Metadatamodel in de Utrechtse praktijk

Het schema is op basis van MDTO opgesteld, hierbij er is ook rekening gehouden met metadata dat verplicht is bij het actief publiceren van informatie vanuit de Woo en interne (beleids)afspraken. Met het model zorgen we ervoor dat onze metadata meer wordt gestandaardiseerd, de kwaliteit wordt verhoogd, en duurzaam toegankelijk is. In deze blog delen we onze ervaring en onze documentatie zodat andere organisaties hier hun voordeel mee kunnen doen. En natuurlijk ook de oproep aan iedereen om eigen ervaringen te delen.

Metagegevens

Metadata of metagegevens zijn gegevens die de eigenschappen van informatieobjecten beschrijven en vloeien - voor een groot deel - voort uit de werkprocessen. Hiermee geeft metadata context, inhoud, structuur en vorm aan informatie en het beheer ervan. Met behulp van deze gegevens kan informatie voldoen aan de kenmerken voor duurzame toegankelijkheid van informatie: vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig. Metadata wordt weergegeven in een metadatamodel of metagegevensschema. Dit beschrijft de structuur, de betekenis en regels waar metadata aan moeten voldoen. Bijvoorbeeld welke metadata er verplicht is en op welke manier er aan de velden invulling wordt gegeven.

Utrechts metadatamodel

Bij de ontwikkeling van het schema hebben we afgesproken om als uitgangspunt MDTO te gebruiken. Hiermee zorgen we ervoor dat metagegevens duurzaam toegankelijk zijn. Maar we hebben ook breder gekeken zodat het model aansluit op de praktijk. Op basis daarvan hebben we ervoor gekozen om beheerregimes toe te passen. Concreet houdt dit in dat we onze informatie kunnen indelen in drie categorieën. Per categorie is bepaalde metadata verplicht. Waarbij informatie die bijvoorbeeld blijvend te bewaren is moet voldoen aan de eisen zoals beschreven in MDTO terwijl er bij informatie met een kortere bewaartermijn een beperkt aantal metagegevens verplicht zijn. In het model zijn ook de verplichtingen voor metagegevens vanuit de Woo opgenomen. Denk hierbij aan de Woo-categorieën; taal en documenttype. Tot slot hebben we het model naast onze eigen beleidsuitgangspunten gelegd en zo per metagegeven aangegeven wat we hier als organisatie van verwachten. Het schema is afgestemd met diverse interne betrokkenen en onze archiefdienst Het Utrechts Archief. Alle input is verwerkt en het vastgestelde metadatamodel is onderdeel van ons kwaliteitssysteem.

Het model biedt nu een mooie basis die kan worden gebruikt bij bijvoorbeeld de aanschaf van nieuwe applicaties, het herinrichten van een applicatie of bij de uitwisseling van gegevens. Inmiddels hebben we het model al bij verschillende applicaties toegepast; zo wordt ons nieuwe zaaksysteem momenteel conform het model ingericht. Heb je vragen over ons metadatamodel? Stel ze dan via: informatieoporde@utrecht.nl

Zie de bijlagen voor een uitgebreide uitleg over het Utrechts metadatamodel, het model zelf, de bijbehorende begrippenlijst en een format die in de praktijk gebruikt kan worden bij een metadatamapping. Let op, deze materie is vrij lastig om ‘droog’ te begrijpen. Het wordt concreter wanneer je het zelf gaat toepassen door het in te richten in een systeem.