsbare betrokkenen (= kinderen)

• Het model gegevensbescherming effectbeoordeling Rijksdienst (PIA) is een prima gids om een PIA te vervaardigen.

Als de minister van Justitie en Veiligheid besluit om de openbaarheidsbeperking niet te verlengen, dan zal het Zeeuws Archief een plan van aanpak moeten maken waarin wordt aangegeven hoe wij, met inachtneming van de AVG en de UAVG zo zorgvuldig mogelijk om kunnen gaan met inzage in de stukken van het betreffende archief.
Uit de AVG kan artikel 89 hiervoor worden gebruikt: ‘Waarborgen en afwijkingen in verband met verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden’, sub 1 t/m 4.

Uit de UAVG kunnen de volgende artikelen worden gebruikt om de wens tot zorgvuldige raadpleging te onderbouwen:

• 22 (verwerkingsverbod bijzondere categorieën persoonsgegevens en algemene uitzonderingen uit verordening)

• 24 (uitzonderingen voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden)

• 32 (algemene uitzonderingsgronden inzake gegevens van strafrechtelijke aard).