Verslag Symposium Informatiebeheer in een wereld van data

Informatiebeheer in een wereld van data

“Informatiebeheer is geen ponycamp” – Jeroen van Oss (gemeente Rotterdam)

De wereld verandert en informatiebeheer verandert daarin mee. In de afgelopen decennia is er op het gebied van informatiebeheer enorm veel ontwikkeld. Nieuwe technologieën, nieuwe professies binnen het vakgebied, nieuwe kruisverbanden met andere professies zoals IT. Kortom, je ziet je werk veranderen.

In de bijzondere en historische ambiance van het Spoorwegmuseum in Utrecht heeft het KIA Kennisplatform Informatiehuishouding Overheden in samenwerking met experts en ervaringsdeskundigen hun inzichten gedeeld op het symposium van 5 oktober. Met een opkomst van zo’n 200 professionals van uiteenlopende organisaties mag met recht gesproken worden van een succesvolle bijeenkomst. Het was ook weer een van de grote KIA bijeenkomsten in het post-Corona tijdperk.

‘Hier merk je dat kennisdeling binnen het werkveld heel erg belangrijk is voor mijn eigen dagelijks werk’ was de opmerking van een van de aanwezigen. De algemene beleving van de aanwezigen was dan ook dat ze het onderlinge contact gemist hebben én heel erg waardevol vinden, naast het contact en de kennisdeling die plaatsvindt op het KIA platform. Ook vaker gehoord waren de opmerkingen ‘O wauw hier hebben we echt veel aan!’ en ‘Dit moeten we landelijk oppakken!’

De dag heeft vele nieuwe contacten en inzichten opgeleverd, dat was in ieder geval de algemene conclusie waar iedereen zich in kon vinden. Hieronder volgt een verslaglegging van de keynotes en workshops, inclusief presentaties om te downloaden.

Keynote - Ontwerpen als een ontwerper
Matthijs van Dijk (Reframing Studio)
“Jullie zijn allemaal een reframer”

Als deeltijd hoogleraar aan de faculteit industrieel ontwerpen bij de TU Delft houdt Matthijs van Dijk zich bezig met van innovatie- en designprocessen. Hiervoor ontwikkelde hij de reframing methode, waardoor je je bewust wordt van alle aannames omtrent een ontwerpuitdaging en waarmee je betekenisvolle producten, diensten en beleid kan realiseren voor een toekomstige samenleving. Hij deelt hier hoe het ontwerpen als een ontwerper kan helpen bij het oppakken van toekomstige vraagstukken.

Presentatie centrale sessie Matthijs van Dijk.pdf

Keynote - De wereld van data en documenten en verbinding daartussen
Patrick Laenen (Globescope)
“We hebben een LAT-relatie met de toekomst”

Patrick Laenen is als ondernemer, adviseur en docent bijna 25 jaar actief in het domein van business en informatievoorziening. Hij ontwikkelde vanuit de Erasmus Universiteit de opleiding IDDM gericht op het verbinden van de nu nog vaak gescheiden werelden van data en documenten. Vanuit GlobeScope bedenkt en bestuurt hij de ontwikkeling van (AI-gedreven) oplossingen die helpen bij het verbeteren van de kwaliteit en (her)bruikbaarheid van data en documenten. In deze centrale sessie schetst hij een inhoudelijke introductie, met als doel een goede basis te leggen voor de rest van de dag.

Presentatie Centrale sessie Patrick Laenen.pdf

Workshop - Bewaartermijnen in een data-analytisch platform en verkenning van metadata-management
Jeroen van Oss (gemeente Rotterdam)
“Informatiebeheer is geen ponycamp”

Jeroen van Oss en Marco Klerks werken als adviseur informatiebeheer bij gemeente Rotterdam. Zij zullen iets vertellen over de vertaling van bewaartermijnen uit de selectielijst in een data-analytisch platform. Hierbij blijkt de samenwerking vanuit informatiebeheer met privacy, security, ethiek en data cruciaal. Ook delen ze hun praktische zoektocht naar metadata-management.

Presentatie Workshop 1A Jeroen en Marco deel metadata.pdfPresentatie Workshop 1A en 2B Gemeente Rotterdam - Jeroen van Oss en Marco Klerks.pdf

Workshop - Datagebruik en informatiebeheer uitdagingen bij KNMI door de tijd heen
Paulien Heijnis (KNMI)
“Het fysieke archief bezit een enorme waarde”

Bij het KNMI werkt Paulien Heijnis als adviseur informatiehuishouding. Deze organisatie werkt al sinds de oprichting van het KNMI in 1859, met data. Paulien neemt ons mee door de tijd waarbij de bruikbaarheid van data centraal staat.

Presentatie Workshop 1B KNMI - Paulien Heijnis.pdf

Workshop - De achtergrond en toepassing van de data governance act en de Wet hergebruik overheidsinformatie
Jasper van der Heide en Jasper Kars (min. Van BZK)
“Aanbieden van gegevens voor hergebruik is niet hetzelfde als openbaar maken”

Jasper van der Heide en Jasper Kars werken beiden voor de afdeling digitale samenleving binnen het ministerie van Binnenlandse Zaken en volgen wet- en regelgeving op de voet. Zij laten ons de verhoudingen zien tussen de Data governance act, Wet hergebruik overheidsinformatie en de nieuwe Data act.

Presentatie Workshop 1C Ministerie BZK Jasper Kars en Jasper v Heide.pdf

Workshop - Het gemeentelijk gegevensmodel toepassen voor erfgoedbrede preservering
Arjen Brienen (gemeente Delft)
“Het gaat allemaal om de gegevens”

Arjen Brienen is adviseur datamanagement en heeft voor de gemeente Delft het Gemeentelijk Gegevensmodel opgesteld. Hier won Delft in 2022 de Gemeentedelersprijs, en dit wordt nu door vele gemeenten toegepast. Hij werkt voor de VNG en de gemeente Delft en houdt zich bezig met vraagstukken op het gebied van gegevensstandaarden en gegevensdeling, waaronder de toepassing in erfgoeddomein. In zijn workshop staat den de toepassing van het Gemeentelijk Gegevensmodel om gegevens gemeentebreed te classificeren centraal. Hij gaat in op hoe in Delft de erfgoedverzamelingen archeologie en monumenten in het collectiebeheersysteem van het stadsarchief worden ondergebracht en hoe zo erfgoedgegevens uit verschillende domeinen worden verbonden.

Presentatie Workshop 1D en 2D Gemeente Delft - Arjen Brienen.pdf

Workshop - Mogelijkheden van Text Mining voor Archiefbeheer
Muriël Valckx (Zeeuws Archief) en Simon Pouwelse (Provincie Zeeland)
“Tekstmining is meer dan alleen teksten doorspitten”

Muriël Valckx en Simon Pouwelse zijn beide data scientisten. Zij zijn bezig om te experimenten met tekstmining in combinatie met archiefbeheer. Zo ontwikkelen ze nu taalmodellen die teksten kunnen samenvatten en steekwoorden kunnen herkennen. In de presentatie hebben ze in sneltreinvaart gedemonstreerd hoe hun tool op een veilige manier waardevolle informatie uit PDF-bestanden kan filteren. Dit stelt ze in staat om metadata te verrijken en de doorzoekbaarheid van documenten te verbeteren.

Presentatie workshop 2A Zeeuws Archief en Provincie Zeeland Muriel Valckx en Simon Pouwelse.pdf

Workshop - Verbeteren van data- en informatiekwaliteit
Patrick Laenen (Globescope), Co-host: Shieltaa Dielbandhoesing
“Datakwaliteit zit opgesloten in de dataset”

Patrick Laenen is als ondernemer, adviseur en docent bijna 25 jaar actief in het domein van business en informatievoorziening. Hij ontwikkelde vanuit de Erasmus Universiteit de opleiding IDDM gericht op het verbinden van de nu nog vaak gescheiden werelden van data en documenten. Vanuit GlobeScope bedenkt en bestuurt hij de ontwikkeling van (AI-gedreven) oplossingen die helpen bij het verbeteren van de kwaliteit en (her)bruikbaarheid van data en documenten. De mogelijkheden en uitdagingen bij het verbeteren van datakwaliteit staat centraal bij deze sessie.

Presentatie Workshop 2C Consultant Patrick Laenen.pdf

Workshop - Kansen en uitdagingen in het samenbrengen van informatie- en databeheer
Dick de Vries (NEN-commissie)
“Taal is macht!”

Als voorzitter van de NEN-commissie informatie en archiefmanagement en daarnaast eigenaar bij zijn eigen consultancy bedrijf, heeft Dick de Vries in veel verschillende organisaties gewerkt. In een interactieve sessie zal hij zijn ervaringen, tegenslagen en tips over de samenwerking en het samenbrengen van informatiebeheer en databeheer delen.

Presentatie Workshop 3A Consultant Dick de Vries.pdf

Workshop - Informatieopslag en duurzaamheidsambities in de toekomst
Ad van Heijst (Van Heijst Information Consulting)
“Data opslaan in een kunstmatig DNA is de toekomst”

Als oud directeur van VHIC is Ad van Heijst nog steeds aan de slag als adviseur en volgt hij nauw internationale ontwikkelingen. Zijn verhaal gaat over de wens om een minimale ecologische voetafdruk te realiseren met beperkte opslag en de daarbij horende nieuwe opslagtechnieken zoals glazen platen en DNA.

Presentatie Workshop 3B Consultant Ad van Heijst.pdf

Workshop - Records in Contexts als standaard in de praktijk
Merel Geerlings (Stadsarchief Amsterdam)
“Metadata: mag zeker ook specifiek!”

Metadataspecialist Merel Geerlings vertelt hoe de nieuwe beschrijvingsstandaard Records in Contexts in de praktijk kan worden toegepast. Records in Contexts zorgt ervoor dat je informatie goed kunt zoeken en vinden en hiermee is het mogelijk om Linked Open Data toe te passen.

Presentatie Workshop 3C Stadsarchief Amsterdam - Merel Geerlings.pdf

Workshop - Data en informatiebeheer binnen common ground
Rik Vedder (gemeente Groningen)
“Common ground blijft een vaag begrip”

Rik Vedder werkt als Adviseur informatiebeheer bij de gemeente Groningen. Hij deelt zijn ervaringen met data en informatiebeheer binnen het common ground landschap.

Presentatie Workshop 3D Gemeente Groningen - Rik Vedder.pdf

Workshop - Gemeentelijk gegevenslandschap professionaliseren
Frans de Waal (gemeente Utrecht)
“Van data naar informatie, naar kennis, naar publieke waarde”

Frans de Waal werkt als data architect voor de gemeente Utrecht. Hij is bezig om op landelijk niveau, o.a. met de VNG het gemeentelijke gegevenslandschap in kaart te brengen en de professionaliseren. Hier vertelt hij meer over.

Presentatie Workshop 4A gemeente Utrecht - Frans de Waal.pdf

Workshop - AI en RPA als dé toekomst van (e-mail) archivering
Esther Maes (Universiteit Leiden)
“Hoge vorm van zekerheid is tot nu toe onmogelijk”

Esther Maes is werkzaam bij de Universiteit Leiden als hoofd documentaire informatievoorziening en archiefbeheer. AI (Artificial Intelligence) en Robotic Process Automation (RPA) zijn dé toekomst binnen archiefgebied en dan met name voor de bergen email, chaos in mappenschijven, O365 en uiteraard archiving by design. Haar positieve ervaringen maar ook zeker de tegenslagen heeft ze in een interactieve sessie uiteengezet.

Presentatie Workshop 4B Universiteit Leiden - Ester Maes.pdf

Workshop - DUTO voor data en informatie
Jasper Slob en Frank Smeets (Nationaal Archief)
“Gegevens verwerk je niet zomaar, daar moet je wel iets mee."

Jasper Slob en Frank Smeets zijn adviseur kennisproducten bij het Nationaal Archief. Samen werken ze aan het ontwikkelen van kennisproducten voor duurzame toegankelijkheid (DUTO). DUTO is van toepassing op data en informatie. In deze workshop overbruggen ze de taalkloof tussen beiden werelden en leggen ze de frameworks die worden gebruikt bij data en informatie naast elkaar.

Presentatie Workshop 4C Nationaal Archief - Jasper Slob en Frank Smeets.pdfStellingen presentatie Workshop 4C Nationaal Archief - Jasper Slob en Frank Smeets.pdf

Workshop - Tools, voorzieningen en standaarden om de vindbaarheid van erfgoedinformatie te vergroten
Enno Meijers (Netwerk Digitaal Erfgoed)
“De gebruiker centraal”

Enno Meijers werkt voor het NDE waar hij als CTO richting geeft aan de ontwikkeling van een gemeenschappelijke infrastructuur voor de vindbaarheid van erfgoedinformatie. In het NDE-programma werken het ministerie van OCW, erfgoedinstellingen en IT-leveranciers samen aan het realiseren van de doelstellingen van de Nationale Strategie voor Digitaal Erfgoed. In zijn presentatie komt onder andere vindbaarheid van (erfgoed)informatie aan bod en heeft hij het over standaarden, voorzieningen en tools.

Presentatie Workshop 4D NDE - Enno Meijers.pdf